Conheça 7 hábitos de reuniões altamente eficazes

Dormir, Desperdiçar e Mais: Reuniões Disfuncionais

 Considere as seguintes observações sobre as reuniões ineficazes no local de trabalho moderno:

O típico profissional americano participa de mais de 60 reuniões por mês. (Fonte: Uma rede MCI Conferencing White Paper. Meetings in America: Um estudo de tendências, custos e atitudes em relação a viagens de negócios, teleconferência e seu impacto na produtividade. 1998)

Aproximadamente 50% do tempo da reunião é desperdiçado (mesma fonte acima) 39% das pessoas que participaram das reuniões cochilaram durante a reunião (fonte: CBS News).

Uau! Quer você esteja organizando reuniões ou simplesmente participando delas, você deve a si mesmo tornar-se mais eficiente nessa habilidade profissional. Imagine os ganhos que você alcançará se se tornar 1% ou 5% melhor nas reuniões ao longo do tempo.

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7 hábitos para reuniões altamente eficazes

Alguns leitores podem considerar esses hábitos básicos. Encorajo-vos a perguntar a si mesmo se você está realmente aplicando essas idéias para todas as reuniões que participa. Se não, você tem espaço para melhorar. A implementação desses hábitos é uma ótima maneira de melhorar sua eficácia rapidamente. Se você mantiver todos esses hábitos, aprenderá que as reuniões são uma ferramenta eficaz para realizar o trabalho.

1.Obtenha uma agenda escrita com antecedência

Intenções vagas para ter uma discussão sobre um tópico raramente terminam em uma nota produtiva. Se você está apenas começando as agendas, comece com uma lista de tópicos a serem discutidos e certifique-se de que o material seja fornecido aos participantes pelo menos um dia antes da reunião. Para obter melhores resultados, forneça informações básicas sobre a agenda para que todos os participantes tenham as mesmas informações.

E quando você é convidado a participar de uma reunião sem uma agenda? Pergunte: “Você pode me enviar uma agenda para a reunião para que eu possa me preparar?”

Dica: Para reuniões realizadas com frequência, como uma reunião de status semanal em um projeto, você pode economizar tempo criando um modelo de reunião. Depois de ter isso em prática, preparar uma agenda se torna uma questão de preencher os espaços em branco.

2.Revise a lista de participantes

As pessoas na sala de reunião fazem ou quebram sua eficácia. Eu tenho estado em MUITAS reuniões onde a pessoa chave - um gerente ou executivo - não está presente. Como resultado, nenhuma decisão significativa pode ser tomada.

Para Organizadores de Reuniões: limite o número de pessoas presentes na reunião. O objetivo das reuniões é tomar decisões e realizar o trabalho. Na maior parte, as reuniões não são a melhor maneira de simplesmente compartilhar informações (exceção: as reuniões são úteis para compartilhar informações confidenciais)

Para os participantes da reunião: leia a lista de participantes antes de entrar na sala. Você vê algum nome desconhecido? Nesse caso, considere procurá-los no diretório da sua organização (ou no LinkedIn). Surpresas não são suas amigas quando se trata de reuniões.

 4.Gerenciar a reunião pelo relógio

Observar o relógio é importante em uma reunião eficaz. Quando ninguém se encarrega de administrar o tempo, é fácil tornar-se descuidado e sem foco. Lembre-se - quando as pessoas participam de uma reunião, elas não podem fazer mais nada. Faça o tempo contar! 

Para Organizadores de Reuniões: iniciar a reunião a tempo e terminar no horário (ou alguns minutos antes!) Aumentará rapidamente sua reputação como pessoa organizada. Se você estiver executando uma reunião grande ou complexa, considere pedir a um colega para servir como detentor do tempo. Se a gestão de reuniões para o relógio é um desafio para você, o hábito do estacionamento (veja o item 4 abaixo) será um divisor de águas! 

