Checklist: o que é, para que serve e como fazer?

Checklists têm a capacidade de revolucionar nossa produtividade e a maneira como fazemos as coisas. Sendo assim, compreendendo sua utilidade, abordamos neste post o que é checklist, para que serve e como fazer, com um passo a passo detalhado e que vai te ajudar a fazer um ótimo checklist logo de cara.

O que é checklist?

Resumindo bastante a história, mas mantendo o cerne do que é a ferramenta, segundo o Business Dictionary, um checklist é uma “lista abrangente de ações importantes ou relevantes; ou etapas a serem executadas em uma ordem específica.”

Para dar mais profundidade a essa definição, não deixe de conferir nosso post O que é checklist? Saiba como aplicar para quase tudo.

Para que serve o checklist?

Primeiramente, vale a pena abrir a mente para o uso de checklists, porque sua principal intenção é facilitar seu trabalho e sua vida, e jamais funcionar como uma obrigação ou atrasá-lo nas suas atividades.

Seguem, abaixo, 4 serventias dos checklists:

1 - Reduzir a fadiga da decisão

Checklists reduzem o cansaço da tomada de decisão, dispensando a necessidade de lembrar de tudo o que é necessário fazer. Assim, o checklist, ou lista de verificação, faz o papel da nossa memória, liberando espaço para as coisas que realmente precisam de nossa atenção e esforço mentais.

2- Eliminar erros

Ninguém decide cometer erros, mas eles acontecem com mais frequência do que a maioria de nós admite. Seguir uma lista de verificação reduz o potencial de erros ocorrerem, garantindo, além disso, que o pensamento fique sempre focado na etapa em que se está atuando no momento.

3 - Gerar consistência

Sem um checklist, cada um de nós realiza suas atividades seguindo decisões “menores” e mais pontuais, que afetam a maneira como fazemos as coisas. Para listas de verificação pessoais, é provável que façamos isso com bastante frequência. Mas quando várias pessoas concluem as mesmas tarefas, é essencial uma lista de verificação para garantir que a tarefa, processo ou projeto seja concluído exatamente da mesma maneira a cada vez. A consistência é importante. Para se aprofundar mais nesse tópico, vale muito a pena conhecer o POP.

4- Garantir que todo o necessário seja concluído

As listas de verificação reduzem os erros, pois define clara e exatamente o que precisa ser feito para que nada seja perdido. Isso se aplica tanto às atividades rotineiras, quanto às que são tão raras que, sem um checklist, seria preciso aprender tudo de novo a cada vez que fossem feitas.

15 passos para você fazer um checklist incrível logo de primeira

Agora é a hora de por a mão na massa! A seguir apresentamos 15 passos divididos em 4 fases para você criar um ótimo checklist. Vamos lá!

Fase I: Investigação

Uma boa lista de verificação começa com uma investigação completa sobre o que você está tentando realizar e o porquê disso.

1. Conheça seus objetivos

Cada item de uma lista de verificação é apenas um passo necessário para você se aproximar de seu objetivo. Então, se você não tem um entendimento sólido sobre qual é seu objetivo, há uma grande chance de deixar de lado algumas etapas importantes necessárias para alcançá-lo.

Portanto, antes de começar a fazer sua lista de verificação, dê um passo atrás para avaliar o que você deseja realizar.

2. Entenda o valor de cada checklist

Se você estiver criando vários checklists, é importante entender o valor de cada um independentemente. Por exemplo, tenho uma lista de verificação para viajar, para garantir que não esqueça nada importante. Mas, na minha lista de verificação de viagens, também tenho várias outras sub-listas: uma para acampar, uma para viagens de negócios e outra para esquiar na neve.

Assim, entendendo o valor de um checklist em relação com outros, é possível tomar decisões informadas sobre o que é importante a cada momento.

3. Pesquise

Dica de ouro: sempre ao fazer um checklist, certifique-se sobre o que as outras pessoas estão fazendo, sugerindo ou o que acham importante. Com isso, a chance de você deixar algum item importante de foram fica muito menos, pois você consegue projetar as situações de forma muito mais ampla.

Fase II: Criação

O próximo passo na criação de sua lista de verificação é realmente começar a construí-la. Para tanto, você pode usar vários programas diferentes (como word, Google Docs, bloco de notas, excel etc.), dependendo do tipo de lista que quer criar. Mas geralmente se inicia com algum editor de texto – ou no papel, mesmo. Então: escolha o suporte para você começar!

4. Não deixe nada de fora

Esse processo já começou antes, durante a fase de investigação, mas é aqui que você se certifica de, de fato, registrar tudo em um documento. Não tenha medo de exagerar e faça mesmo um brainstorming: haverá fases mais à frente que vão te ajudar a lidar com uma enxurrada de informação.

5. Entenda o valor de cada tarefa

Ao extrair ideias de diversas fontes, você geralmente encontra algumas que são mais ou menos valiosas que outras. Portanto, certifique-se de entender completamente cada tarefa que entra na sua lista, de forma a garantir que sua lista de verificação não seja muito cheia de itens que realmente não se encaixam nas metas gerais.

