Benchmarking: comparando seu desempenho com o melhor
Como descreveria o desempenho da sua empresa ou do departamento? Ótimo? Bom o bastante? Média? Mau?
Estes termos são relativos, então, o que eles realmente significam?
Se você está indo bem ou não tão bem depende do que você usa como base para comparação. Você compara o desempenho atual com os anos anteriores? Você se compara seu tamanho com outras empresas? Ou você se compara com outras empresas da sua indústria que atendem o mesmo nicho de mercado?
Como você mede?
Para saber se o seu desempenho muda, você precisa usar o tipo certo de stick de medição. Se o seu desempenho no ano passado foi realmente pobre, uma melhoria de 10% este ano não significa necessariamente que você esteja indo bem. Se as suas vendas aumentarem em 20%, você pode ser feliz - mas se as vendas do seu concorrente aumentar em 50%, de repente seus 20% se parecem muito diferentes.
Da mesma forma, se você compara seu desempenho com outras organizações com base em critérios aleatórios - como colocação ou tamanho do mercado - não há como saber se o padrão definido por essas empresas é algo que você deve tentar combinar. Ser melhor do que as cinco empresas de baixo nível em sua indústria podem parecer boas, mas há um total de 10 empresas ou 100 empresas? Isso faz uma grande diferença. Você sabe analisar seus indicadores? Baixe nosso e-book “Apostila de Ferramentas da Qualidade” e progrida ainda mais!
O Padrão "Melhores Práticas"
Para uma medida mais significativa, você precisa comparar seu desempenho com as melhores práticas da indústria. Isso é chamado de benchmarking.
Um benchmark é uma referência ou padrão contra o qual você pode determinar o quão bem você está fazendo.
O processo de avaliação comparativa pode ajudá-lo a responder perguntas como estas:
Como suas práticas de comunicação se comparam com outras empresas de classe mundial?
Suas políticas de recrutamento são tão boas quanto poderiam ser?
O seu departamento de TI usa a tecnologia mais apropriada?
A sua filosofia de gestão está atualizada e relevante?
Você recompensa seus trabalhadores de forma competitiva?
Como seus sistemas de distribuição se comparam com empresas de alto desempenho?
Ao comparar sistematicamente seu desempenho em áreas específicas com um padrão de excelência bem definido e pesquisado, você pode fazer julgamentos objetivos sobre seu desempenho e você pode planejar as melhorias necessárias.
Por definição, benchmarking é o termo utilizado para comparar o desempenho de uma organização com outra. Então, você pode teoricamente comparar o desempenho de qualquer empresa. Claro, parece lógico apenas comparar o desempenho de classe mundial. Caso contrário, por que se preocupar?
Como referenciar
Para avaliar de forma eficaz, certifique-se de comparar o mesmo problema ou processo entre as organizações. Desta forma, seu benchmarking pode ser o mais objetivo e preciso possível. Para fazer uma boa comparação, você precisa de uma definição específica e precisa dos fatores de comparação.
Aqui estão os passos a seguir para o benchmarking efetivo.
Primeiro passo: Definir o escopo
Determine exatamente o que você deseja comparar. Fazendo uma analogia ao Lean Six Sigma, temos neste passo a primeira etapa do poderoso DMAIC, o define, no qual definimos o escopo do projeto: existe algum processo, prática ou política específica que você deseja melhorar? Qual área de melhoria do desempenho é susceptível de lhe dar os melhores resultados? Ficou curioso? O DMAIC é o mapa da certificação Green Belt!
Benchmarking está intimamente ligado ao conceito de Kaizen, onde você está constantemente tentando melhorar. Não faça isso ocasionalmente e depois deixe-o de lado. Usado corretamente, o benchmarking é um processo estratégico que você pode usar regularmente para acompanhar de perto sua organização.
Segundo passo: escolha seus parceiros de benchmarking
Decida quais organizações, ou benchmarking "parceiros", você usará para estabelecer benchmarks. Existem quatro categorias principais destas:
Parceiros internos - Outros departamentos ou unidades de negócios da sua empresa. Estes podem ajudá-lo a determinar se você está fazendo bom uso de seus recursos organizacionais. No entanto, sua empresa pode não ser grande o suficiente para fazer comparações úteis, ou os outros departamentos podem lutar com os mesmos problemas que você enfrenta. Seja cauteloso ao usar um parceiro de benchmarking interno e certifique-se de que eles estão realmente usando as melhores práticas.
Concorrentes "parceiros" - Empresas que são seus concorrentes diretos. Estes podem ser muito úteis, mas obter informações detalhadas sobre os sistemas e processos dos concorrentes podem ser difíceis! A informação competitiva é geralmente bastante geral, e há uma boa chance de você não conseguir saber exatamente como seu desempenho é diferente do deles.
