9 Dicas para Não cometer erros no Projeto Six Sigma
Qual é o papel da experiência no Projeto Six Sigma?
Ferramentas e metodologia só impactam a vida do Belt, não diretamente um projeto six sigma. A experiência adquirida com a implementação prática das soluções Six Sigma não tem preço. Uma lista de dicas, ferramentas e sugestões para profissionais de Seis Sigma pode ajudar a evitar muitas armadilhas de gerenciamento de projetos. Portanto, Green Belts e Black Belts: mãos à obra.
Alguns pontos fundamentais para o sucesso do projeto Six Sigma são:
- O planejamento do projeto funciona bem.
- Determine o alcance exato do trabalho e os resultados desejados.
- Desenvolva uma compreensão adequada do problema.
- Aproveite ferramentas criativas para desenvolver ideias imaginativas de alta qualidade.
- Aproveite ferramentas de seleção e ferramentas de tomada de decisão para identificar as soluções mais apropriadas.
- Gerencie as partes interessadas bem, envolvendo-as e planejando seu envolvimento.
- Planeje e executando a implementação com muito cuidado.
- Garanta que os benefícios sejam calculados e extraídos.
- Entregue um produto final completo e sustentável ao negócio.
- Esses problemas podem ser melhor gerenciados ao usar uma metodologia comprovada como Six Sigma.
Ponto 1 Projeto Six Sigma
O planejamento do projeto funciona bem: projetos com um período de tempo relativamente curto (por exemplo, três meses) exigem uma abordagem disciplinada para o planejamento. Apenas medir um problema corretamente ou testar uma solução adequadamente pode exigir um tempo considerável, dado que muitos têm picos diários, mensais, trimestrais, anuais e vazões de volumes consideráveis. Ou pode haver outros tipos de variações sazonais.
- Desenvolva um plano conceitual para todo o projeto na primeira semana.
- No plano conceitual, identifique marcos ou eventos-chave.
- Programe futuras reuniões-chave com as partes interessadas com base nesse plano conceitual.
- Organize essas reuniões-chave para todo o projeto o mais cedo possível (por exemplo, nas duas primeiras semanas).
- Desenvolva um plano detalhado para a primeira fase na primeira semana.
- Evite complicar demais o plano. Em muitos casos, é melhor ser aproximadamente certo do que exatamente errado.
- Ao considerar as ferramentas a serem usadas (brainstorming, diagramas de afinidade, etc.), serão possíveis estimativas de tempo mais precisas.
- Tente imaginar / estimar / adivinhar o tipo de saídas que serão produzidas a partir de cada evento. (Por exemplo, cerca de 100 ideias de brainstorming provavelmente levarão cerca de 15 minutos para plotar em um diagrama de afinidade.) Isso ajuda a estimar os prazos.
- Organize todas as oficinas e reuniões para a primeira fase ou o mais rapidamente possível.
- Planeje com o máximo de detalhes possível as fases subsequentes e certifique-se de que o plano detalhado e conceitual se alinhe.
- Não coloque o plano em uma gaveta, é para uso diário.
- Bloqueie o tempo em um cronograma escrito para todos os eventos, incluindo o tempo de pensamento. Evite ser conduzido pelas agendas de outras pessoas (por exemplo, bloquear um dia para planejar a próxima fase).
Ponto 2 Projeto Six Sigma
Determinando o alcance exato do trabalho e os resultados desejados: O escopo de um projeto, sem dúvida, mudará à medida que o líder da equipe ou os membros da equipe desenvolvam uma melhor compreensão do problema. No entanto, é importante que, uma vez que haja uma compreensão básica do problema e tenha sido discutido com o patrocinador do projeto, o escopo deve ser bloqueado. Então, esse escopo só deve ser alterado com o acordo do patrocinador e depois de considerar cuidadosamente os prós e os contras da decisão. Considere estas etapas:
- Crie um documento de escopo de trabalho a partir do dia 1.
- Tente obter uma compreensão básica o problema o mais rápido possível.
- Pense no escopo que daria o maior benefício para o esforço necessário.
- Verifique se o escopo do projeto é prático. Há muitas pequenas iniciativas que podem ter um enorme impacto no desempenho do negócio. Tente identificar estes.
