Organograma: O que é? Como fazer? Siga o passo a passo
Um organograma é um tipo específico de fluxograma bastante utilizado por empresas para demonstrar, de forma estruturada e muito visual, a estrutura formal de toda a hierarquia da organização, através da definição de funções, equipes ou projetos. Confira neste artigo quais os tipos de organograma e os benefícios de utilizá-los, além de como criar um do zero em apenas sete passos.
O que é um organograma?
Organogramas são esquemas gráficos (gráficos organizacionais) capazes de demonstrar, visualmente, como uma empresa está organizada. Seu objetivo é ilustrar a maneira como cada departamento, equipe, ou profissionais individuais, estão relacionados uns aos outros. A definição dessas relações torna possível entender a hierarquia e responsabilidades, bem como, garantir que cada funcionário cumpra sua função, da melhor maneira possível, dentro da estrutura organizacional, e cultura, da empresa.
A origem do organograma está ligada à necessidade de divisões dentro das organizações. Os departamentos permitem aos gestores e diretores executivos, organizar melhor o que cada função representa, que atividades desempenha e quais metas as conduzem. Em suma, possibilita que os objetivos sejam atingidos de maneira mais clara e assertiva, e que os resultados sejam acompanhados com maior “personalidade”, uma vez que estão distribuídos a cada departamento, ou colaborador.
Qual a importância do organograma nos negócios?
Os organogramas possuem usos diversos e podem ser estruturados de diferentes maneiras. Use-os como uma ferramenta de gerenciamento, para fins de planejamento ou como um diretório pessoal.
Um organograma é importante pois, agrega ordem ao que é feito estabelecendo autoridade e esclarecendo as rotas de comunicação interna esperadas de cada cargo da empresa. Isso evita que uma série de erros, contrários a cultura organizacional, surjam, pois sua aplicação foca nesse maior alinhamento do trabalho.
Outros benefícios, inerentes à aplicação de organogramas são:
Melhor comunicação interna: O relacionamento entre líder e colaborador só funciona se o diálogo for algo possível e positivo de alguma forma. Quando cada colaborador conhece e domina sua função, ele se torna um ativo importantíssimo na geração de conhecimento para a empresa, esse conhecimento necessita chegar ao líder, da mesma forma que o líder deve prezar que toda informação pertinente a função transite do topo até a base (colaborador). Essa troca acontece através de uma comunicação eficiente e faz com que cada departamento funcione de uma maneira dinâmica e atualizada;
Planejamento de recursos mais estruturado: Organogramas também servem para organizar projetos e recursos. Isso é importante pois o torna um avaliador de como o capital humano da empresa está sendo utilizado. É possível também avaliar a estrutura salarial, de exigências ou requisitos dos cargos, evolução individual, etc. Tudo isso viabiliza aos gestores compreenderem a situação atual da empresa e quais são as demandas e pontos de possíveis melhorias;
Ampara a cultura organizacional: A estruturação e aplicação de um organograma não só estabelece a hierarquia, mas constrói uma cultura organizacional pois cada colaborador consegue, de forma transparente, se situar nos processos de trabalho, entendendo sua importância na busca por resultados positivos e aderindo as crenças e valores da organização.
Hierarquia mais clara: Qualquer empresa possui uma hierarquia, mesmo as pequenas ou as que optam por uma estrutura mais flexível. Organogramas ajudam no entendimento das funções, responsabilidades e quantia de pessoas que compõem cada nível da corporação. Esse benefício está diretamente ligado a comunicação e cultura organizacional, e os níveis geralmente são divididos em: Estratégico - direção da empresa; Gerencial - gerentes e supervisores; e Técnico - analistas, técnicos e operacional;
Aumento da produtividade diária: Uma estrutura organizacional bem alinhada impacta positivamente a produtividade da equipe, ou de cargos individuais. Isso é possível pois cada colaborador entende seu papel e o impacto que suas tarefas representam na sua função, equipe, departamento e organização. Uma equipe operacional trabalhando com eficiência pode, por exemplo, representar em menores gastos com retrabalho e recall de produtos, o que impacta diretamente na rentabilidade da empresa;
Otimiza o contato com novos colaboradores: O processo de integração de novos colaboradores deve apresentar a cultura organizacional, departamentos e planos futuros da empresa. O aspecto visual do organograma facilita o entendimento da estrutura do negócio a esses novos talentos, pois ele compreende rapidamente quem são os supervisores, como a liderança é composta e os aspectos e expectativas do seu cargo;
Planos de carreira são melhor definidos: A apresentação dos planos futuros da empresa aborda a evolução do colaborador ali, em suma, os planos de carreira servem como motivadores de engajamento no trabalho. Um organograma elaborado pelos Recursos Humanos, por exemplo, pode explicar de forma realista o que cada função representa no todo da empresa, e o que se espera em quesito de competências para que o indivíduo se desenvolva para atingir crescimento e novos níveis em sua carreira;
Previne desvio e acúmulo de funções: Uma vez que cada colaborador, e líder, compreende o organograma geral ou de seu departamento, fica claro como identificar qualquer desvio em sua função, bem como excessos de trabalho e acúmulo de funções. Uma vez identificado isso, é necessário reportar para que o organograma seja revisado e todo o excesso seja redistribuído. Em alguns casos, novos cargos podem surgir.
Quais os principais tipos de organograma?
