Como fazer um plano de orçamento que funcione?

Como fazer um plano de orçamento que funcione?

Toda empresa funciona com dinheiro. É o combustível que impulsiona muitas coisas nos negócios. No entanto, por mais que alguém queira que não seja assim, os recursos financeiros são limitados - SEMPRE há muito o que fazer. Portanto, empresas inteligentes e bem-sucedidas criam um plano de orçamento - eficiente e eficaz e que alcança um equilíbrio entre alcançar lucratividade e manter e/ou melhorar a qualidade.

Por que o orçamento é importante?

E o orçamento não é tão fácil quanto colocar uma quantia em dinheiro X no item A e uma quantia em dinheiro no item B. Existem muitos fatores diferentes a serem considerados. É bastante comum que as empresas sejam bem versadas no comércio real (digamos, TI ou marketing, por exemplo), mas faltam quando se trata de contabilidade e orçamento. E isso é importante, porque é o jogo entre despesas e receita que determina se uma empresa pode ou não continuar operando ou se pode dar ao luxo de expandir e crescer. Sem essas duas coisas, uma empresa corre para o chão porque gasta mais do que ganha, ou fica para trás porque não consegue crescer e competir.

Um artigo do Inc.com diz que os orçamentos "minimizam os riscos para os negócios". Outro artigo da Bond Street apresenta uma ótima maneira de ver a importância de um orçamento. Isso não apenas torna o gerenciamento financeiro mais eficiente, mas também significa muito e pode servir como uma referência para você medir o crescimento. Isso faz você fazer perguntas importantes e boas, como:

• Como o seu crescimento ou lucro se compara ao de seus concorrentes?
• Houve alterações inesperadas no orçamento original? Especialmente se estas fossem negativas, que etapas das operações precisam ser executadas para que algo semelhante seja evitado no futuro?
• Existem aspectos do orçamento que podem ser ajustados para que as operações se tornem mais econômicas sem prejudicar ou comprometer a qualidade dos produtos e/ou serviços?
• Os benefícios de um investimento específico, como garantias de marketing atualizadas, software ou infraestrutura de TI, compensam o custo desse investimento?

Rosemary Peavler, em um artigo para The Balance Small Business, resume perfeitamente, chamando um orçamento de “pedágio de gerenciamento crítico e indicador da saúde financeira de uma empresa, identificando novas oportunidades de investimento e medindo o progresso. Em resumo, nenhuma empresa deve ficar sem um orçamento de trabalho. ”

Como fazer um plano de orçamento?

Então, como se faz um plano de orçamento? Aqui estão algumas dicas essenciais para você considerar sempre que se senta e organiza suas finanças.

1. Verifique o padrão de orçamento para seu setor em particular

A primeira coisa que você deve fazer é verificar qual é o padrão em seu setor. Se você é uma empresa de marketing, tente aprender como o orçamento de outras empresas de marketing é melhor, considerando os padrões do setor, pois você terá itens semelhantes no seu orçamento, como honorários de talentos, custos de agências de publicidade, fornecedores de terceiros, como artistas gráficos ou talentos criativos , e similar. Você pode se relacionar melhor com a maneira como os recursos são alocados e fazer suas próprias melhorias e ajustes para atender às necessidades de sua organização específica.

2. Faça sua planilha

A próxima coisa a fazer seria examinar e fazer uma planilha. Entre em contato com possíveis fornecedores e compare seus preços. Uma empresa de TI, por exemplo, que precisa de novos computadores ou equipamentos, seria melhor entrar em contato com vários fornecedores para ver qual deles oferece o melhor valor. Fatore isso na planilha e veja se as opções principais são viáveis.

3. Crie um buffer para despesas inesperadas

A próxima coisa que você deve se lembrar de levar em consideração é considerar algumas permissões. Não seja exato. Na maioria das vezes, os preços de bens ou serviços mudam por um motivo ou outro e a remoção de provisões para possíveis despesas pode causar estragos no seu orçamento (para não mencionar sua auditoria). Além disso, muitas coisas estão fora de suas mãos, portanto, é melhor ter um buffer para qualquer situação inesperada ou injustificada. Isso é especialmente verdade se você estiver fazendo algo novo, como expandir, contratar novas pessoas, mudar de local etc.

Também parte disso é olhar para os seus fluxos e fontes de renda - semanal, mensal, trimestral etc. - para que você tenha uma ideia de quanto pode ter em um determinado momento. Isso é especialmente importante se sua renda mudar com base em determinadas estações do ano. Em seguida, compare isso com seus custos e despesas fixos.

