Como fazer uma gestão de mudança em 8 passos?

Como fazer uma gestão de mudança?

O que era verdade há mais de 2.000 anos atrás, ainda é verdadeiro hoje. Vivemos em um mundo onde o "business as usual" é uma mudança. Novas iniciativas, trabalho baseado em projetos, melhorias tecnológicas, ficar à frente da concorrência - todas essas coisas se juntam para impulsionar mudanças contínuas na maneira como trabalhamos.

Quer você esteja considerando uma pequena alteração em um ou dois processos, ou uma mudança em todo o sistema para uma organização, é comum se sentir desconfortável e intimidado pela dimensão do desafio.

Você sabe que a mudança precisa acontecer, mas você não sabe como entregá-la. Por onde você começa? Quem você envolve? Como você vê até o fim?

Existem muitas teorias sobre como "mudar". Muitos se originam do guru de liderança e gerenciamento de mudanças, John Kotter. Professor da Harvard Business School e especialista em mudanças de renome mundial, Kotter apresentou seu processo de mudança de oito passos em seu livro de 1995, "Leading Change".

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Como fazer a mudança acontecer?

Etapa 1: criar urgência

Para que a mudança aconteça, ajuda se toda a empresa realmente quiser. Desenvolva um senso de urgência em torno da necessidade de mudança. Isso pode ajudá-lo a estimular a motivação inicial para fazer as coisas se movimentarem.

Isso não é simplesmente uma questão de mostrar às pessoas estatísticas de vendas ruins ou de falar sobre o aumento da concorrência. Abra um diálogo honesto e convincente sobre o que está acontecendo no mercado e com sua concorrência. Se muitas pessoas começarem a falar sobre a mudança que você propõe, a urgência pode se construir e se alimentar sozinha.

O que você pode fazer?

• Identifique ameaças potenciais e desenvolva cenários que mostrem o que poderia acontecer no futuro.
• Examine as oportunidades que devem ser ou poderiam ser exploradas.
• Inicie discussões honestas e dê razões dinâmicas e convincentes para fazer as pessoas falarem e pensarem.
• Solicite suporte de clientes, partes interessadas externas e pessoas do setor para fortalecer seu argumento.

Atenção

Kotter sugere que, para que a mudança seja bem-sucedida, 75% da administração de uma empresa precisa "aceitar" a mudança. Em outras palavras, você tem que trabalhar muito no Passo 1, e gastar tempo e energia com a urgência, antes de seguir para os próximos passos. Não entre em pânico e pule muito rápido, porque você não quer arriscar mais perdas no curto prazo - se você agir sem a devida preparação, você poderá entrar em um passeio muito atribulado.

Etapa 2: Forme uma Coalizão Poderosa

Convença as pessoas que a mudança é necessária. Isso geralmente exige uma liderança forte e um suporte visível das pessoas chave de sua organização. Gerenciar mudanças não é suficiente - você precisa liderar.

Você pode encontrar líderes de mudança eficazes em toda a sua organização - eles não necessariamente seguem a hierarquia tradicional da empresa. Para liderar a mudança, você precisa reunir uma coalizão ou equipe de pessoas influentes cujo poder vem de uma variedade de fontes, incluindo cargo, status, especialização e importância política.

Uma vez formada, sua "coalizão de mudança" precisa trabalhar em equipe, continuando a construir urgência e impulso em torno da necessidade de mudança.

O que você pode fazer?

• Identifique os verdadeiros líderes em sua organização, bem como seus principais interessados.
• Peça um compromisso emocional dessas pessoas chave.
• Trabalhe na formação de equipes dentro de sua coalizão de mudanças.
• Verifique sua equipe em busca de áreas fracas e garanta que você tenha uma boa mistura de pessoas de diferentes departamentos e diferentes níveis dentro de sua empresa.

Etapa 3: criar uma visão para a mudança

Quando você começa a pensar em mudanças, provavelmente haverá muitas ótimas ideias e soluções por aí. Vincule esses conceitos a uma visão geral que as pessoas possam entender facilmente e lembrar.

Uma visão clara pode ajudar todos a entender por que você está pedindo para fazer alguma coisa. Quando as pessoas veem por si mesmas o que você está tentando alcançar, as diretrizes dadas a elas tendem a fazer mais sentido.

O que você pode fazer?

• Determine os valores que são centrais para a mudança.
• Desenvolva um breve resumo (uma ou duas frases) que capture o que você "vê" como o futuro da sua organização.
• Crie uma estratégia para executar essa visão.
• Assegure-se de que sua coalizão de mudança possa descrever a visão em cinco minutos ou menos.
• Pratique seu "discurso de visão" com frequência.

Etapa 4: comunique a visão

O que você faz com sua visão depois de criá-la determinará seu sucesso. Sua mensagem provavelmente terá forte concorrência de outras comunicações do dia-a-dia dentro da empresa, então você precisa comunicá-la com frequência e poder e incorporá-la a tudo o que você faz.

