Como fazer gestão de estoque?

A gestão de estoque é feita de diversas maneiras e exerce um enorme impacto financeiro sobre a organização.  Como analisamos há algumas postagens atrás, sobre o custo de estocagem, este inclui o custo de capital relacionado à manutenção do espaço físico e dos bens, o custo do armazém propriamente dito, custo de depreciação dos bens que ficam armazenados, além de outros.

Sendo assim, a gestão de estoque é extremamente importante para a organização, tanto do ponto de vista financeiro, quanto do ponto de vista da manutenção de seus ativos e da alocação de sua mão-de-obra, e é um importante alvo para projetos de melhoria contínua. Analisaremos, neste postagem, a importância e algumas técnicas, sobre o ponto de vista da Logística Lean.

Qual a importância dos armazéns para o sistema logístico?

Os armazéns, bem como o seu setor de gerenciamento, são parte essencial do sistema logístico, sendo que este é apenas uma parte da cadeia de suprimentos. Embora visto por alguns como simplesmente um local para armazenagem de bens, antes que estes cheguem ao consumidor final, a correta logística Inbound dos processos de preparação dos materiais para estocagem, bem como a correta logística Outbound dos processos de consolidação, empacotamento e procedimentos de encomenda e entrega de bens fornecem várias oportunidades para a empresa adquirir vantagens econômicas, e várias formas de se fornecer benefícios ao consumidor final, por meio de maior conforto, confiabilidade, praticidade e melhor atendimento.

A criação de um armazém permite que a organização tenha um ponto central para recebimento, estocagem e distribuição de produtos, o que reforça a importância da escolha correta da posição geográfica - embora determinadas localidades possam fornecer incentivos fiscais para instalação da empresa, é importante fazer uma análise rigorosa a respeito, pois o ganho obtido com tais vantagens pode ser inferior ao custo extra decorrente do aumento de transportes por se deslocar o armazém de uma posição central em relação à região que ele deve atender.

Como funciona o processo Inbound de recebimento dos bens pelo armazém?

Quando os produtos chegam ao armazém, a responsabilidade sobre eles passa da equipe que realizou o transporte para a gerência do local de armazenagem. Esta, por sua vez, tem a função de identificar cada um dos bens, reduzindo ao máximo a probabilidade de ocorrer o "shrinkage cost", ordená-los e levá-los à posição que eles ocuparão temporariamente no interior do armazém. Um desnivelamento da produção, tema bastante abordado na formação de Especialista Lean, é um fator que pode causar excesso de produtos chegando ao armazém, resultando em falta de espaço disponível, má utilização do espaço físico, e dificuldades de organizar e conduzir ao local de armazenagem.

É importante destacar que a estocagem não é um processo estático, de simples alocação de um produto em um espaço físico, mas sim um processo que inclui medidas de segurança e manutenção de um ambiente capaz de preservar a integridade e utilidade dos itens. Quanto mais complexo e sensível for o produto a ser armazenado, maior será o custo e mais rigoroso deve ser este processo de gestão: produtos perecíveis podem necessitar de uma refrigeração intensa, enquanto que produtos de alto valor agregado podem necessitar da alocação de uma equipe de segurança, que os proteja contra furtos ou mau uso.

Como funciona o processo Outbound de retirada dos bens do armazém?

Uma vez solicitado pelo cliente seguinte, que pode ser um processo interno da própria organização, os itens devem ser movidos à sua próxima destinação. Para isso, cada ordem ou pedido externo é recebida pelo armazém, que, uma vez confirmado o recebimento, tem a função de agrupar os produtos que serão entregues, empacotá-los e checá-los por completo, antes que eles possam ser despachados.

Como calcular o custo esperado para uma entrega não-conforme as especificações e verificar se é mais vantajosa a inspeção completa?

É importante analisar os custos e riscos, por exemplo, realizando uma regressão logística - técnica abordada em nosso curso de Black Belt - para verificar a probabilidade de um item ser entregue em não conformidade: faça um "custo esperado", que consiste na probabilidade de o item ser entregue fora da especificação multiplicada pelo custo de retransportá-lo, substitui-lo por um novo e transportar este novo item. Se este custo for maior que o da inspeção total, será um procedimento completamente justificável verificar todos os itens. Ressaltamos que aqui reside uma enorme oportunidade para a realização de projetos de melhoria: reduzindo ao máximo seu indicador (probabilidade de entrega não-conforme a especificação), obtido por meio da técnica da regressão logística, você poderá eliminar a necessidade da inspeção total e, assim, reduzir significativamente seu custo (uma empresa que trabalhe com milhões de entregas mensais terá uma economia de alguns milhões de reais ao fim do mês).

