Backorder: o que é, como funciona e como evitar prejuízos
Você já tentou comprar um produto e descobriu que ele está indisponível, mas a loja ainda aceita o pedido? Esse processo é chamado de backorder. Ele permite que as empresas continuem vendendo mesmo sem ter o item em estoque.
Embora seja uma prática comum, o backorder exige cuidado na gestão para evitar atrasos, frustrações e prejuízos financeiros. Neste blog, vamos explicar como o backorder funciona, seus impactos na operação e o que você pode fazer para evitar que ele se torne um problema para seu negócio
O que é Backorder?
Quando o pedido de um produto é realizado, mas a mercadoria ainda não está disponível em estoque, isso é um Backorder. Isso significa que a venda foi consolidada, mas seu envio depende exclusivamente da reposição deste item.
Negócios que operam com o estoque reduzido ou trabalham com a demanda superior à sua capacidade de produção instantânea costumam enfrentar essa situação. Alguns adotam o modelo intencionalmente para reduzir os custos, enquanto outros lidam com o problema pela falta de planejamento.
Diferença entre Backorder e Ruptura de Estoque
Embora as duas ideias estejam ligadas e relacionadas a falta de produtos disponíveis, existem diferenças importantes. No backorder, o pedido do cliente é aceito mesmo sem o item disponível, e a sua entrega ocorre assim que o estoque foi reposto.
Já na ruptura de estoque, a venda não pode e não é concluída, pois não há previsão de reposição imediata. No primeiro caso, a empresa mantém a sua venda ativa, porém no segundo, perde a oportunidade de fechar o negócio.
Exemplos Práticos de Backorder
O backorder ocorre frequentemente em setores como tecnologia, varejo e automotivo. Lançamentos de celulares smartphones e videogames podem gerar uma alta demanda, superando a capacidade de produção. No varejo de moda, algumas lojas aceitam pedidos de roupas ou de calçados sem ter o estoque imediato, solicitando a produção das peças pós compra.
Já no setor automotivo, montadoras e concessionárias frequentemente trabalham com o backorder, especialmente para modelos novos ou peças específicas.
Além desses setores, o backorder também é muito utilizado no comércio eletrônico, onde produtos importados podem sofrer atrasos logísticos devido a burocracias alfandegárias e dificuldades de transporte. O mercado de bens de luxo, como relógios exclusivos e edições limitadas de itens colecionáveis, também opera com essa modalidade, pois muitas marcas fabricam sob demanda para evitar estoques elevados e manter a exclusividade dos produtos.
Causas mais comuns do Backorder
O backorder pode acontecer por falhas no planejamento, ou problemas externos ou questões operacionais. Uma das principais razões incluem atrasos na produção e entrega de fornecedores, escassez de matéria-prima e dependências excessivas de somente um fornecedor.
Problemas na cadeia de suprimentos
A falta de planejamento eficiente na cadeia de suprimentos pode gerar indisponibilidade de mercadorias, afetando a experiência do cliente e aumentando os custos operacionais. Empresas que não possuem uma logística bem estruturada sofrem com dificuldades de transporte, falta de alinhamento entre produção e demanda e atrasos na distribuição.
Atrasos na produção e na entrega de fornecedores
Atrasos no fornecimento podem ocorrer por diversos motivos, como problemas logísticos, dificuldades no transporte e alfândega, falta de capacidade produtiva e mudanças em normas regulatórias. Quando um fornecedor não cumpre prazos, a empresa precisa lidar com pedidos em espera, impactando a confiança do consumidor.
Escassez de matéria-prima
A falta de insumos essenciais pode ser causada por aumento da demanda global, dificuldades ambientais e crises geopolíticas. Durante a pandemia de COVID-19, por exemplo, a escassez de chips eletrônicos afetou a produção de eletrônicos e automóveis, gerando longas filas de espera para clientes e empresas. Outros exemplos incluem a crise dos semicondutores e a limitação da produção de metais essenciais para baterias de veículos elétricos, impactando a disponibilidade desses produtos no mercado.