- Considere quem seria o melhor patrocinador de tal iniciativa.
- Discuta isso com o patrocinador atual do projeto. Peça sua ajuda para encontrar o patrocinador certo, se necessário.
- Use uma tabela simples no alcance fora do escopo.
- Preste especial atenção aos itens fora do escopo.
- Certifique-se de que o escopo seja comunicado a todos os principais interessados.
Ponto 3 Projeto Six Sigma
Desenvolver uma compreensão adequada do problema: Obviamente, se os líderes do projeto não entendem os problemas adequadamente, eles não poderão corrigi-los. Os erros mais comuns nesta área são:
- Basear-se no "conhecimento popular" como base para entender o problema.
- Ser um esnobe intelectual, ou seja, pensar que a causa do problema é óbvia.
- Levar a interpretação da liderança, patrocinadores ou outras pessoas-chave do problema como fato.
- Para evitar esses erros, utilize ao roteiro DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar). A força do DMAIC é que produz uma compreensão baseada em fatos e dados dos problemas.
Pontos 4 e 5 Projeto Six Sigma
Aproveite ferramentas criativas para desenvolver ideias imaginativas de alta qualidade e alavancar ferramentas de seleção e ferramentas de tomada de decisão para identificar as soluções mais adequadas: uma vez que o problema seja devidamente compreendido, o próximo trabalho é encontrar uma boa solução. Os erros mais comuns cometidos nesta área são:
- Saltar para a primeira ideia como a solução ideal.
- Aceitar ideias de "conhecimento popular" como soluções viáveis.
- Pensar que a solução para o problema é óbvia e não fazer qualquer esforço para identificar alternativas.
- Considerar as ideias de seus chefes ou patrocinadores para soluções como as melhores.
Evite esses erros para:
- Aderir ao roteiro DMAIC - a força da metodologia DMAIC está no desenvolvimento e seleção de ideias.
- Aproveitar o conjunto de ferramentas para geração de ideias e ferramentas de seleção de ideias.
- Evitar o brainstorming silencioso.
- Usando um brainstorming "sem trabalho prévio" antes de gerar ideias em brainstorms focados no trabalho.
- Aplicar regras de brainstorming rigorosamente - especialmente a regra "sem julgamento".
- Convidar perfis transversais de pessoas para a sessão de brainstorm, incluindo convidados de "wild card".
- Revisar e usar técnicas de pensamento lateral (desenvolvido por Edward De Bono).
- Explorar ideias conhecidas como erradas para ver onde elas podem liderar.
- Considerar ideias que no primeiro olhar parecem opostas à lógica.
- Plantar palavras aleatórias na sessão de brainstorming.
- Sugerir o oposto da última sugestão em uma sessão de brainstorming.
- Usar ferramentas de tomada de decisão, como a técnica de grupo nominal para reduzir rapidamente as opções.
- Confiar na geração de ideias e no processo de seleção.
Ponto 6 Projeto Six Sigma
Gerenciando as partes interessadas bem, envolvendo-as e planejando seu envolvimento: o grupo de partes interessadas de um projeto desempenhará um papel significativo no sucesso ou no fracasso do projeto. A falta de gerenciamento adequado do grupo de partes interessadas é a causa não técnica do número de falhas no projeto. Os erros comuns incluem:
- Não identificar um (s) principal (s) stakeholder (s) chave (s).
- Subestimar o poder e a influência de um (s) stakeholder (s).
- Não identificar um (s) stakeholder (s) negativo (s). Não implementar um plano de gestão adequado para as partes interessadas.
- Ignorar os problemas das partes interessadas.
- Fazer o que quer que os interessados desejem.
Evite esses erros para:
- Levar muito a sério a gestão das partes interessadas.
- Envolver outros para ajudar a identificar as partes interessadas.
- Fazer a identificação dos interessados de cada reunião.
- Incentivar a equipe do projeto a ser franca sobre a natureza das partes interessadas.
- Tratar as partes interessadas com respeito, mas não sendo conduzido por elas.
- Desenvolver planos de gestão individuais para os principais interessados que representam qualquer tipo de risco ou oportunidade.