4. Revise e melhore

Outro elemento essencial quando você deseja saber como fazer um plano de orçamento é sempre revisar as coisas. Veja maneiras pelas quais os custos podem ser reduzidos (dentro do razoável) e as operações podem ser reduzidas. Na maneira como um buffer é a preparação para eventos imprevisíveis que estão fora de seu controle, os custos de aparar e cortar envolvem examinar coisas que você pode controlar e maximizar a maneira como elas são utilizadas. Uma empresa sempre terá uso de fundos extras. Especialmente se você é um negócio menor ou novo, revisar seu orçamento e melhorar constantemente é uma das chaves para o sucesso futuro.

5. Faça projeções de curto e longo prazo

Especialmente se você deseja atingir metas ou atingir determinados objetivos, fazer projeções de curto e longo prazo em seu orçamento pode ajudá-lo a medir onde você está e onde quer estar. Digamos que você seja uma empresa de marketing, observe os custos de seu fornecedor - se você está apenas começando, algumas de suas necessidades talvez precisem ser terceirizadas, então você pode considerar o custo de eventualmente estabelecer uma equipe interna para atender às suas necessidades. necessidades.

Etapas e ponteiros simples

Aqui estão algumas outras dicas gerais sobre como fazer um plano de orçamento que funcione:

Acompanhe até as menores despesas

Lembre-se, no final, pequenas despesas se somam. Portanto, certifique-se de registrá-las corretamente. Uma empresa de TI, por exemplo, pode precisar de itens aparentemente mundanos, como cabos e outros, mas sempre vale a pena rastreá-los. Além das razões óbvias, rastrear despesas como essas pode ajudar a identificar possíveis problemas que provavelmente não teriam notado o contrário. Mantenha os recibos e outros registros, mesmo das menores transações, para ter registros muito melhores. Você também pode optar por criar um "orçamento dentro de um orçamento" menor, como fundos diversos ou discricionários, gastando dinheiro em despesas menores, para que não fique entediante ou exigente. Também certifique-se de rotular com precisão todas as despesas, mesmo as menores.

Um exemplo perfeito aqui é o gerenciamento de tempo. Na maioria das vezes, o tempo não é realmente grande quando se trata de planejamento orçamentário. Mas tempo é dinheiro, portanto, acompanhar o tempo gasto pelos funcionários no trabalho é uma parte essencial da análise do orçamento. Veja coisas como definir metas diárias fixas, atribuições de tarefas e reservar um tempo para as tarefas ainda mais comuns, mas essenciais, como verificar e responder a e-mails e coisas assim.

Atualize seu orçamento com frequência

Ao analisar como fazer um plano de orçamento eficaz e eficiente, é necessário atualizá-lo com bastante frequência. Depende de você com que frequência você deseja fazer algo assim, mas poderá perder algo potencialmente significativo para suas operações se não revisitar e atualizar seu orçamento. Você precisa ser flexível e ter a mente aberta para ver se algo precisa ser alterado de uma só vez, ou se você precisar de um pouco mais de tempo antes de implementar/executar uma iniciativa ou projeto específico.

Não conte as galinhas antes de eclodirem

Simplificando: não gaste o que não tem. É importante trabalhar com os recursos que você tem em mãos. Se você puder evitá-lo, evite se endividar - o que seria tentador, especialmente para uma pequena empresa de TI ou de marketing, por exemplo. Mesmo pagamentos garantidos (mas ainda a serem pagos) seriam melhores não considerados em um orçamento. Se você estiver em dívida, pague primeiro o maior.

Estabeleça autoridade e responsabilidade

Estabelecendo quem se reporta a quem e quem está no comando, para que você saiba com quem precisará conversar se tudo der errado. Aprender a fazer um plano de orçamento seria praticamente inútil se não houvesse ninguém que também fosse responsabilizado.

Disciplina é boa, mesquinharia não é

Como fazer um plano de orçamento que funcione: sempre é uma boa prática ser disciplinado nos gastos. Isso significa reconhecer e aceitar certos custos associados às coisas - e estar disposto a gastar esse dinheiro. Ser avarento, por outro lado, pode atrapalhar o crescimento e ter efeitos negativos nos seus negócios, uma empresa de TI, por exemplo, em uma tentativa de manter os custos baixos, compra software mal feito ou até tenta desenvolver algo internamente, mesmo que ninguém é qualificado o suficiente. Isso compromete a qualidade e a produtividade, e você pode até acabar excedendo o orçamento com todos os problemas imprevistos no caminho.