Como escolher a melhor estratégia para implantar um ERP?

Como escolher um software ERP?

O software Enterprise Resource Planning (ERP) oferece como benefícios, processos de negócios simplificados e integrados, menor custo de operação, relatórios aprimorados, segurança de dados e aumento da produtividade. Com múltiplos benefícios provocados por um sistema ERP eficiente, o processo de seleção do sistema certo que pode ajudar a suportar as necessidades de sua organização, pode às vezes, ser assustador. Mesmo para um Green Belt ou Black Belt experimentado, um processo de implantação ou mudança de ERP pode ser desafiador.

Para ajudar a aumentar as chances de escolher o software ERP certo, falaremos sobre algumas dicas para as etapas-chave para selecionar o software ERP correto.

Conheça e priorize seus requisitos de software

Comece por identificar quais desafios você deseja resolver e o que seu sistema atual não pode fazer por você. É melhor dividir a lista em recursos que são obrigatórios e em recursos que são desejáveis. Quanto mais específico você pode ser sobre seus requisitos de software, melhor. Ao saber o que você precisa, você estará em melhor posição para controlar o processo de seleção, em vez de permitir que os fornecedores de software ditem suas necessidades.

Avalie cuidadosamente suas opções antes de decidir sobre um sistema ERP

É importante consultar a gerência e as principais partes interessadas e pedir-lhes a sua contribuição na fase de avaliação. Também vale a pena considerar como os sistemas que você selecionou afetam a integração com seus sistemas de escritório existentes, os recursos e as métricas de relatórios do sistema ERP.

Crie uma pequena lista de fornecedores de software

Determine quais fornecedores melhor atendem sua indústria, requisitos e orçamento. Lembre-se de que é melhor listar pelo menos cinco fornecedores e produtos para avaliar.

Avalie de perto demonstrações de software ao vivo

Comece por preparar breves scripts de demonstração que detalham fluxos de trabalho específicos que você deseja avaliar na demo. Depois de cada demonstração, encontre sua equipe para discutir os pontos fortes e fracos da demonstração e compare notas.

Compare os preços

Uma vez que você reduziu sua lista de fornecedores, agora pode pedir aos fornecedores uma cotação de preços detalhada e comparar os termos que os vendedores oferecerão com suporte, treinamento, hardware de terceiros e modelos de preços.

Obtenha referências de fornecedores

Peça ao vendedor que você escolheu, uma referência que compartilha uma necessidade e tamanho de negócios semelhantes. Ao falar com a referência, não hesite em perguntar sobre os desafios que enfrentaram com o sistema e como o fornecedor conseguiu solucionar problemas.

Decidir

Dada toda a informação que você recolheu no processo, decida se o fornecedor e o sistema ERP são os melhores para a sua organização. Certifique-se de que todos os acordos e requisitos que devem ser cumpridos são anotados por escrito pelo fornecedor.

Como o ERP estará vinculado a todos os aspectos do seu negócio, muitas pessoas de vários departamentos, conselhos executivos e até mesmo consultores externos podem ser obrigados a oferecer informações durante o processo de seleção. Quando você reduziu suas escolhas, como você escolhe o melhor para sua empresa?

A FM2S ajustou vários ERPs em clientes e, ao trabalhar por meio do processo de seleção e planejamento, identificamos algumas questões-chave que você deve fazer antes de tomar sua decisão e continuar com a confiança.

A tecnologia fornece a funcionalidade exigida pelo seu negócio?

Suas melhores práticas e processos de negócios não devem ser comprometidos e ajustados às capacidades do seu software. Você quer uma solução ERP que possa lidar com todas as suas necessidades comerciais. As deficiências nas funções que suas equipes precisarão usar todos os dias certamente garantirão insatisfação, falta de adoção de usuários e recursos desperdiçados. Isso o deixará pior do que você antes de implementar a solução.

O sistema ERP se integra bem com seus outros sistemas?

Além da tecnologia em si, pense no fato de que você quer que seu novo ERP se integre perfeitamente com seus outros sistemas para que você possa facilmente compartilhar dados entre aplicativos. A longo prazo, você economizará tempo e recursos. Se o ERP pode se integrar facilmente, sem soluções de custo e demorado, você terá um ambiente de TI harmonioso e uma melhor chance de sucesso e satisfação.

Você tem os recursos necessários para a implementação?

Claro, você investigou os desembolsos financeiros para uma nova solução ERP, mas esse é apenas o início dos recursos que serão necessários para uma implementação bem-sucedida. Usuários, analistas, especialistas em processos e gerenciamento também contribuem para o seu sucesso. Você dependerá de sua equipe para avaliar processos e implementação funcional, fazer escolhas difíceis quando necessário e eventualmente validar a implantação adotando-a sem reservas. Envolver todas as partes interessadas durante a implementação e treinamento é a chave para o sucesso da manutenção da solução após o seu parceiro completar a implantação.

Você considerou o custo total de propriedade?

As soluções de ERP são projetadas para contribuir com o sucesso contínuo e rentabilidade do seu negócio, mas não há dúvida de que pode ser um investimento de TI caro. Além dos custos iniciais do software e da implementação, os custos totais de propriedade incluem manutenção contínua, licenciamento, treinamento e suporte. Nos próximos anos, à medida que o seu negócio cresce, poderá ser necessário um orçamento adicional para atualizar, expandir ou modificar a solução original para suportar usuários adicionais, novos escritórios e mudanças nas necessidades e processos de sua empresa.

Certifique-se de discutir seus objetivos de longo alcance e perspectivas com seu parceiro ERP. Existem opções e, dependendo de onde você optar por implantar (no local ou na nuvem), licenças ou opções de assinatura e requisitos de hardware, pode haver uma grande variedade no custo total de propriedade. Um parceiro de ERP confiável e experiente pode ajudá-lo a ver se a solução se adequa ao seu orçamento atual e pode ajudá-lo a prever custos durante todo o ciclo de vida da propriedade.

O seu parceiro de implementação de ERP é um especialista em seu campo, e eles fornecem uma equipe de especialistas?

Selecionar o parceiro de implementação correto pode ser tão importante como selecionar o software ERP correto. O seu parceiro desempenhará um papel crucial no sucesso de todo o seu projeto ERP, tanto a nível inicial como a longo prazo. Certifique-se de que seu parceiro tenha experiência e referências sólidas na implementação de soluções em seu campo de negócios. Eles são grandes o suficiente para montar uma equipe estável e consistente durante a vida de sua solução? Certifique-se de conhecer os técnicos que serão designados para trabalhar no seu projeto e que eles se comunicam e funcionam bem com suas equipes internas.

Os recursos ou consultores que você se envolver para auxiliar na seleção de uma solução ERP provavelmente são encarregados de avaliar aspectos específicos da solução. Eles podem se concentrar em requisitos específicos de negócios, suas próprias áreas funcionais ou áreas de influência, como orçamento ou tecnologia. A entrada de todas as partes interessadas deve ser bem-vinda durante o processo de seleção, mas, no final, o tomador de decisão final tem que o corrigir.