Como elaborar um evento kaizen com seu grupo kaizen?
O que é um grupo kaizen?
Grupo Kaizen é uma equipe que trabalha continuamente para encontrar mudanças incrementais para melhorar a qualidade e eficiência do negócio. Esta abordagem acredita que os funcionários são as melhores pessoas para identificar as oportunidades para a melhoria, uma vez que eles trabalham no dia a dia da operação.
Isso, portanto, promove uma cultura que incentiva e recompensa os funcionários por sua contribuição para o processo. Os principais objetivos do grupo kaizen são a normalização, eliminação de resíduos, melhoria da qualidade a baixo custo e entrega no prazo.
Como criar um evento para o grupo kaizen?
Os eventos Kaizen são projetos de melhoria de curta duração com um objetivo específico de melhoria. Tipicamente são eventos de uma semana conduzidos por um facilitador com o grupo kaizen, formado predominante por membros das áreas em que o evento do grupo kaizen está sendo conduzido. Além disso, há mais algumas pessoas das áreas do suporte e até mesmo da gerência.
Eventos Kaizen, embora normalmente promovido como eventos isolados, devem ser parte de um programa global de melhoria contínua. Só com isso, a empresa conseguirá ser bem-sucedida tendo ganhos sustentados.
Eventos Kaizen em um ambiente onde eles não são suportados ou entendidos como importantes, têm ganhos que são rapidamente perdidos em um curto período de tempo conforme as pessoas voltar às suas antigas formas de trabalho.
Quais são os tipos de eventos kaizen?
Kaizen eventos têm evoluído e há um grande número de nomes. Um mais criativo que o outro, muito embora pensemos que no fundo, são eventos para o grupo kaizen trabalhar:
- Kaizen Blitz;
- Explosão Kaizen;
- Workshops de Melhoria Focada;
- Workshops Kaizen;
- Workshops de Melhoria Contínua;
- Eventos de melhoria acelerada;
- Workshops rápidos de aperfeiçoamento de processos;
Os eventos Kaizen também podem ser direcionados a ferramentas ou áreas específicas:
- Kaizen 5s
- Kaizen TPM
- Kaizen para Redução de Setup (SMED)
- Mapeamento de Fluxo de Valor ou Kaizen de Fluxo
- Kaizen da Cadeia de Suprimentos
Mais uma vez, apesar dos vários nomes, todos estes eventos têm objetivos e estruturas comuns. São um meio do grupo kaizen olhar e aproveitar as ideias e a criatividade na criação de uma mudança com o objetivo de melhorar uma área específica do seu negócio. Para ser bem-sucedido, no entanto, um evento kaizen requer boa liderança e planejamento cuidadoso. Falha num bom planejamento, muitas vezes, levará o grupo kaizen a um evento onde a maioria da equipe ficará confusa sobre o que se espera de resultados.
Rodar com sucesso um evento kaizen bom pode fazer grandes melhorias, gerando melhorias da ordem de 20% a 100% em áreas como eficiência, qualidade e desempenho de entrega. Os eventos Kaizen também devem ser aplicados em todas as áreas, não apenas na produção. Isso muitas vezes pode gerar poupanças significativas e melhorias nas áreas de serviço de sua empresa. Por incrível que parece, gerando ganhos muito maiores do que os alcançados nas iniciativas de kaizen na área produtiva.
Como planejar um evento kaizen?
Você precisa definir exatamente o que espera alcançar e onde deseja chegar com o seu evento kaizen. As etapas a seguir serão executadas por meio de uma série típica de tarefas que precisam ser realizadas para ter um evento kaizen bem-sucedido. Muitas destas etapas se sobrepõem no tempo e o senso comum precisa ser aplicado ao detalhar um plano para seu blitz kaizen.
Dica: baixe gratuitamente nossa apostila de Mapeamento de Processos.
Como conduzir o evento kaizen?
Qualquer evento kaizen, para ser bem-sucedido, vai precisar de alguém para liderar e facilitar o evento. O gerente de área ou líder da equipe poderão liderar o evento o evento, mas para a condução dele, é importante ter alguém experiente nas técnicas Lean.
A experiência facilita muito a condução desses tipos de Eventos. Um bom facilitador poderá ajudar o grupo kaizen a permanecer no caminho e irá puxá-los nas direções corretas para alcançar os melhores resultados possíveis.
Falhar em escolher um bom facilitador pode levar a eventos que não conseguem nada. Isso pode acontecer, devido ao fato dos participantes se tornam confusos e desmotivados com o processo e deixarem de participar. Se você está escolhendo um consultor para assumir esse papel, peça para falar com os clientes anteriores para descobrir suas verdadeiras habilidades.
