Desmistificando as 5 fases da gestão por projetos

Na raiz de qualquer projeto de sucesso, há um gerente de projeto (PM) que vale seu peso em ouro. Embora algumas pessoas achem que o único trabalho do gerente de projetos é lembrar a todos os prazos e configurar a reunião de status, isso simplesmente não é o caso.

Há uma ciência para o que eles fazem - eles têm uma profunda compreensão e podem executar perfeitamente as cinco fases da gestão por projetos. Neste artigo, abordaremos o que cada uma dessas fases envolve e compartilharemos dicas para aumentar o sucesso durante cada estágio.

Desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), as cinco fases da gestão por projetos incluem concepção e iniciação, planejamento, execução, desempenho / monitoramento e fechamento do projeto. O PMI, que começou em 1969, é a maior associação sem fins lucrativos do mundo para a profissão de gestor de projetos. Ele estabeleceu os padrões para gestão por projetos, programas e portfólios e oferece treinamento e certificações. O padrão-ouro de certificação da associação é a certificação Project Management Professional (PMP). Existem outras sete certificações disponíveis para diferentes tipos de gestão por projetos.

Em um esforço para padronizar as informações e práticas de gestão por projetos, uma equipe de mais de 80 membros do PMI criou o PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Atualmente em sua quinta edição, o Guia PMBOK é continuamente atualizado pelo PMI e compartilha as práticas fundamentais que são utilizadas em todo o mundo para alcançar os melhores resultados. O PMBOK inclui um padrão de processo que pode ser aplicado a muitos projetos; no entanto, reconhece que cada projeto é diferente. Cabe aos PMPs aplicar as técnicas e fases abordadas no PMBOK aos requisitos exclusivos de seu projeto.

5 Fases de Gerenciamento de Projetos

De acordo com o PMI, Gestão por projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para uma ampla gama de atividades, a fim de atender aos requisitos de um projeto específico.” Existem cinco fases de gestão por projetos e se o ciclo de vida fornece um visão de alto nível do projeto, as fases são o roteiro para realizá-lo.

[caption id="attachment_16546" align="aligncenter" width="878"] Figura 1. Gestão por Projetos[/caption]

Fase 1: Iniciação do Projeto

Este é o começo do projeto, e o objetivo desta fase é definir o projeto em um nível amplo. Essa fase geralmente começa com um business case. É quando você vai pesquisar se o projeto é viável e se deve ser realizado. Se o teste de viabilidade precisar ser feito, essa é a etapa do projeto em que isso será concluído.

As partes interessadas importantes farão a devida diligência para ajudar a decidir se o projeto é um “passo”. Se receber luz verde, será necessário criar um termo de abertura ou um documento de iniciação do projeto (PID) que descreva a finalidade e os requisitos de o projeto. Deve incluir necessidades de negócios, partes interessadas e o business case. Nota: Existem vários modelos de PID que aderem às diretrizes do PMBOK disponíveis on-line, que podem ser baixadas para ajudar você a começar.

Dica: Ao criar um PID, não fique muito atolado em requisitos técnicos. Essas serão esclarecidas e claramente definidas na Fase 2.

Fase 2: Planejamento de Projetos

Esta fase é fundamental para o sucesso da Gestão por Projetos e se concentra no desenvolvimento de um roteiro que todos seguirão. Essa fase geralmente começa com a definição de metas. Dois dos métodos mais populares para definir metas são SMART e CLEAR:

[caption id="attachment_16549" align="aligncenter" width="858"] Figura 2: SMART[/caption]

Objetivos SMART - Esse método ajuda a garantir que as metas tenham sido cuidadosamente avaliadas. Ele também fornece uma maneira de entender claramente as implicações do processo de definição de metas.

S ESPECÍFICOS - Para definir metas específicas, responda às seguintes perguntas: quem, o quê, onde, quando, o que e por quê. M ensurável - Criar critérios que você pode usar para medir o sucesso de um objetivo. É sustentável - Identifique os objetivos mais importantes e o que será necessário para alcançá-los. R ealistic - Você deve estar disposto e capaz de trabalhar em direção a um objetivo particular. T imely - Criar um calendário para atingir a meta.

Para obter mais informações sobre as metas da SMART e para fazer o download de modelos gratuitos de metas da SMART, leia " O guia essencial para escrever metas inteligentes ".

CLEAR Objetivos - Um método mais recente de definição de metas que leva em consideração o ambiente dos negócios acelerados de hoje.

C ollaborative - O objetivo deve encorajar os funcionários a trabalhar juntos. L imited - Eles devem ser limitados em escopo e tempo para mantê-lo gerenciável. E mocional - Os objetivos devem aproveitar a paixão dos funcionários e ser algo com o qual possam formar uma conexão emocional. Isso pode otimizar a qualidade do trabalho. A ppreciable - Quebre os objetivos maiores em tarefas menores que podem ser rapidamente alcançadas. R EFINÁVEL - À medida que surgem novas situações, seja flexível e refine os objetivos conforme necessário.