Dependência excessiva de um único fornecedor
Empresas que dependem de apenas um fornecedor para um produto crítico correm mais risco de enfrentar backorder. Para minimizar esse problema, é fundamental diversificar fornecedores, garantindo alternativas para manter a produção ativa mesmo diante de imprevistos. Além disso, algumas companhias criam estoques estratégicos de matérias-primas críticas para evitar paralisações inesperadas.
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Impactos do Backorder nas Empresas
Mesmo sendo usado como estratégia, o backorder pode impactar negativamente os negócios, prejudicando a experiência do cliente, aumentando os custos operacionais e danificando a reputação da marca.
Se não for bem gerenciado e planejado, pode resultar na perda de clientes, custos e desvalorização da marca.
Perda de vendas e clientes insatisfeitos
Se uma empresa não consegue entregar um produto no prazo esperado, os clientes podem buscar alternativas em concorrentes que tenham disponibilidade imediata. Isso pode levar ao cancelamento de pedidos, redução da taxa de retenção e reclamações online, afetando a credibilidade da marca.
Além disso, consumidores frustrados podem compartilhar suas experiências negativas em redes sociais e sites de avaliação, prejudicando a imagem da empresa. Um backorder mal gerenciado pode causar impacto a longo prazo, afastando novos clientes e reduzindo a taxa de recompra.
Como Reduzir e Evitar o Backorder?
Para minimizar os impactos do backorder, as empresas precisam adotar estratégias que garantam um melhor equilíbrio entre oferta e demanda, além de otimizar seus processos logísticos.
Previsão de demanda e gestão eficiente de estoque
O uso de ferramentas de análise de dados permite prever oscilações na demanda com maior precisão, evitando estoques insuficientes ou excessivos. Empresas que analisam dados históricos de vendas, criam estoques de segurança para períodos de alta demanda e aplicam métodos just-in-time conseguem reduzir o risco de backorder.
Tecnologias de inteligência artificial e machine learning ajudam a prever tendências de mercado e ajustar pedidos automaticamente, reduzindo falhas humanas e aumentando a eficiência operacional.
Diversificação de fornecedores
A contratação de múltiplos fornecedores confiáveis ajuda a evitar gargalos e reduz a dependência de um único parceiro comercial. Estabelecer estoques distribuídos e negociar prazos mais curtos para produção e entrega também são práticas essenciais para mitigar riscos.
Uma alternativa eficiente é a parceria com fornecedores locais, que podem garantir entregas mais rápidas e reduzir a vulnerabilidade da empresa a crises globais na cadeia de suprimentos.
Automação e tecnologia na logística
A integração de softwares de gestão de estoque (ERP e WMS) facilita a reposição de mercadorias e reduz atrasos. Monitoramento em tempo real, uso de API’s para comunicação entre fornecedores e automação na reposição de estoque baseada em níveis mínimos são medidas eficazes para evitar backorder.
Backorder e a experiência do cliente
Quando o backorder ocorre, a forma como a empresa lida com a situação pode determinar se o cliente voltará a comprar no futuro. Para minimizar o impacto, algumas estratégias incluem oferecer produtos similares disponíveis imediatamente, criar programas de benefícios ou descontos e fornecer previsões realistas de entrega.
A transparência na comunicação é essencial para manter a confiança do cliente. Algumas boas práticas incluem enviar atualizações periódicas sobre o status do pedido, disponibilizar canais de atendimento acessíveis para dúvidas e informar claramente os motivos do atraso.
O backorder pode impactar significativamente a experiência do consumidor e os resultados financeiros da empresa. No entanto, com planejamento estratégico, automação e diversificação de fornecedores, é possível minimizar riscos e manter um fluxo de vendas saudável. Empresas que investem em soluções tecnológicas, comunicação eficaz e gestão eficiente de estoque conseguem reduzir os impactos operacionais do backorder, fortalecer a confiança dos clientes e melhorar sua posição no mercado.
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