Ponto 7 Projeto Six Sigma
Planejando e executando a implementação com grande cuidado: a implementação de mudanças é muitas vezes a fase mais mal gerenciada de qualquer projeto. Esta é claramente a fase mais importante, pois é a fase em que as ideias ganham vida e os benefícios começam a ser realizados. A incapacidade de implementar uma ideia corretamente faz com que todo o trabalho prévio pareça inútil. É irrelevante se uma boa uma ideia não for implementada corretamente.
Os erros comuns aqui são:
- Tentar implementar soluções fantásticas que não podem ou não funcionam no mundo real.
- Planejar inadequadamente (por exemplo, não tendo em conta que, para treinar, 1.000 funcionários do call center pode demorar vários meses e custar milhões de reais).
- Não compreender a magnitude da tarefa.
- Evitar a consideração de detalhes.
Evite esses erros para:
- Planejar minuciosamente e com grande detalhe.
- Envolver supervisores e pessoal de linha no planejamento.
- Testar métodos e ferramentas de implementação antes da implementação.
- Envolver treinamento, recursos humanos e líderes empresariais em apoio à implementação.
Ponto 8 Projeto Six Sigma
Garantir que os benefícios sejam calculados e extraídos: compreender os benefícios de uma melhoria de projeto é extremamente importante. Além da óbvia importância para o desempenho financeiro da empresa, os benefícios também podem ser uma ferramenta poderosa para usar no gerenciamento de partes interessadas. Compreender os benefícios pode ser difícil, extrair esses benefícios pode ser ainda mais difícil. Se os benefícios de uma melhoria não puderem ser identificados, então só se pode concluir que a alteração que está sendo proposta não é uma melhoria. Portanto, não implemente isso.
Vale lembrar que é impossível ter uma melhoria que não tenha um benefício financeiro.
Os erros comuns nesta área incluem:
- Não querer fazer estimativas.
- Não querer assumir as tarefas difíceis (contagens manuais, trabalho grunhido, etc.) que são necessárias para reunir as estatísticas necessárias.
- Não é possível encontrar a informação necessária.
- Não querer facilitar, incentivar, coagir outros para ajudar nesses esforços.
- Calcular os benefícios teóricos, mas não tendo concordância sobre a extração de benefícios.
- Aceitar as partes interessadas que explicam politicamente o porquê um benefício particular não é possível.
Evite esses erros para:
- Fazer estimativas cedo. Esta é uma boa maneira de encorajar o envolvimento e o feedback. (É interessante o quanto as pessoas entusiastas conseguem provar que alguém está errado).
- Tempo de construção no plano do projeto para coletar informações de benefícios e para calcular os benefícios.
- Tempo de construção no plano do projeto para planejar a extração de benefícios.
- Construir marcos no plano onde as estimativas de benefícios serão atualizadas - e mantenham-se.
- Anexar níveis de confiança (ou intervalos) a estimativas (por exemplo, US $ 100k por ano, +/- $ 60k).
- Certificar-se de que o patrocinador e outras partes interessadas principais conheçam o nível de confiança em todas as estimativas.
- Trabalhar em estreita colaboração com as partes interessadas para desenvolver planos de extração de benefícios.
- Desafiar as partes interessadas quando as explicações não fazem sentido.
- Ser criativo sobre como os acessos são acessados.
- Passar o tempo identificando quem tem as informações que o projeto requer.
- Estar preparado para tirar amostras manualmente, coletar informações, etc.
Ponto 9 Projeto Six Sigma
Entregando um produto final completo e sustentável ao negócio: para fechar o projeto, a equipe do projeto precisará ter um produto final que possa ser sustentado pelo negócio sem a intervenção especial do gerente do projeto ou da equipe do projeto.
Os erros comuns aqui incluem:
- Entregar um produto incompleto porque o orçamento do projeto está esgotado.
- Deixar a linha de tempo do projeto escorregar e, portanto, não permitir tempo suficiente para esta parte do projeto.
- Não concorda em transferir o negócio.
- Não reconhecer as tarefas envolvidas.
Evite esses erros para:
- Seguir a metodologia Six Sigma DMAIC para a fase de Controle.
- Garantir que o projeto atinja seus prazos.
- Construir no plano tempo suficiente para esta fase.
- Trabalhar em estreita colaboração com os gerentes e supervisores das áreas impactadas pelo projeto.