Durante essa fase, o escopo do projeto é definido e um plano da gestão por projetos é desenvolvido. Envolve identificar o custo, a qualidade, os recursos disponíveis e um cronograma realista. Os planos do projeto também incluem o estabelecimento de linhas de base ou medidas de desempenho. Estes são gerados usando o escopo, cronograma e custo de um projeto. Uma linha de base é essencial para determinar se um projeto está no caminho certo. Neste momento, os papéis e responsabilidades são claramente definidos, para que todos os envolvidos saibam por que eles são responsáveis. Aqui estão alguns dos documentos que um PM criará durante essa fase para garantir que o projeto continue no caminho certo:

• Declaração de escopo - Um documento que define claramente as necessidades de negócios, os benefícios do projeto, os objetivos, as entregas e os principais marcos. Uma declaração de escopo pode mudar durante o projeto, mas não deve ser feita sem a aprovação do gerente de projeto e do patrocinador.
• Programação de divisão de trabalho (WBS) - Esta é uma representação visual que divide o escopo do projeto em seções gerenciáveis ​​para a equipe.
• Marcos - Identifique metas de alto nível que precisam ser atendidas durante todo o projeto e inclua-as no gráfico de Gantt.
• Gráfico de Gantt - Um cronograma visual que você pode usar para planejar tarefas e visualizar a linha do tempo do seu projeto.
• Plano de Comunicação - Isto é de particular importância se o seu projeto envolve stakeholders externos. Desenvolva as mensagens adequadas ao redor do projeto e crie um cronograma de quando se comunicar com os membros da equipe com base em entregas e marcos.
• Plano de Gerenciamento de Risco - Identifique todos os riscos previsíveis. Os riscos comuns incluem estimativas irrealistas de tempo e custo, ciclo de revisão do cliente, cortes orçamentários, mudanças nos requisitos e falta de recursos comprometidos.

Fase 3: Execução do Projeto

Esta é a fase em que as entregas são desenvolvidas e concluídas. Isso geralmente parece a carne do projeto, já que muita coisa está acontecendo durante esse período, como relatórios de status e reuniões, atualizações de desenvolvimento e relatórios de desempenho. Uma reunião inicial geralmente marca o início da fase de execução do projeto, onde as equipes envolvidas são informadas de suas responsabilidades.

Tarefas concluídas durante a fase de execução incluem:

• Desenvolver equipe
• Atribuir recursos
• Executar planos de gestão por projetos
• Gerenciamento de aquisições, se necessário
• PM dirige e gerencia a execução do projeto
• Configurar sistemas de rastreamento
• Tarefas atribuídas são executadas
• Reuniões de status
• Atualizar cronograma do projeto
• Modifique os planos do projeto conforme necessário

 Embora a fase de monitoramento do projeto tenha um conjunto diferente de requisitos, essas duas fases ocorrem frequentemente simultaneamente.

Dica: considere o uso de software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem para que os membros da equipe possam atualizar o status da tarefa em tempo real.

Fase 4: Desempenho / Monitoramento do Projeto

Trata-se de medir a progressão e o desempenho do projeto e garantir que tudo o que está acontecendo esteja alinhado ao plano de gestão por projeto. Os gerentes de projeto usarão os principais indicadores de desempenho (KPIs) para determinar se o projeto está no caminho certo. Um PM normalmente selecionará de dois a cinco desses KPIs para medir o desempenho do projeto:

[caption id="attachment_16552" align="aligncenter" width="832"] Figura 3: KPI[/caption]

• Objetivos do Projeto : Medir se um projeto está no cronograma e o orçamento é uma indicação se o projeto atenderá aos objetivos das partes interessadas.
• Entregas de qualidade : isso determina se entregas específicas de tarefas estão sendo atendidas.
• Esforço e Rastreamento de Custos: As PMs serão responsáveis ​​pelo esforço e custo dos recursos para ver se o orçamento está no caminho certo. Esse tipo de rastreamento informa se um projeto atenderá sua data de conclusão com base no desempenho atual.
• Desempenho do Projeto: monitora as mudanças no projeto. Leva em consideração a quantidade e os tipos de problemas que surgem e a rapidez com que são abordados. Estes podem ocorrer a partir de obstáculos imprevistos e mudanças de escopo.

Durante esse tempo, as PMs podem precisar ajustar cronogramas e recursos para garantir que o projeto esteja no caminho certo

Dica : revise o caso de negócios ao final de cada fase e faça ajustes no plano do projeto, conforme necessário.

Fase 5: Encerramento do Projeto

Esta fase representa o projeto concluído. Empreiteiros contratados para trabalhar especificamente no projeto são encerrados neste momento. Membros valiosos da equipe são reconhecidos. Algumas PMs até organizam pequenos eventos de trabalho para pessoas que participaram do projeto para agradecer-lhes por seus esforços. Quando um projeto é concluído, um PM frequentemente realiza uma reunião - às vezes chamada de “post mortem” - para avaliar o que deu certo em um projeto e identificar falhas no projeto. Isso é especialmente útil para entender as lições aprendidas para que melhorias possam ser feitas em projetos futuros.

Quando o projeto estiver concluído, as PMs ainda terão algumas tarefas a serem concluídas. Eles precisarão criar uma lista de coisas que não foram realizadas durante o projeto e trabalhar com os membros da equipe para concluí-las. Realize um orçamento final do projeto e prepare um relatório final do projeto. Finalmente, eles precisarão coletar todos os documentos e entregas do projeto e armazená-los em um único local.

Dica : O uso de uma solução de software baseada em nuvem é uma maneira fácil de coletar e salvar todos os documentos do projeto em um único local durante a vida do projeto.

Saiba mais sobre  gestão por projetos assistindo ao vídeo no nosso canal do Youtube.

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