Como fazer um Kaizen em 7 passos

O que é Kaizen? Vamos relembrar...

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que ficou cravada no glossário da melhoria contínua. Em seu princípio, no Sistema Toyota de Produção, era exclusivamente uma atividade diária a ser realizada por todos os operadores. Hoje, além de ser aplicada no dia a dia, pode ser aplicada também com roteiros estruturados, dando origem aos famosos eventos kaizen. Nest post, vamos falar mais sobre como conseguir estes objetivos.

Como estruturar o seu evento Kaizen?

Primeiro, eles são geralmente simples, mas não fáceis. E segundo, a chave para o sucesso está na fase de planejamento. Ambas as observações se aplicam aos eventos Kaizen. O conceito é direto. Uma equipe deixa de lado outras responsabilidades por alguns dias para se concentrar na solução de um desafio importante em pouco tempo. Isso é muito simples, mas obter resultados requer uma quantidade significativa de planejamento e preparação Felizmente, existe um caminho bem definido para o sucesso. Aqui estão os sete passos simples a seguir antes de começar o seu próximo evento.

1. Escolha o facilitador correto

Liderança forte é essencial para um evento Kaizen de sucesso. Você pode contratar um facilitador profissional de fora da empresa ou escolher um funcionário que tenha sido treinado para preencher essa responsabilidade. De qualquer maneira, o facilitador deve ser alguém bem versado em Kaizen e que tenha o conhecimento e as habilidades para alavancar as técnicas de melhoria, como PSDA ou DMAIC, que serão processadas durante o evento. A liderança deve ser conduzida por uma pessoa que possa ajudar a equipe a permanecer no caminho certo. Eles devem entender como se certificar de que todos na equipe tenham voz e saibam administrar conflitos. Saiba mais sobre os conhecimentos básicos para o Kaizen em nosso curso de White Belt e de Introdução ao Lean. Ambos são gratuitos aqui na FM2S.

2. Tenha certeza que a liderança da área está engajada

Os líderes executivos nem sempre estão diretamente envolvidos no evento Kaizen, mas devem ser apoiadores entusiastas que entendam o processo e os objetivos. Idealmente, eles comunicarão seu apoio a todos na organização e ressaltarão a importância desse tipo de trabalho. O apoio executivo é importante porque aumenta a probabilidade dos funcionários se envolverem totalmente. Também ajuda a garantir que os resultados da melhoria sejam duradouros. Por fim, os líderes geralmente estão envolvidos na remoção de barreiras e no fornecimento dos recursos necessários para o evento.

3. Defina muito bem o escopo do evento Kaizen

Um perigo no planejamento de eventos Kaizen é a tentação de tentar ferver o oceano. Mas os eventos Kaizen são projetados para serem muito específicos e direcionados. Eles não são a abordagem ideal para mudanças estruturais que abrangem muitas áreas funcionais. É por isso que é uma boa ideia ter uma definição clara do processo e função de destino antes do início do evento. Você deve indicar claramente quais equipes e departamentos estarão envolvidos e qual problema você está tentando resolver.

4. Reúna os membros

Os membros da equipe do evento Kaizen geralmente incluem aqueles que são diretamente responsáveis pelo processo a ser melhorado e outros interessados, como clientes internos das provas. Você também pode adicionar especialistas no assunto, se apropriado, ou até mesmo clientes externos ou fornecedores. Os eventos Kaizen também devem ser reconhecidos como uma oportunidade de treinamento, então você também pode incluir pessoas que ainda não tiveram a chance de praticar essa técnica de melhoria, mesmo que não estejam diretamente envolvidas no processo a ser melhorado.

5. Defina o que é sucesso

A melhoria é relativa, por isso, para saber se o seu evento Kaizen foi eficaz, você deve definir alguns pontos de referência para melhoria. Isso significa tomar algumas medidas objetivas dos resultados existentes e decidir quanto melhor você espera que eles sejam depois do evento. Esses principais indicadores de desempenho podem incluir métricas relacionadas a qualidade, custo, utilização de recursos, satisfação do cliente, utilização de espaço, eficiência da equipe ou outros resultados importantes para sua empresa.

6. Treine muito bem a sua equipe nos conceitos do Lean

Se sua equipe tiver muita prática com eventos Kaizen, o treinamento pré-evento pode não ser necessário. Caso contrário, é essencial ter tempo para fornecer orientação sobre o que esperar durante um evento de Kaizen e quais ferramentas de melhoria serão usadas. A equipe deve estar treinando sua tecnologia de gerenciamento de melhorias (que é como a empresa acompanha o que está sendo trabalhado de melhoria) e saber como ela será usada antes, durante e depois do evento para apoiar o esforço e capturar o conhecimento gerado. Todos devem ser claros sobre seu papel e saber como seu desempenho será medido. Além disso, é necessário conhecer profundamente os princípios por trás do esforço de Kaizen. Como já comentamos anteriormente, os treinamentos de White Belt e de Introdução ao Lean da FM2S podem te ajudar bastante nisso.

7. Monte com cuidado a agenda do evento

Flexibilidade é importante durante um evento de Kaizen, mas, assim que tudo começar, você deve ter um roteiro geral do que é esperado. Suas necessidades exatas podem variar, mas geralmente, vemos um plano que se parece com: Dia 1: Mapeie e meça o processo atual. Decida os resultados desejados. Dia 2: Considere as causas e possíveis soluções. Conseguir consenso sobre melhorias a serem implementadas. Documentar recursos necessários para aplicar melhorias. Dia 3: implementar melhorias. Dia 4: Meça os resultados e aplique os ajustes necessários. Documentar novo trabalho padrão. Dia 5: Treinamento completo em novos trabalhos padrão. Comunique as mudanças na organização. Reconhecer e recompensar os membros da equipe que contribuíram para o sucesso. Como você pode ver, grande parte do esforço de um evento Kaizen bem-sucedido está na frente. Mas um planejamento cuidadoso é necessário se você quiser alcançar resultados significativos que durem. Se você seguir cada uma dessas etapas, colocará você e a equipe na melhor posição para enfrentar até os desafios mais difíceis.