Existem diversos tipos de organogramas, e o mais importante é escolher e aplicar um modelo que melhor atenda as necessidades da sua organização. Portanto, faça uma análise prévia com os líderes dos setores e considere ampliar a relevância dessa ferramenta integrando-a às demais ferramentas de excelência operacional.
Pensando nisso, separamos alguns modelos. Confira:
Vertical
É o organograma clássico, mais conhecido por todos. Sua representação gráfica estrutura a organização hierarquicamente de cima para baixo, onde o presidente, proprietário ou CEO está situado no topo, e o restante da organização compõe a base.
Para criar um modelo vertical utilizamos “caixas” para preencher cada cargo, departamento, atividades ou quantia de funcionários nesta lógica de topo e base.
Horizontal
Mantém, de certa forma, a proposta do modelo vertical. Contudo, apresenta, em termos gráficos, os cargos de gestão e supervisão (comando) a esquerda, enquanto os cargos operacionais são descritos a direita.
Empresas podem adotar esse modelo para representar um hierarquia “deitada”, o que tem por objetivo, gerar uma percepção mais equilibrada e igualitária da abordagem das atividades.
Matricial
Organogramas matriciais também seguem uma proposta similar aos verticais, contudo, é utilizado em situações em que cada função não é estritamente definida. É um bom modelo para organizações que desejam que o colaborador encontre rapidamente a que supervisor ou departamento ele deve se reportar em caso de dúvidas, erros ou desvios em sua tarefa.
Aqui, a ideia da empresa é representar a flexibilidade. Em projetos multidisciplinares é bastante útil, pois integra diferentes colaboradores, de áreas distintas, em um mesmo prazo e expectativas.
Por funções
Segue a estrutura clássica e é bastante utilizado em pequenas empresas. A ideia é comunicar de forma destacada a função, por exemplo: Compras, Manutenção, Vendas, etc.
Esse tipo de organograma tende a possuir formas de representações gráficas ainda mais elaboradas que os outros. Onde ícones, cores ou elementos comunicam, pontualmente, algo inerente à função.
Por projetos
Atua com a proposta de mitigar a ideia de hierarquia. Através da comunicação de projetos com nomes específicos, e a descrição dos integrantes - de forma a distribuir e visualizar as responsabilidades -, esse modelo nos permite observar o começo, meio e fim de tarefas, por exemplo.
Em barras
Neste modelo - bastante intuitivo - os cargos são representados por barras dispostas verticalmente que, conforme a importância e responsabilidades atribuídas, é maior ou menor.
Visualmente as barras maiores estão a esquerda, e vão se estendendo para a direita.
Como fazer um organograma?
Se você deseja criar um organograma para ilustrar de forma clara e objetiva como sua empresa, ou setor, estão estruturados lhe daremos uma dica importantíssima: Use a tecnologia a seu favor.
Essa é uma dica de ouro pois, além de facilitar em muito a criação de algo que irá acompanhar sua empresa por muito tempo, você sempre terá modelos, design arrojado e suporte profissional em qualquer problema.
Da nossa parte gostamos de utilizar o Microsoft PowerPoint, onde criamos organogramas a partir do gráfico SmartArt. Mas você também pode utilizar o Microsoft Visio, Excel, Word, o Canva, o LucidChart e dezenas de outros sites e softwares.
Confira abaixo como criamos um organograma utilizando o PowerPoint:
Passo 1: Abra o Microsoft Power Point
O primeiro passo é abrir o programa e selecionar uma apresentação em Branco. Se você for utilizar o seu organograma em uma apresentação com fundo específico, por exemplo, você pode optar por apenas criar um novo slide.
Passo 2: Selecione a aba “Inserir” no menu superior
Você deve procurar pela aba “Inserir” no menu superior.
Passo 3: “SmartArt”
Procure e, então, clique no ícone da “SmartArt”.
Passo 4: Procure pelo grupo “Hierarquia”
Com a janela de SmartArt aberta, você deve procurar pelo grupo de “Hierarquia”, selecionando o template que melhor se adequar a sua aplicação. Repare que ao passar o cursor do mouse por cima de cada um dos templates, aparecerá um nome mais específico, podendo você fazer melhor a sua escolha de acordo com o que melhor se adequar ao seu negócio. Para este exemplo escolhemos o mais simples deles.
Passo 5: Coloque o texto
Para colocar o texto em cada um dos blocos, basta clicar em cima das formas. Neste caso, como estamos tratando do organograma de uma organização, o primeiro acima dever se o CEO em seguida os cargos mais baixos dele.
Passo 6: Adicionando novas formas
Muitas vezes o organograma inicial fornecido não terá exatamente a mesma estrutura hierárquica da sua empresa, no entanto, você pode adicionar formas a medida em que necessitar. Para fazer isso, basta clicar no botão “Adicionar Forma” disponível aba superior. Muitas vezes essa forma pode não entrar no local adequado, para isso você pode controlar o nível hierárquico de cada forma selecionando-a e utilizando os botões de “elevar” e “rebaixar”
Você também pode excluir caso o organograma tenha formas em excesso, para isso basta clicar na forma que se deseja excluir e pressionar o botão “delete” do seu teclado.
Passo 7: Personalize o seu organograma
Com as opções de Layout na barra de Ferramentas de Design SmarArt, você pode personalizar o seu organograma da forma que desejar com diferentes formatos, cores e fontes.
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