6. Escreva títulos que refletem o objetivo

Cada item de verificação do checklist deve ter um título adequadamente informativo. Tanto que, idealmente, seria o que bastaria para entender o que precisa ser feito. Dito isto, mantenha seus títulos curtos, pois eles são apenas um lembrete do que precisa ser feito. Não seja muito vago ou descritivo, mas encontre um meio termo entre esses aspectos.

7. Escreva descrições simples, mas totalmente detalhadas

Cada ponto deve incluir uma descrição totalmente detalhada para garantir que quem quer que esteja seguindo a checklist consiga possa fazê-lo sem procurar instruções adicionais. Neste caso, é provável que checklists do tipo "o que fazer" sejam mais efetivas do que as de "como fazer". Esse passo também pega bastante o espírito de um POP.

8. Formatação consistente

Ao criar sua lista, é preciso consistência para formatar os itens, descrições, subitens, exemplos, etc. Então encontre um modelo que você possa, para não precisar reinventar tudo a cada novo checklist. Mas o mais importante é garantir que cada item fique claro e facilmente completável.

9. Criar subitens necessários

Alguns itens do checklist podem exigir um pequeno checklist próprio. Nesses casos é tentador colocar alguns subitens no texto de descrição, mas isso geralmente os condena ao esquecimento.

10. Saiba quem precisa se envolver

Nem todas as listas de verificação que você fizer serão para você mesmo concluir; alguns exigirão que várias pessoas se envolvam. E é importante saber disso antecipadamente, para poder atribuir cada ponto adequadamente à pessoa responsável. Assim se garante que cada item seja concluído em tempo hábil para que a lista completa seja finalizada com o mínimo de supervisão.

Fase III: Organização

Depois de ter todos os seus itens no papel, o próximo passo é organizá-los de uma maneira que faça sentido, tanto em termos de como eles são executados quanto de com quais meios.

11. Categorizar

A categorização é uma ótima maneira de entender melhor como diferentes pontos se inter-relacionam, assim como de garantir que itens semelhantes sejam agrupados. Um exemplo de como ela funciona é esta lista que você está lendo agora: essa lógica de distribuir passos em fases é um exemplo de categorização.

12. Priorizar

Existem várias maneiras de priorizar seus itens, o que pode variar de uma lista para outra. Veja algumas:

Por conclusão – aplica-se a casos em que a ordem das atividades é importante; se for esse o caso, mantenha-as na sequência correta. Este checklist é um exemplo perfeito disso.

Por importância - se as tarefas não têm uma ordem de conclusão necessária, a melhor maneira de priorizar é pela importância de cada tarefa em relação às demais. Para entender melhor, confira como funciona a Matriz GUT.

Por tempo - Outra boa maneira de priorizar é o tempo esperado para concluir as tarefas. Às vezes, é ótimo iniciar as tarefas rápidas e fáceis primeiro, mas se o gerenciamento de tempo for um problema, você poderá trabalhar em tarefas com base no tempo disponível no momento. Faça o que puder e siga em frente.

Por habilidade - Alguns itens de uma lista de verificação só podem ser concluídos depois que coisas que não dependem de você acontecem. Assim, pode ser útil segmentar os pontos que só podem ser alcançados depois que outra coisa for feita.

Por prazo – Outra boa maneira de priorizar itens no seu checklist é pelo prazo. Aconselha-se que você sempre execute mais cedo as tarefas com prazo, enquanto adia aquelas que podem ser realizadas a qualquer momento.

Fase IV: Conclusão

E aí, será que seu checklist deu certo? Abaixo seguem alguns indicadores de que ele foi concluído com sucesso.

13. Faça uma coisa de cada vez

Parece óbvio, mas nessa vida multitarefa que levamos, é preciso enfatizar a necessidade de se fazer uma coisa de cada vez. Se precisar aguardar algum retorno, como um feedback, passe para a próxima, mas volte para as tarefas iniciadas assim que possível.

14. Delegue conforme necessário

Se você ou sua equipe não puder concluir a lista de verificação por conta própria e/ou dentro do tempo desejado, não há problema em delegar. Procure ajuda externa quando necessário para manter-se no caminho certo.

15. Marque as tarefas completas

Agora vem a melhor parte: quando finalmente concluir uma tarefa, marque-a como concluída. Parece óbvio, mas a marcação de cada item realizado não apenas dá a você uma sensação de realização, mas também evita o incômodo de ter que lembrar o que você fez ou não, caso for interrompido.

Conclusão

Agora sim! Vimos neste post o que é checklist, para que serve e como fazer o seu, de forma detalhada! Você vai ver, colocando essa ferramenta na prática, como ela muda sua vida e dá uma lição sobre como aproveitar melhor o tempo. Se por acaso você se animou com o conteúdo e quer continuar aprendendo, confira os cursos de Gestão do Tempo e de Gestão da Rotina da FM2S! Aproveite e bons estudos!