Parceiros funcionais - Empresas da mesma indústria que são consideradas "melhores na classe". Os benchmarks funcionais e genéricos (ver abaixo) tendem a fornecer os melhores resultados. Outras empresas da sua indústria que não o vêem como concorrentes podem estar muito mais dispostos a compartilhar suas melhores práticas.
Aqui está um exemplo: se você trabalha em uma fábrica de processamento de alimentos, você poderia escolher comparar práticas específicas de fabricantes de bebidas ou plantas de embalagem de carne. Os problemas de "big picture" podem ser semelhantes, e você deve ser capaz de duplicar suas práticas de desempenho com bastante eficácia.
Parceiros genéricos - Empresas em QUALQUER tipo de indústria que sejam conhecidas por sua excelência. O benchmarking do desempenho de parceiros genéricos é comum. Quantas vezes você já leu sobre as políticas de recursos humanos da Southwest Airline ou as práticas de inovação da 3M? Empresas como Apple, Intel, Microsoft e Toyota são constantemente examinadas, e suas melhores práticas são frequentemente identificadas e discutidas em publicações de livros e indústria. As empresas genéricas que você escolhe para benchmark não necessariamente precisam ser mundialmente famosas. Seu objetivo é encontrar empresas que sejam bem-sucedidas e estabeleçam padrões em suas indústrias.
Terceiro Passo: determinar como conduzir o processo de avaliação comparativa
Quais dados você coletará e como você irá coletá-lo? Quais indicadores você usará? É a etapa Measure do DMAIC!
Você pode usar pesquisas, contato direto, sites, pesquisa de terceiros e serviços de benchmarking baseados em taxas. Existem também sites de benchmarking aos quais você pode participar, onde você concorda em compartilhar seus dados e, por sua vez, você obtém acesso a dados de outras empresas associadas.
Uma prática comum é desenvolver um questionário que você envia para parceiros de benchmarking pré-identificados. Muitas vezes, o parceiro de avaliação comparativa pedirá a mesma informação de você, então esteja preparado para fornecer as respostas para sua própria empresa.
Siga estas diretrizes para questionários:
- Revise cada pergunta cuidadosamente para garantir que a resposta seja útil.
- Use perguntas abertas que estejam altamente focadas, para que você obtenha os detalhes específicos que deseja.
- Pergunte apenas as questões relevantes. Você quer que seu parceiro responda abertamente e honestamente, então limite suas perguntas para aqueles que são razoáveis e justificáveis.
- Trate as informações que você recebe com rigorosa confidencialidade.
Quanto mais estreitamente você concentrar suas perguntas e atividades de benchmarking, mais provável é que você receba informações úteis. Lembre-se, você quer implementar as melhores práticas em sua organização, então escavar profundamente para obter detalhes operacionais. Se o seu escopo for muito grande, você provavelmente não receberá os detalhes que você precisa.
Quarto Passo: analise os resultados e planeje melhorar
Depois de coletar os resultados, determine o que você tem em comum com o parceiro de benchmarking e onde você tem diferenças.
Onde seu benchmarking identifica áreas onde você pode melhorar, realize a pesquisa necessária para descobrir o que você precisa fazer. Essa é a etapa Analyse do DMAIC!
Em seguida, decida o que pode fazer para trazer a melhor prática à sua organização e faça um plano para implementá-la.
Quinto Passo: monitore seu progresso
Configure um processo de avaliação, bem como um sistema de benchmarking contínuo. Lembre-se, o objetivo é a melhoria organizacional. Neste passo temos a fase Improve e também a fase Control do DMAIC, pois depois da mudança ser implementada, é necessário controla-la para que esta seja consolidada.
Pontos Importantes
O benchmarking é uma forma eficaz de aprender o que os outros estão fazendo particularmente bem, e depois usar esse conhecimento para determinar como e onde você pode melhorar suas próprias operações.
Ao aprender com os outros, você pode expandir sua perspectiva e identificar novas maneiras e melhores maneiras de trabalhar.
Benchmarking é muito uma rua de dois sentidos, então esteja preparado para dar tanto quanto você toma. Identifique os melhores parceiros de benchmarking para os quais deseja que sua empresa e nutra o relacionamento - você pode encontrar uma fonte infinita de material de melhores práticas. É uma ótima maneira de melhorar seu negócio e ficar no topo do seu jogo. Para aprender mais sobre o tema, faça nosso Green Belt ou Black Belt. Você vai gostar!
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