5 dicas essenciais para conduzir reuniões eficazes

5 dicas essenciais para conduzir reuniões eficazes

Reuniões são importantes. Elas são os meios pelos quais a colaboração e a cooperação podem se enraizar e um projeto ou um objetivo é realizado da melhor maneira possível. Esse é o cenário ideal, pelo menos. Mas, embora todos saibamos que as reuniões são importantes, as que costumamos ir (infelizmente) não são muito produtivas. Vemos um convite para uma reunião de alguém e, independentemente de conhecê-la ou não, ou de ver ou entender a agenda, aceitamos. Somos convidados a dezenas desses encontros ao longo do ano, mas de qual deles realmente deveríamos fazer parte? O tempo e o esforço que investimos para participar valeram a pena? Para muitos, a resposta é provavelmente um grande "não".

O MeetingKing classificou o número de reuniões nos Estados Unidos em cerca de 11 milhões a cada dia útil. O desperdício e perda que acompanha essas reuniões? Estima-se que sejam surpreendentes US $ 37 bilhões. Indo além, a pesquisa afirma que, em média, 37% do tempo de um funcionário é gasto em reuniões, onde 25% a 50% do tempo da reunião é desperdiçado. Como resultado, os participantes tendem a cochilar, rabiscar ou criar outras distrações discretas ou tentam realizar outras tarefas.

Para colocar mais em perspectiva, considere, por exemplo, um executivo que ganha cerca de US $ 100.000. Aproximadamente US $ 40.000 desse valor serão gastos diretamente nas reuniões. E isso é quase o tempo necessário para se preparar para as reuniões, bem como o custo associado às viagens (ou tecnologia) necessárias para que essas reuniões sejam concretizadas. Há dinheiro nas reuniões e reuniões eficazes permitem que uma organização maximize os recursos alocados para elas. De fato, investir em reuniões eficazes pode render de uma maneira muito significativa.

Reuniões ruins são ruins para os negócios

Mas, antes de mais nada, precisamos entender que o cerne da questão é que, simplesmente, reuniões ruins são ruins para os negócios. É uma perda de tempo e nada é realizado. Para esclarecer o assunto, vejamos como as reuniões ruins podem prejudicar profundamente o sucesso de uma organização.

É uma perda de tempo

Quanto tempo dura uma reunião típica? Cerca de uma hora. Especialmente para os gerentes, eles veem e participam de várias reuniões por dia. Dada a jornada normal de 8 horas, participar de quatro já significa que metade do dia se foi. E quando essas reuniões são ruins, você basicamente perde metade do dia de trabalho. Esse tempo poderia ser gasto fazendo algo produtivo ou a reunião poderia realmente ter realizado algo se tivesse mais direção. E, especialmente para as empresas, perda de tempo significa oportunidades perdidas, produtividade perdida e resultados mais baixos.

É um matador da motivação e do impulso

Quantas vezes algum de vocês já experimentou isso: alcançou seu objetivo ao realizar e concluir uma determinada tarefa; você acha que terminará mais rapidamente do que previa anteriormente. Mas então surge uma reunião e, depois que você termina, você se sente menos motivado. Você se sente perdido, pergunta a si mesmo (e a seus colegas): "Onde eu estava de novo?" Dessa forma, você perdeu o impulso que tinha anteriormente e de repente não se sente tão motivado ou comprometido em terminá-lo como antes de participar dessa reunião. Reuniões ineficazes são simplesmente exaustivas. Mesmo que você gaste seu tempo apenas rabiscando ou navegando discretamente na Web, as reuniões ineficazes causam um grande impacto para os participantes.

Elas são ruins para a cultura organizacional

De certa forma, as reuniões são um microcosmo da cultura da empresa. Por extensão, as más reuniões não são apenas um reflexo do lado ruim da cultura da empresa, mas também podem afetar adversamente essa cultura. Lembra dos sentimentos negativos e da energia negativa causados ​​por reuniões ruins? Os participantes levam isso para fora da sala de conferências. Eles trazem esses depreciativos quando se sentam para trabalhar em suas tarefas reais e, em muitos casos, infectam seus outros colegas de trabalho, mesmo aqueles que não estavam na reunião. As más reuniões causam estresse e frustração sobre o trabalho e as tarefas, os colegas de trabalho e até a empresa e organização.