A FM2S tem entre seu portfólio o serviço de condução de grupos kaizen por meio de eventos. E, caso necessário, nos consulte que teremos o maior prazer em estruturar uma proposta para o sucesso do seu projeto.
O que é preciso para alinhar o kaizen com a gestão?
Como com qualquer outra iniciativa, é importante que a alta gestão seja totalmente responsável e envolvida. Sem seu comprometimento teremos resultados medíocres que não se sustentaram na segunda-feira.
Quais são os limites do evento kaizen?
Onde você quer executar o seu evento kaizen? Defina os limites precisamente para que todos saibam exatamente quais áreas e departamentos estarão envolvidos. Se é uma área de produção, por exemplo, mostrar onde o evento irá afetar na planta fabril para que todos entendam o que está envolvido. Eliminar a possibilidade de desculpas é vital para o projeto ser bem-sucedido.
Qual o objetivo do evento kaizen?
Qual é o objetivo do evento? É uma blitz de 5S para introduzir os princípios 5S para a área, ou você está tentando reduzir o espaço ocupado por uma célula de produção para dar espaço a um novo produto, ou talvez você está olhando para tornar as coisas mais eficientes ou reduzir os prazos de entrega. Você precisa ter uma ideia clara do que é que você deseja alcançar antes de começar. Isso então precisa ser desenvolvido em metas e medidas claras.
Como comunicar o evento kaizen?
Deixe todos na empresa saberem o que é que você vai fazer. Não deixe que isso seja uma surpresa, diga-lhes por que você está fazendo isso ou a rádio peão vai entrar em ação.
Como criar o grupo kaizen?
Selecione a equipe. Geralmente o líder será o supervisor ou líder da equipe da área que irá participar do evento, dependendo da estrutura da sua empresa. Você deve assegurar que seu líder de equipe seja positivo, apoie a criação de mudanças e esteja plenamente consciente dos negócios para fazer melhorias. Um líder da equipe que não esteja convencido ou se sinta ameaçado, poderá restringir as melhorias que estão sendo feitas.
Tipicamente, os membros da equipe devem ser formados por pessoas que trabalham na área em que o evento ocorre, além de várias pessoas de outras áreas de apoio, como manutenção, administração, vendas, etc. Também vale a pena adicionar algumas pessoas da próxima área em que um evento Kaizen está planejado. Isso irá assegurar que eles tenham alguma experiência para o próximo evento.
Como medir o desempenho do seu evento kaizen?
Você precisa se tornar mais específico sobre quais melhorias você deseja fazer e colocar em prática, medidas para mostrar os níveis atuais de desempenho. Então, se você está olhando para melhorar a eficiência, você precisa começar a coletar dados para mostrar o desempenho atual que para comparar após o evento ser concluído. As medidas típicas são:
- Produção por pessoa por hora
- Espaço Utilizado
- Distância da percorrida
- Tempo de espera
- Estoque em processo (inventário)
- Níveis de rejeição
Tire fotografias e filme a área para que as pessoas possam comparar o antes e depois.
Nota: Se um dos objetivos é melhorar a eficiência e, assim, reduzir a mão-de-obra necessária, você deve garantir que todos saibam que isso é para deixar as pessoas livres para outros trabalhos, eliminando as redundâncias.
Nenhum projeto de melhoria jamais deve colocar as pessoas na rua. Ninguém vai trabalhar duro para melhorar qualquer coisa se eles estiverem arriscados a perder seu trabalho. Todas as pessoas devem ser realocadas em outros lugares ou treinadas para criar melhorias adicionais.
Como se capacitar para o evento kaizen?
A minha sugestão é para acessar e cursar nossas certificações Lean. Elas são poderosas sob o ponto de vista do aprendizado das ferramentas necessárias para o evento. Um grupo kaizen capacitado com essas ferramentas, será um grupo de sucesso. Se quiser começar pelo Cursos de Lean Gratuito, Lean Especialista ou a oficina de Lean Presencial, fique à vontade. Também, não podemos esquecer do curso de 5S totalmente gratuito, que é ideal para começar por meio de um evento.
Como pré-planejar o evento kaizen?
