SIPOC: o que é e como usar essa ferramenta
SIPOC é uma das ferramentas da qualidade que tem como objetivo mapear processos, determinando de forma abrangente o principal processo envolvido em um projeto e assim, permite uma visão clara do escopo de trabalho.
É frequentemente utilizado na fase "Definir" do Roteiro DMAIC, método base da metodologia Seis Sigma.
Construir e utilizar o SIPOC é bem simples. Além disso, será bastante útil para o mapeamento de cada etapa do processo. Porém, muitas pessoas cometem equívocos ao utilizá-lo.
Dessa forma, viemos através deste artigo te ensinar o que é o SIPOC, como extrair o máximo de inteligência desta ferramenta, além de um passo a passo de como elaborá-lo.
O que é o SIPOC e para que é utilizado?
O SIPOC, nada mais é do que um diagrama cuja função é reunir as informações necessárias a fim de demonstrar de forma clara quais são as entradas e saídas de um processo, seu início e término, a sequência de atividades e os responsáveis por elas, além dos clientes.
O acrônimo " SIPOC" corresponde à abreviação em inglês de:
Consiste em um formulário para ajudá-lo a definir um processo antes de você começar a mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo. Esta ferramenta é uma das principais do Programa Green Belt e Black Belt.
Então quando e para que é utilizado? Essa ferramenta é particularmente útil quando não está claro:
- Suppliers: Quem fornece insumos para o processo?
- Inputs: Que especificações são colocadas nas entradas?
- Customers: Quem são os verdadeiros clientes do processo?
- Outputs: Quais são os requisitos dos clientes?
A origem do SIPOC é tem um pouco de mistério. Há alguma evidência de que ele está relacionado ou baseado no diagrama de Sistema de Deming.
Além disso, a abordagem SIPOC é um pouco semelhante ao padrão inputs process outputs usado na análise e projeto de sistemas.
Apesar de todas estas ligações, há poucas evidências claras que apontam para a origem do SIPOC.
Quais as Vantagens do SIPOC?
O diagrama SIPOC é uma ferramenta de gestão que oferece várias vantagens para as empresas ao fornecer uma visão clara e estruturada de um processo empresarial. Ele auxilia na identificação e análise das etapas de um processo, facilitando o entendimento e a comunicação entre as equipes.
1. Clareza e Compreensão:
O SIPOC oferece uma representação visual simples dos processos, desde os fornecedores até os clientes finais. Isso torna fácil entender como cada etapa se conecta e funciona, ajudando a evitar mal-entendidos e a alinhar as expectativas entre as equipes.
2. Identificação de Pontos Críticos:
Ao mapear os processos da organização, o SIPOC ajuda a identificar pontos críticos e gargalos onde falhas podem ocorrer. Isso permite que a empresa tome medidas corretivas de forma proativa, contribuindo para a melhoria contínua e a eficiência operacional.
3. Foco no Cliente:
O SIPOC promove uma abordagem centrada no cliente, ajudando a identificar oportunidades de melhoria na qualidade dos produtos ou serviços e aumentar a satisfação do cliente. Analisando o fluxo de trabalho e os resultados entregues, a empresa pode fazer ajustes para atender melhor às necessidades dos clientes.
4. Base para Análise e Melhoria de Processos:
Com uma visão completa e estruturada do fluxo de trabalho, o SIPOC serve como uma base sólida para a análise e melhoria de processos. Isso pode resultar em redução de custos, aumento da produtividade e melhoria da qualidade.
Como fazer o SIPOC? (passo a passo)
Ao contrário de outras metodologias, o SIPOC tem como foco o processo ou as atividades que se desdobram dele. Assim, é a partir do centro, ou seja, do próprio processo que iremos abordá-lo:
1º Passo: Nomear o processo - em primeiro lugar, para definir o nome de um processo use verbo no infinitivo mais complemento (Ex: Monitorar plágio dos concorrentes ou Elaborar um Bolo de Fubá);
2º Passo: Determinar as saídas do processo - as saídas são os produtos (resultados) que o processo produz (Ex: um relatório, uma carta, um produto, etc);
3º Passo: Definir os clientes do processo - estas são as pessoas ou outros processos que recebem as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente;
4º Passo: Determinar as entradas do processo - são as ordens necessárias para iniciar o processo (Ex: Requisição do cliente);
5º Passo: Definir os fornecedores do processo - são as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Portanto, toda entrada deverá possuir um fornecedor. Em alguns processos que vão do início ao fim, o fornecedor e o cliente poderão ser a mesma pessoa ou mesmo processo;
6º Passo: Determinar as macro atividades do processo mapeado - estas são as atividades que são feitas para transformar as entradas em saídas. No SIPOC, devemos restringir essas macro atividades em 5 ou 6, pois o objetivo aqui é ter uma visão macro, não detalhada. Assim, elas serão a base para o mapa do processo a ser criado a após a elaboração e alinhamento do SIPOC.