Por outro lado, reuniões eficazes inspiram e levam as pessoas a fazerem melhor. Elas podem promover o respeito e uma cultura organizacional mais forte - quem não ama um moderador eficaz de reuniões? Quem não ama um executivo carismático que torna as reuniões divertidas, envolventes e informativas?

Outra parte da cultura organizacional afetada negativamente é a disciplina do gerenciamento do tempo. Já estabelecemos que reuniões ineficazes são um desperdício de tempo e recursos, mas também promovem uma falta de disciplina no que diz respeito ao gerenciamento de tempo. Uma reunião que exceda o limite de tempo alocado comunica indiretamente que o tempo não é tão importante quanto deveria. Um artigo da Harvard Business Review sugere que “a maioria das empresas tem a oportunidade de liberar pelo menos 20% de suas horas coletivas, trazendo maior disciplina ao gerenciamento do tempo”. Esse é um número impressionante, especialmente se você considerar outras tarefas, projetos ou tarefas essenciais. iniciativas em que tempo extra poderia ser usado.

Cinco dicas essenciais sobre como conduzir reuniões eficazes

1. Tenha uma agenda clara

Muitos especialistas têm um consenso unânime de que essa é uma das partes mais integrais de reuniões eficazes. Citando Neal Hartman, professor sênior de comunicação gerencial na MIT Sloan School of Management, um artigo da Forbes desafia supostos participantes e facilitadores a se fazerem perguntas como o que a sessão procura realizar. Defina o objetivo da reunião, seja para informar as pessoas sobre uma alteração específica ou se estiver sendo buscado um consenso sobre uma decisão importante. Quanto mais vago você estiver sobre seu propósito, mais perda de tempo será a reunião.

Do mesmo modo, uma história do New York Times cita Annette Catino, diretora executiva da QualCare Alliance Network, dizendo: "Me dê uma agenda ou então não vou ficar sentada lá, porque se não sei por que estamos na reunião, então não há razão para uma reunião".

2. Não convide todos!

Grande parte das reclamações sobre reuniões ruins é que muitas pessoas não vêem o motivo pelo qual foram convidadas. E, muitas vezes, muitos gerentes simplesmente convidam todos em massa, sem perceber os efeitos negativos de tal prática. É importante considerar os participantes de uma reunião não apenas porque o tempo dos participantes não relacionados é desperdiçado, mas quando as pessoas não podem contribuir com a discussão, a reunião perde valor. Por outro lado, quando as pessoas certas são convidadas, ideias mais brilhantes são geradas e melhores decisões são tomadas. Portanto, sempre considere o valor da reunião para cada participante que você deseja fazer parte da sessão.

3. Respeite o tempo de todos (e o seu também!)

O tempo é um recurso finito e inestimável em qualquer empresa. Então isso significa que é melhor para a organização e para todos que estão nela como um todo, e a longo prazo, se todos respeitem o tempo das outras pessoas. Isso se aplica especialmente em reuniões. Especialmente, os executivos tendem a chegar depois do horário marcado para uma reunião. Naturalmente, outros normalmente esperavam que esse executivo estivesse disponível antes de iniciar a reunião. Novamente, o desperdício de tempo significa perda de produtividade. Além disso, ele comunica uma mensagem negativa aos participantes. O ônus é maior para os gerentes e executivos para criar uma cultura de pontualidade e respeito pelo tempo - uma vez que esse tipo de cultura positiva se enraíza e se torna a norma da organização, coisas boas e grandes podem ser realizadas.

4. Finalize as coisas com um plano

A melhor maneira de as reuniões terminarem é chamar os participantes para FAZER alguma coisa; para realizar alguma coisa. Dessa forma, as reuniões não serão apenas exageradas - independentemente de quão clara a agenda seja ou de como tudo começou e terminou pontualmente, se não for cumprida, tudo terá sido em vão. Reuniões eficazes devem se traduzir em iniciativas concretas que beneficiam a organização.

5. Utilize os dispositivos e instrumentos certos

Diversas ferramentas podem ser muito úteis na criação de reuniões eficazes. Por exemplo, os usuários podem criar uma tarefa com várias alocações para registrar o horário de uma reunião, além de gerar todos os tipos de conjuntos de dados e relatórios que podem ser usados no encontro. Existem também ferramentas que permitem uma melhor troca de informações e feedback para diferentes tarefas, que podem levar à capacidade de tomar decisões mais informadas.