Como a organização pode te ajudar a ser mais produtivo

Você perde muito tempo durante o dia devido à desorganização? Talvez você gaste cinco minutos procurando por um arquivo perdido, outros cinco procurando por um e-mail detalhando uma reunião importante, e talvez 10 minutos a mais encontrando a lista de tarefas de hoje, perdida nas pilhas de papéis em sua mesa.

Antes que você perceba, você passou uma hora ao longo do dia procurando por coisas que não consegue encontrar. E isso é apenas um dia! Imagine quanto tempo você está perdendo a cada semana, a cada mês e a cada ano!

Muitas pessoas lutam contra a desorganização. E, enquanto alguns pensam que podem ter sucesso em meio ao caos, essa desorganização pode acabar custando caro. A desorganização pode nos impedir de receber a promoção que sempre desejamos. Pode bloquear nossa criatividade, adicionar estresse a nossas vidas e nos impedir de sermos tão produtivos e eficazes quanto poderíamos ser.

Neste artigo, você verá algumas estratégias que te ajudarão a se organizar, para que possa começar a viver e trabalhar em todo o seu potencial!

Organize seu dia no trabalho

• Use um notebook - Uma estratégia que muitas pessoas organizadas usam é trabalhar com um notebook. Este caderno é como um "pega-tudo" para seus pensamentos e para o que você faz durante o dia.

Por exemplo, use seu notebook para fazer anotações quando estiver conversando com um colega ou com um cliente no telefone. Se você está trabalhando e precisa se lembrar de contar algo ao seu chefe, anote-o no seu caderno. Se você tiver uma sessão de brainstorming à tarde, suas ideias também podem entrar.

A vantagem de um caderno é que você mantém todos os seus pensamentos, conversas e ideias em um só lugar. E, uma vez que as coisas estão escritas, você não precisa desperdiçar energia mental lembrando-se de tudo!

É útil iniciar uma página nova e datada todos os dias. Dessa forma, você pode facilmente voltar e encontrar as informações necessárias.

• Organize-se durante os primeiros 15 minutos do seu dia - Quando você entrar no escritório pela manhã, passe os primeiros 15 minutos olhando o que precisa fazer naquele dia. Comece com a lista "Próximas ações" do seu programa de ação, se você tiver um - ou fazer uma lista de tarefas, com suas prioridades mais importantes no topo. Isso lhe dá uma sólida compreensão de quais tarefas são mais importantes para serem concluídas primeiro e o que você pode concluir no final da tarde.

Durante esse tempo de organização, saber quando você faz seu melhor trabalho também pode ser uma ferramenta útil de agendamento.

• Limpe sua área de trabalho - sua área de trabalho pode se tornar uma zona "comum". Há documentos antigos, projetos futuros, arquivos que você está usando atualmente e uma pilha de papéis que você ainda não colocou. Embora algumas pessoas sintam que trabalham melhor com uma mesa desordenada, é uma distração e uma inibição para muitos de nós.

Se você deseja se organizar, limpar sua área de trabalho é uma estratégia inteligente. Isso pode ser uma tarefa demorada, por isso, talvez seja melhor trabalhar nisso no final do dia ou no fim de semana. É importante fazer isso devagar, especialmente se sua mesa for extremamente confusa!

Comece limpando tudo da sua mesa. Arquivo, documentos e relatórios que você terminou de usar e recicle tudo o que não precisa. Material de escritório deve ir em uma gaveta ou armário.

Os itens restantes são provavelmente arquivos e documentos que você precisa atualmente.

• Crie uma "área de ação" em sua mesa - Use esta área para os materiais necessários para concluir o projeto no qual você está trabalhando atualmente. Assim que concluir cada "ação", limpe essa área para se preparar para a próxima tarefa.
• Organize suprimentos ou arquivos que você usa com frequência - Quanto mais você usar algo, mais próximo ele deve estar de você. Organize sua mesa para utilidade, não pela aparência.

Como você mantém sua mesa organizada? Passe cinco minutos no final de cada dia limpando sua mesa e mantendo-a organizada. Dessa forma, você pode entrar no trabalho no dia seguinte com uma superfície clara e organizada.

Dica: O 5S é uma ferramenta desenvolvida no Japão com o objetivo de resolver o problema dos ambientes desorganizados. Ele é uma sigla, para 5 palavras do idioma japonês: Seiri (Utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (Disciplina) Seiketsu (higiene). Cada palavra (ou S) corresponde a um senso específico, que deve ser trabalhado para manter o ambiente produtivo e organizado.

[caption id="" align="aligncenter" width="600"] Curso rápido 5S[/caption]

Ferramentas para você te ajudar a colocar em prática a organização

Vivemos em uma época de alguma tecnologia incrível. Vamos usá-lo para se organizar!

• Use calendários ou planejadores digitais - Muitas pessoas os usam para ajudar a organizar seus horários. Estes podem ser muito úteis para mantê-lo na tarefa!

Por exemplo, muitos calendários digitais, como o iCalendário, permitem que você codifique tarefas em cores. Você pode usar vermelho para urgente, verde para prazos estendidos e azul para tarefas de baixa prioridade. A codificação por cores do seu dia ajuda você a ver rapidamente o que precisa fazer primeiro.

• Use uma planilha para acompanhar seu progresso - As planilhas são úteis porque você pode usar a formatação condicional que avisa quando as tarefas estão chegando perto dos prazos. Como resultado, você pode ver rapidamente quais itens estão ou não no prazo. Isso é especialmente útil quando se trabalha com uma equipe e quando você precisa estar ciente do progresso das pessoas.

Gestão Organizacional Pessoal

Ofereça-se uma recompensa - Se você está achando difícil se organizar, tente se oferecer uma recompensa. Por exemplo, se você completar quatro coisas em sua lista de tarefas, recompense-se com uma xícara de café ou com 10 minutos de tempo livre para navegar na web.

• Use um calendário - Se você inserir algumas coisas em seu Personal Digital Assistant (PDA) e algumas coisas em seu planejador de mesa, provavelmente perderá os principais compromissos e tarefas.
• Programar pequenas tarefas - Se uma tarefa ou projeto exigir uma ação antecipada (como pegar café para a reunião da equipe), agende também essas tarefas relacionadas em seu planejador. Isso ajuda você a reservar tempo suficiente para fazer tudo.
• Digitalize seus documentos - Se você não gosta de ter um escritório com muitos arquivos, então por que não digitalizar todos os seus documentos e armazená-los no seu computador? Se você tiver um assistente pessoal, essa seria uma ótima tarefa para delegar. Caso contrário, tente digitalizar alguns documentos todos os dias e, por fim, digitalize todos os documentos do projeto a longo prazo.
• Escolha as ferramentas de organização de que você gosta : escolha produtos que atraiam você em um nível visual ou emocional. Por exemplo, se você decidir começar a usar um notebook diariamente, compre um que realmente goste. Quando suas ferramentas são visualmente atraentes e confortáveis, é mais provável que você as use.

Pontos chave

A desorganização pode custar-lhe o avanço na carreira, diminuir sua produtividade e adicionar estresse à sua vida. Dedicar tempo e esforço para se organizar pode ajudá-lo tremendamente a longo prazo.

Comece usando um caderno regularmente para acompanhar conversas, ideias e lembretes. E comece todos os dias com uma mesa limpa e uma lista organizada de tarefas. Use a tecnologia para manter sua agenda e projetos funcionando sem problemas. Recursos como codificação de cores e alarmes de áudio podem ajudá-lo a garantir que você não perca compromissos ou prazos.