Para que qualquer evento seja um sucesso, você precisa ter um plano geral do que você provavelmente fará durante a blitz. Este é o lugar onde um bom e experiente facilitador vem a ser muito útil. Eles fundamentais para o seu evento. Mapeie um cronograma aproximado para o seu evento:
Exemplo possível
- Dia 1: Treinamento, coleta e análise de dados
- Dia 2: Análise e modelagem
- Dia 3: Mudança de layout
- Dia 4: Refinamento do novo layout, instruções padronizadas
- Dia 5: Refinamento, apresentação à gerência, Jantar e rodada de Chopp Colorado
Se você vai rearranjar layouts, então precisará obter eletricistas, equipamentos móveis e uma equipe de apoio organizada para o provável dia/noite em que as coisas serão movidas. Se você vai for criar um fluxo com áreas definidas e rotulagem clara, então precisará de fita de marcação do chão, tinta, máquinas de rotular, etc.
Pense e planeje com antecedência e assegure-se de que você tenha no lugar tudo que é provável necessitar para o projeto específico. De materiais de limpeza a guindastes.
Como fazer o evento kaizen propriamente dito?
Dependendo da natureza do seu evento kaizen, tenha uma agenda aproximada mapeada do que você espera alcançar, como na seção acima. Seu facilitador deve fornecer treinamento e suporte para a equipe, conforme necessário, bem como garantir que o ritmo de mudanças seja mantido. É importante garantir que as pessoas estejam entusiasmadas e ocupadas para a maior parte do projeto. A falha de mantê-los envolvidos fará com que você perca o entusiasmo e apoio para as mudanças em curso.
Se você tem uma visão do que deve ser alcançado, não se surpreenda se a equipe selecionar outra coisa. Eles são os que realmente sabem como as coisas funcionam em suas áreas e o que irá facilitar o trabalho.
Não os arraste de volta à sua visão, deixe o facilitador ajudá-los para criem e trabalhem nela. Ideias que a equipe tem, são mais propensas a ser sustentável do que as ideias forçadas sobre eles. Tire fotos e vídeos como o evento se desenrola para o resultado final. Criar uma placa o mostrando antes e depois com os resultados, é uma ótima maneira de treinar e obter o compromisso de equipes para novas áreas.
Como apresentar?
No final de um projeto a equipe deve fazer uma apresentação para a gestão e até mesmo para o resto da força de trabalho com o objetivo de mostrar o que eles conseguiram trabalhando como um grupo kaizen. Na minha experiência, esses eventos sempre conseguem fazer avanços surpreendentes que deixa equipe genuinamente orgulhosa.
Peça à equipe que apresente o quadro de histórias mostrando antes e depois com fotos, bem como os benefícios que foram obtidos por meio da blitz kaizen. Se os dados estiverem disponíveis para mostrar como as medidas foram impactadas, então isso deve ser apresentado também.
Como encerrar o evento?
No Brasil, nós frequentemente não felicitamos nossa equipe por um trabalho bem-feito. Um jantar simples com algumas garrafas de cerveja artesanal (também entramos nessa) é uma maneira barata, mas muito eficaz de mostrar nossa apreciação para um trabalho bem feito.
O evento kaizen acaba ao seu final?
Kaizen, em japonês, é sobre fazer muitas pequenas melhorias em uma base contínua. Sua equipe precisa agora para continuar o trabalho que foi feito dentro do evento, monitorando continuamente o desempenho da área de trabalho e chegando com mais melhorias. Se você deixar de dar à equipe a motivação para continuar a melhorar, quaisquer ganhos que você fez por meio de seu projeto irá por água abaixo.
E agora, como continuar o evento kaizen?
Planeje seu próximo evento em outra área da empresa, uma blitz kaizen não é destinada a ser uma maneira de resolver uma crise aguda que o negócio enfrenta. O evento kaizen é uma série contínua de melhorias. Você executar eventos mensalmente, dependendo do tamanho da sua organização. Cada área diferente poderá ter um foco diferente. E assim, cada área deve ser revisitada para novos eventos em uma base regular, kaizen é a contínua mudança para melhor.
Será que eu ou minha empresa precisam do kaizen?
Crie seu grupo kaizen antes que seja tarde demais. Vão por mim. Vemos em nossas certificações White Belt, Yellow Belt, Green Belt e Black Belt, vários relatos de crises profundas que algumas empresas entraram por não terem a importância dessa visão.
Não adianta fazermos um VSM, uma Regressão Linear, um Histograma ou até mesmo um Projeto Lean Seis Sigma se eles não estiverem comprometidos com a estratégia da melhoria. Portanto, se sua empresa não está nesse barco, comece antes que seja tarde demais. Junte um grupo e venha fazer um curso conosco. Aproveite nossas condições especiais para grupos de empresas. Vale a pena.