Como e por que racionalizar o seu portfólio de projetos?

Como e por que racionalizar o seu portfólio de projetos?

Você enviou o orçamento para os projetos nos quais você trabalhará nos próximos seis meses. Mas o chefe do seu Escritório de Programas Estratégicos acabou de ligar para dizer que você não pode fazer tudo isso! Por quê? Bem, não é porque ele está questionando o benefício desses projetos - afinal, o caso comercial de cada um já foi aprovado. O problema é que os fundos são limitados e o portfólio, como está, precisa de mais dinheiro do que você tem. Agora você precisa refazer seu plano geral para reduzir os custos em 15%. Então, como você decide quais projetos manter e quais atrasar ou abandonar?  Este artigo fornece um processo robusto para você racionalizar o seu portfólio de projetos.

Como usar a ferramenta?

Siga estas etapas para racionalizar seu portfólio de projetos:

Etapa 1: preparação

Passo 1 - Entenda o Plano de Negócios

Seus projetos devem ter sido projetados para contribuir direta ou indiretamente para a entrega do plano de negócios de sua organização. Então, a primeira coisa que você precisa fazer é entender esse plano completamente para que você possa tomar decisões informadas sobre como reduzir seu portfólio de projetos. Se você não fizer isso e, como resultado, você cortou um projeto que não percebeu ter sido estrategicamente importante, corre o risco de impossibilitar a implementação do plano de negócios.

Passo 2 - Entenda seus recursos escassos

Em seguida, você precisa estar bem claro sobre o que mudou. O que motivou a necessidade de racionalizar seu portfólio de projetos? Quais recursos são escassos agora?

Você deve se concentrar firmemente na redução do uso desses recursos nas etapas a seguir. O outro lado disso é que você pode querer aumentar seu uso de outros recursos para compensar, então você precisa saber exatamente o que eles são também.

No exemplo que demos no começo deste artigo, os recursos escassos eram dinheiro. Em outras situações, pessoas / especialistas, equipamentos ou até mesmo o tempo também poderiam ser mais limitados do que você pensava originalmente.

Algumas definições:

A palavra programa é usada de maneira diferente em diferentes organizações, mas um significado geralmente aceito é que um programa é um grupo de projetos relacionados, muitos dos quais estão sendo trabalhados simultaneamente. Por exemplo, uma organização de serviços financeiros ao consumidor pode ter um programa de economia, composto pelos projetos necessários para lançar diferentes produtos de poupança.

Um portfólio de projetos, por outro lado, é um conjunto de projetos ou programas geralmente não relacionados, projetados para fornecer um plano geral. No nível mais alto, o plano de negócios da sua organização é entregue por meio de um portfólio de projetos. Isso poderia incluir um novo programa de produtos (com programas de economia dentro dele), mas também um projeto de realocação de escritório e um programa de substituição de servidor, digamos.

Etapa 2: Identifique possíveis alterações em seu portfólio de projetos

As etapas desse estágio são iterativas, e não sequenciais. É preciso investigar o que você poderia fazer primeiro e observar as implicações que cada um teria nos escopos de outros projetos, cronogramas de entrega, custos, benefícios, perfis de risco e impactos; e no plano geral de negócios.

Você então precisa voltar pelas etapas e continuar aprimorando até que o escopo de seu portfólio de projetos seja aceitável.

Etapa 3 - Revise quais projetos são essenciais e quais são "bons para se ter"

A maneira mais fácil de reduzir custos e reduzir a pressão sobre recursos escassos é interromper projetos. Revise sua lista de projetos - há algo que você possa fazer sem?

Quando as condições se tornam mais difíceis, muitas vezes você pode visualizar suas propostas com mais clareza e ver coisas que você pode realmente dispensar.

Etapa 4 - Estenda os cronogramas do projeto

Outra maneira relativamente simples de reduzir as demandas de fluxo de caixa, pessoas ou equipamentos, é estender o cronograma de projetos individuais.