Para os participantes da reunião: comece chegando cedo na reunião (sugiro 5 minutos para reuniões presenciais e 1 a 2 reuniões para teleconferências). Isso significa evitar compromissos de volta para trás no seu calendário sempre que possível. 4. Use o “Parking Lot” para gerenciar discussões off-topicA primeira vez que vi um facilitador de reunião usar um estacionamento, fiquei impressionado. Este dispositivo útil executa duas funções úteis. Primeiro, serve para manter a reunião centrada na agenda declarada. Em segundo lugar, o estacionamento reconhece pontos importantes levantados pelos participantes.

 Aviso: O hábito do estacionamento deve ser combinado com o hábito de acompanhamento, se você deseja ser verdadeiramente eficaz. Caso contrário, é provável que você ganhe uma reputação por simplesmente fazer uma demonstração de reconhecimento a outras pessoas. 

Como organizador de reuniões, aqui estão alguns passos para usar o conceito de estacionamento. 

1. No início da reunião, explique que você espera que todos concentrem suas discussões na agenda. Além disso, explique que essa regra ajudará a reunião a se manter produtiva e terminar no prazo.
2. Mantenha o documento da agenda da reunião à sua frente como um guia.
3. Passar por cada item da agenda
4. Monitore e contribua para a discussão
5. Quando alguém levanta um ponto interessante que não está relacionado à agenda, diga o seguinte: “Obrigado por esse ponto, Tiago. No entanto, as ferramentas do Microsoft Visual Studio vão além do objetivo desta reunião. Deixe-me escrever esse item no estacionamento e vou incluí-lo nas notas da reunião que vou enviar por e-mail para que possamos explorar esse ponto no momento certo. ”

5.Preparação de Pontos e Decisões Importantes

De tempos em tempos, as principais decisões serão discutidas em reuniões. Pode ser uma decisão sobre quais projetos financiar ou quais projetos serão cancelados. Decisões sérias como essa exigem o hábito de pré-instalação.

Em essência, você se comunica com as pessoas individualmente antes da reunião sobre a decisão antes que a reunião ocorra. Embora consuma tempo, essa abordagem aumenta suas chances de sucesso (e evita surpresas para outros participantes da reunião).

6.Tome notas para você mesmo

Tomar notas em reuniões é uma habilidade essencial, mas muitas vezes fico impressionado com a frequência com que as pessoas esquecem de fazê-lo. A principal razão para fazer anotações em uma reunião é registrar todas as perguntas ou tarefas que foram direcionadas a você. Vejamos como os participantes e os organizadores podem atuar nas anotações.

Faça anotações em um caderno de papel em vez de usar um computador, tablet ou outro dispositivo. Mesmo que você tenha habilidades fantásticas para se concentrar na reunião, outras pessoas podem presumir que você está "atualizando o e-mail" em vez de prestar atenção à reunião se fizer anotações em um computador. Tomar notas para os organizadores da reunião: se você planeja enviar minutos ou um resumo da reunião para os participantes, diga isso no início da reunião e explique o que você incluirá. Enviar atas de reunião, até mesmo alguns parágrafos ou pontos, é uma prática recomendada.

Fazendo anotações para os participantes da reunião: traga uma cópia da agenda e use esse documento para orientar a anotação. Concentre-se nas decisões tomadas na reunião e nos itens que exigem investigações ou ações adicionais de sua parte.

7. Acompanhamento na reunião

A arte e a ciência do acompanhamento são um hábito profissional vital e também são importantes no contexto das reuniões. Quando se trata de encontrar dicas, o acompanhamento em tempo hábil é uma ótima maneira de gerenciar o estresse e causar uma boa impressão nos outros. Para obter os melhores resultados, sugiro acompanhar (por exemplo, fazer uma ligação telefônica, escrever um e-mail, etc.) no mesmo dia da reunião. Para assuntos muito importantes, anote em seu calendário ou ferramenta de gerenciamento de tarefas de escolha para continuar seguindo até chegar a uma resolução.