Exemplo prático de SIPOC
Preparamos um exemplo do SIPOC aplicado a um processo bem comum, principalmente para quem nasceu na década de 80 (rs) - Tirar uma cópia.
1º Passo: Para elaborar esse SIPOC, primeiramente definimos o nome do processo "Tirar Cópia";
2º Passo: Em seguida definimos as saídas, ou seja, as cópias neste caso;
3º Passo: Posteriormente, na terceira etapa, vamos identificar os clientes que, no caso é você e o arquivo;
4º Passo: Logo, definimos as entradas (copiadora, papel, toner, original e eletricidade);
5º Passo: Depois, arrematamos com os fornecedores (fabricante da máquina copiadora, você, cia de energia elétrica e o fornecedor de artigos e escritório);
6º Passo: Por último, fechamos o processo em 5 macro atividades encerrando o SIPOC.
Quando apresentamos esse exemplo em sala de aula, muitas pessoas nos perguntam: mas eu posso ser fornecedor e cliente? A resposta é: sim.
Não há problema nenhum, apesar de a primeira vista, ser um pouco estranho. O importante é definir claramente quem é o cliente, pois só será possível acertar o processo, se definirmos claramente quem é o cliente.
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Como aplicar o SIPOC nos seus projetos Lean Seis Sigma?
No Lean Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta fundamental usada na fase Define do roteiro DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar). Juntamente com o SIPOC, outras ferramentas como a árvore CTC e o Contrato de Melhoria ajudam a estabelecer um entendimento claro dos desafios do projeto, garantindo um início sólido.
Aplicação do SIPOC:
Para criar um SIPOC eficaz, é importante realizar uma sessão de brainstorming produtiva com a equipe. Aqui está um passo a passo simplificado para aplicar o SIPOC:
1. Inicie pelo Processo:
- Comece preenchendo a coluna central do SIPOC, que é o processo. Mantenha esta coluna simples, listando no máximo cinco etapas principais. Cada etapa deve incluir uma ação e um objeto claro, por exemplo, "Receber pedido" ou "Montar produto".
2. Identifique Saídas e Clientes:
- Depois de definir o processo, liste as saídas (outputs) e os clientes. Isso ajuda a equipe a entender quem se beneficia do processo e quais são os resultados esperados.
3. Trabalhe de Trás para Frente:
- A partir do processo central, identifique as entradas (inputs) e seus fornecedores (suppliers). Trabalhar de trás para frente garante que todas as etapas e componentes necessários sejam considerados e alinhados com o objetivo final.
O que mais pode ser acrescentado neste diagrama?
Profissionais bem certificados no mercado (Green, Black ou Master Black Belt) devem ter o domínio completo desta ferramenta.
Dessa forma, eles acrescentam outras informações que complementam o diagrama, vamos ver algumas delas:
Definição do início e fim do processo
Primeiramente, definir um início e um fim para uma atividade é essencial, pois assim há um controle que indica se a tarefa está atrasada ou adiantada com relação as fases de começo e fim.
Isso é importante para gerir prazos e consequentemente atingir a satisfação de clientes.
Definição do responsável pelo processo
Eleger um responsável para uma determinada tarefa do início ao fim é extremamente importante, principalmente porque caso haja alguma dispersão no processo esta pessoa pode relatar os possíveis motivos deste erro.
Definir fronteiras do processo
As fronteiras dizem quem está envolvido no processo e também diz respeito às trajetórias que um produto/serviço faz para ser realizado.
Definir escopo e limitações para o processo
O escopo do processo inclui todas as informações e entregas que são esperadas à medida que o projeto avança em direção à conclusão.
Ele também descreve os limitações, especificando o que não está incluído no escopo do projeto e pode incluir informações relativas ao orçamento do projeto ou aos recursos disponíveis.