A questão básica é: o projeto inteiro poderia ser entregue mais tarde e ainda conseguir o mesmo benefício? Por exemplo, se o seu projeto fosse atualizar todos os PCs da sua organização em seis meses, isso poderia acontecer em 12 meses? Ou uma atualização de produto poderia ser lançada em junho, em vez de janeiro?

Uma variação disso é a fase do projeto: em vez de fazer tudo agora, o projeto poderia ser entregue em fases. Essa fase pode ser organizada de várias maneiras diferentes, por exemplo:

• Geograficamente/por setor de mercado: Em vez de implementar um novo produto em todo o mundo este ano, ele poderia ser lançado nos EUA agora e no resto do mundo no próximo ano? Poderia o novo produto ser lançado através de consultores financeiros independentes agora, mas para vendas baseadas na Internet depois?
• Funcionalmente: Marketing e finanças podem ter seus PCs atualizados agora, mas a produção deve ser adiada até o próximo ano?
• Por escopo: Os componentes essenciais do novo sistema poderiam ser entregues agora, e o restante entregue como “atualizações” mais tarde?

Estender a escala de tempo muitas vezes resulta no custo do projeto mais no final, mas se essa não for a consideração principal, isso pode ser aceitável.

Etapa 5 - Ajustar seu portfólio

Seu portfólio geral de projetos deveria ter sido projetado para fornecer o plano de negócios de sua organização. Mas, com a natureza progressiva dos projetos, é fácil se tornar desalinhado.

Portanto, sua próxima tarefa é avaliar se a combinação geral de projetos e programas no portfólio realmente tem o escopo certo para fornecer os benefícios que sua organização precisa. Analise os projetos em termos de:

• Benefícios: Priorize os projetos de acordo com o tamanho dos benefícios oferecidos e com que proximidade eles se encaixam estrategicamente no plano de negócios. Quais projetos são essenciais (com benefícios de alto valor que fornecem uma parte central do plano de negócios) e quais são mais periféricos?
• Financiamento: analise o financiamento necessário para cada projeto. Quais projetos darão os melhores benefícios para o investimento? Se o fluxo de caixa é importante, faça uma previsão de fluxo de caixa para o ciclo de vida do projeto. Algum dos projetos tem um perfil de financiamento particularmente preocupante?
• Escopo: algum de seus projetos tem escopo desnecessário? Algum deles se sobrepõe? Poderia o escopo (e, portanto, as demandas de recursos escassos) de qualquer projeto ser reduzido sem reduzir o escopo geral da carteira?
• Risco: Entenda os riscos envolvidos em cada projeto. Em geral, projetos que oferecem alto retorno tendem a ser mais arriscados. Quando você está racionalizando um portfólio, é tentador cortar projetos que oferecem os menores benefícios, no entanto, esses são frequentemente os projetos de menor risco. Ao cortá-los, você aumenta o risco geral no portfólio.

Isso é importante, porque, se você estiver realizando muitos projetos de alto risco ao mesmo tempo, há o risco de que alguns deles fracassem ou de que você precise de todas as suas melhores pessoas para garantir que os projetos sejam entregues!

Sua análise em cada uma dessas áreas provavelmente resultará em prioridades diferentes, embora sobrepostas. Continue percorrendo essas quatro áreas até chegar à melhor combinação de projetos priorizados e reformulados.

Pontos chave

É uma ocorrência comum - geralmente durante o processo de orçamento de uma organização - que os gerentes de portfólio de projetos ou programas precisam reduzir a quantidade de recursos que seus projetos estão usando. Neste momento, o dinheiro é provavelmente o recurso mais escasso, mas a falta de disponibilidade de indivíduos ou equipamentos importantes também pode significar que os portfólios de projetos precisam ser reduzidos.

Racionalizar um portfólio de projetos é um processo interativo. Você pode reduzir o escopo de projetos individuais, estendê-los para reduzir a intensidade com que eles usam recursos escassos, atrasar projetos e cancelá-los completamente. Ao equilibrar cuidadosamente vários aspectos do portfólio de projetos, muitas vezes você pode fornecer os benefícios estratégicos necessários, apesar do racionamento de recursos escassos.