Mais uma vez vale lembrar que o custo logístico de transporte para fora do local de armazenagem também depende da complexidade e fragilidade dos bens a ser transportados: bens frágeis necessitam de um transporte mais cuidadoso, bens perecíveis podem necessitar de um transporte com refrigeração interna apropriada, o transporte de líquidos corrosivos necessitará de caminhões devidamente inspecionados e autorizados, com revestimento interno rigoroso, por exemplo, de aço inoxidável.

Como a logística de armazenagem pode agregar valor ao seu produto ou serviço?

Muitos gestores podem ver a armazenagem apenas como um custo necessário, que permite a operacionalização do processo de entrega de bens aos clientes. Porém, é preciso se lembrar que o objetivo do sistema logístico é a redução dos tempos de ciclo e do total de itens no inventário, diminuir custos e, o mais importante e muitas vezes esquecido, melhor o serviço prestado ao consumidor - lembre-se, a razão de existir de um negócio é atender uma necessidade de um grupo de consumidores, assunto bastante abordado em nosso curso sobre como construir um modelo de negócios com a metodologia Business Model Canvas.

O armazém pode agregar valor se for eficiente, isto é, ser capaz de fornecer os produtos no momento em que estes forem solicitados. Porém, como visto acima, manter produtos em estoque resulta em custo de estocagem, de modo que deve haver uma relação ótima entre a quantidade de produtos a ser mantida em estoque, para ser capaz de atender à demanda quando solicitado, e o custo para manter estes produtos em estoque.

Uma metodologia para alcançar esta relação é o método Lean Kanban, que se baseia no conceito de supermercados, do Lean, e busca manter no estoque os níveis mínimos para que seja possível atender à demanda de produtos sem comprometer a segurança contra oscilações de alta demanda. Em nosso curso de Lean Logistics, abordamos como funciona este método, e como são as formas clássicas de dimensionar estoques com o Kanban. Além disso, criamos uma planilha gratuita em Excel na qual você pode cadastrar seu estoque e calcular o Kanban adequadamente. A planilha mudará de cor conforme a situação do seu estoque: o item que estiver em nível normal ou acima do adequado será mostrado como verde, aquele que precisa ser reposto estará amarelo, e aquele que estiver em situação crítica, no limiar de não poder suprir a demanda, será vermelho. A planilha emite alertas e conta com um exemplo já programado, para que você possa se familiarizar com ela.

Que outros benefícios econômicos a empresa pode obter, construindo ou alugando um armazém?

O investimento em um armazém pode trazer diversas economias de escala para a empresa, ao possibilitar, pela centralização física, operações mais rápidas e eficientes - seja de transporte interno quanto os transporte de itens para o armazém e do armazém para os clientes - uma maior capacidade de estoque, e uma localização central no sistema logístico.

Ao invés de transportar seus produtos de diversas localidades para cada um dos clientes, a empresa, tendo recebido seus pedidos, precisa transportá-los apenas de uma localização central para seus clientes, o que reduz custos tanto para os clientes quanto para a empresa, com relação à operação outbound. Lembre-se que o transporte em si não é algo que agregue valor do ponto de vista do cliente, uma vez que ele deseja pagar pelo produto, e não pela forma como a empresa faz este bem chegar até ele - o que, muitas vezes, é feito de forma ineficiente. Além disso, como comentado acima, no item sobre o Kanban, o armazém pode atuar como um "amortecedor" com relação a oscilações de mercado, protegendo a empresa contra situações de excesso de demanda que pudessem impedi-la de atender às expectativas dos clientes.

Do ponto de vista da logística Inbound, por sua vez, o armazém fornece à empresa a segurança de que, mesmo que seus fornecedores não cumpram, por qualquer motivo, seus acordos de fornecimento de matéria-prima, as operações não serão prejudicadas, seja pela presença de matéria-prima em estoque, seja pela presença de produtos finais já estocados, possibilitando atender, por certo período de tempo - período este que tem influência central no planejamento Kanban - a demanda dos clientes.

Se interessou pelo tema?

A gestão de estoques e a melhoria contínua da cadeia de suprimentos são de suma importância para manter o dinamismo e competitividade de seu negócio, especialmente em tempos de crise econômica, que necessitam do uso mais racional possível dos recursos disponíveis.

Para entender mais sobre este tema, não deixe de conferir nosso curso de Lean Logistics, onde você será apresentado aos princípios da gestão enxuta e eficiente tanto de estoques quanto da cadeia de suprimentos, além de aprender sobre diversas técnicas e indicadores, bem como sua gestão, de forma prática e aplicada! Também abordamos o assunto na Certificação Green Belt e na Black Belt e em diversos posts do Blog, bem como em ebooks que você pode baixar gratuitamente aqui no site.

por: Marco César Prado Soares – consultor associado FM2S e instrutor dos cursos EAD Lean Logistics e Excel