Como fazer o checklist de um evento?

Promover um evento não é uma coisa fácil. Encontrar um local adequado, fazer a lista de convidados, contratar fotógrafos, buffet, decoração, enfim, realizar uma série de atividades. Com tantas tarefas em mente, um checklist oferece uma maneira tangível de garantir que nada seja esquecido. Isso é especialmente útil nos últimos dias antes do evento, quando surgem problemas inesperados e principalmente para não se esquecer de nada. Neste artigo você vai conferir como fazer o checklist de um evento.

Checklist, Listas de Controle ou Listas de Verificação são documentos projetados para realizar atividades repetitivas, para verificar uma lista de requisitos ou para coletar dados de maneira ordenada e sistemática. Eles são usados para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante.

Vamos ver agora como esta ferramenta da qualidade se aplica a um evento.

Checklist de um evento

O planejamento de um evento envolve muitos detalhes. Desde a fase de pré-planejamento até a logística do dia do evento, há muito o que acompanhar. Este planejamento pode ser estressante, porém o checklist ajuda e muito a deixar as coisas mais leves. Vamos conferir agora as etapas para criar o seu checklist que irá lhe ajudar a manter o controle e a execução de todas as tarefas.

Comece com antecedência

Assim que receber o aval do seu evento, você precisa começar o trabalho rapidamente. No mínimo, você precisa começar as tarefas do seu checklist com pelo menos quatro a seis meses antes da realização do seu evento. Quanto antes você conseguir iniciar, melhor.

Outra coisa importante de ser pontuada é que um evento nunca é igual a outro, portanto de cara descarte a possibilidade de pegar um checklist pronto, o ideal é que você mesmo monte o seu. Recomendo utilizar softwares como o Microsoft Excel ou mesmo as ferramentas do Google como o Docs ou Sheets.

Também é recomendado imprimir o checklist do seu evento e marcar fisicamente cada item. É muito fácil passar rapidamente por um item e perdê-lo na tela do computador. Um pequeno "tick" agradável é uma maneira segura de garantir que você tenha tudo o que precisa no dia do evento.

Estabeleça Metas, Objetivos e Detalhes

As metas e objetivos são cruciais para que fique claro não apenas para os outros como para você mesmo o propósito do seu evento. Algumas perguntas importantes a serem respondidas são:

Qual é o objetivo do seu evento?
Quantas pessoas você estima?
Qual lucro você deseja obter?
Data e hora: onde o evento acontecerá e a que horas? Considere como a data se encaixa nas agendas dos participantes.
Local: Onde acontecerá o evento? Pense em onde o evento será geograficamente (qual cidade faz mais sentido) e também se o local escolhido é adequado.

Orçamento

Promover eventos é uma tarefa que envolve muitos gastos, então a criação de um orçamento é fundamental para que se tenha o controle dos gastos.

Com uma planilha do Microsoft Excel, não é tão complicado, por isso foi sugerida em itens anteriores. Comece pelas principais categorias, como restauração, decoração e aluguel. Em seguida, analise todas as despesas de cada categoria e deixe o Excel fazer o trabalho por você.

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Decoração

Outra parte crucial do seu evento que não pode faltar no seu checklist é a decoração. É crucial para um evento de sucesso. Seus convidados experimentam o evento através de seus cinco sentidos, então procure explorá-los da seguinte forma:

Ver: Quais elementos visuais podem elevar seu evento? Que tipo de iluminação ou decoração você incluirá?
Ouvir: Haverá música? E os apresentadores ou palestrantes? O que os convidados devem ouvir?
Cheiro: mesmo estando em segundo plano, o cheiro está sempre lá. Os convidados devem cheirar velas, comida, flores ou algo mais?
Toque: os convidados irão interagir com alguns elementos do seu evento? E sim, pegar talheres ou outros elementos que exigem o tato também contam.
Paladar: A comida pode animar ou quebrar um evento. Atente-se para o cardápio. Existem ainda combinações entre cardápio e decoração a depender do tema da festa que harmonizam.

Depois de planejar todos esses elementos, adicione-os ao seu checklist: contratação de fornecedores, fornecimento de suprimentos, configuração de tudo e muito mais. É importante ter um contato emergencial de cada um dos responsáveis por essas partes, pois em caso de algum problema ou atraso você consegue resolver com um telefonema.

Comes e Bebes

Eis algo muito importante para o seu evento, pois como já dito, esses itens podem levar o seu evento por água abaixo. A comida está associada à nutrição, por isso é uma oportunidade para o anfitrião ilustrar a hospitalidade atenciosa. O checklist para planejar a comida do evento inclui muito, como por exemplo:

Pesquisando e entrevistando fornecedores;
Determinando o tipo de serviço (jantar sentado, postos de alimentação, aperitivos aprovados);
Planejando um menu aos que possuem restrições alimentares (veganos, vegetarianos, intolerantes à glúten ou lactose);

Sua lista de verificação ajuda a traçar essas nuances para que você escolha o fornecedor perfeito, mantenha seu cardápio atualizado, e, o mais importante, deixe seus convidados satisfeitos e nutridos.

Atente-se quanto ao entretenimento

Se você planeja contratar palestrantes ou artistas, precisará adicionar vários itens à sua lista de verificação. Por exemplo:

Contratos;
Reserve quartos de hotel;
Configurar transporte;

Sua lista de verificação funciona como um modelo, ajudando você a ver o cenário geral enquanto planeja micro-experiências para seus convidados.

Atente-se para a Logística

Crie uma linha do tempo de logística para o evento: uma programação minuto a minuto de tudo, desde a chegada e configuração do fornecedor até a execução e detalhamento pós-evento.

Existem muitas partes móveis no dia do evento e, inevitavelmente, situações inesperadas surgirão. Se você não tiver os detalhes do dia do evento descritos, você perderá algo, que aparecerá mais tarde como um grande problema. Não há necessidade desse estresse adicional quando você pode usar sua lista de verificação para criar uma programação completa do dia do evento.

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Acompanhe o pós-evento

Muitos organizadores preocupam-se apenas com o evento em si, esquecendo-se do pós evento. Esta é uma oportunidade para reforçar a mensagem do evento e obter feedback, além de solicitar aos convidados que tomem medidas para atingir os objetivos do evento. Considere uma variedade de métodos de comunicação pós-evento que alcançarão esses resultados, como compartilhar fotos de eventos, enviar uma nota de agradecimento, postar nas mídias sociais ou vincular-se a materiais do evento. A lista de verificação não apenas o ajudará a gerenciar as tarefas, mas também acompanhará os resultados.

Como fazer o checklist de um evento?