Não basta convocar reuniões especiais para comunicar sua visão. Em vez disso, fale sobre isso toda vez que tiver uma chance. Use a visão diariamente para tomar decisões e resolver problemas. Quando você o mantém fresco na mente de todos, eles se lembrarão e responderão a ele.

Também é importante "andar pela conversa". O que você faz é muito mais importante - e crível - do que você diz. Demonstra o tipo de comportamento que você quer dos outros.

O que você pode fazer?

• Fale frequentemente sobre a sua visão de mudança.
• Aborde as preocupações e ansiedades das pessoas, aberta e honestamente.
• Aplique sua visão a todos os aspectos das operações - desde o treinamento até as avaliações de desempenho. Amarre tudo de volta à visão.
• Lidere pelo exemplo.

Passo 5: Remover Obstáculos

Se você seguir essas etapas e chegar a esse ponto no processo de mudança, estará falando sobre sua visão e construindo a adesão de todos os níveis da organização. Espero que sua equipe queira se ocupar e alcançar os benefícios que você está promovendo.

Mas alguém está resistindo à mudança? E existem processos ou estruturas que estão ficando no seu caminho?

Coloque em prática a estrutura para a mudança e verifique continuamente as barreiras a ela. A remoção de obstáculos pode capacitar as pessoas de que você precisa para executar sua visão e pode ajudar a mudança a seguir em frente.

O que você pode fazer?

• Identifique ou contrate líderes que tenham como principais funções entregar a mudança.
• Veja sua estrutura organizacional, descrições de cargo, sistemas de desempenho e remuneração para garantir que estejam alinhados com sua visão.
• Reconheça e recompense as pessoas por fazer a mudança acontecer.
• Identifique as pessoas que estão resistindo à mudança e ajude-as a ver o que é necessário.
• Tome medidas para remover rapidamente as barreiras (humanas ou não).

Passo 6: Criar Vitórias a Curto Prazo

Nada motiva mais que sucesso. Dê à sua empresa um gostinho de vitória no início do processo de mudança. Dentro de um curto período de tempo (isso pode ser um mês ou um ano, dependendo do tipo de mudança), você vai querer ter alguns "ganhos rápidos" que sua equipe pode ver. Sem isso, críticos e pensadores negativos podem prejudicar seu progresso.

Crie metas de curto prazo - não apenas uma meta de longo prazo. Você quer que cada alvo menor seja alcançável, com pouco espaço para falhas. Sua equipe de mudança pode ter que trabalhar muito para chegar a essas metas, mas cada "vitória" que você produz pode motivar ainda mais toda a equipe.

O que você pode fazer?

• Procure projetos com segurança que você possa implementar sem a ajuda de qualquer fator crítico de mudança.
• Não escolha alvos antigos que sejam caros. Você quer justificar o investimento em cada projeto.
• Analise minuciosamente os prós e contras de seus alvos em potencial. Se você não conseguir com um objetivo inicial, isso pode prejudicar toda a sua iniciativa de mudança.
• Recompense as pessoas que ajudam você a alcançar as metas.

Etapa 7: Construir sobre a mudança

Kotter argumenta que muitos projetos de mudança falham porque a vitória é declarada cedo demais. A verdadeira mudança é profunda. Ganhos rápidos são apenas o começo do que precisa ser feito para alcançar uma mudança de longo prazo.

Lançar um novo produto usando um novo sistema é ótimo. Mas se você pode lançar 10 produtos, isso significa que o novo sistema está funcionando. Para alcançar o 10º sucesso, você precisa continuar procurando melhorias.

Cada sucesso oferece uma oportunidade de desenvolver o que deu certo e identificar o que você pode melhorar.

O que você pode fazer?

• Depois de cada vitória, analise o que deu certo e o que precisa ser melhorado.
• Estabeleça metas para continuar construindo o momento que você conquistou.
• Aprenda sobre kaizen, a ideia da melhoria contínua.
• Mantenha as ideias atualizadas trazendo novos agentes de mudança e líderes para a sua coalizão de mudanças.

Etapa 8: Ancorar as mudanças na cultura corporativa

Finalmente, para fazer qualquer alteração, ela deve se tornar parte do núcleo de sua organização. Sua cultura corporativa muitas vezes determina o que é feito, de modo que os valores por trás de sua visão devem ser mostrados no trabalho do dia-a-dia.

Faça esforços contínuos para garantir que a mudança seja vista em todos os aspectos da sua organização. Isso ajudará a dar a essa mudança um lugar sólido na cultura da sua organização.

Também é importante que os líderes de sua empresa continuem apoiando a mudança. Isso inclui a equipe existente e os novos líderes que são contratados. Se você perder o apoio dessas pessoas, pode acabar de volta onde começou.

O que você pode fazer?

• Fale sobre o progresso a cada chance que você tiver. Conte histórias de sucesso sobre o processo de mudança e repita outras histórias que você ouve.
• Inclua os ideais e valores de mudança ao contratar e treinar novos funcionários.
• Reconheça publicamente os principais membros de sua coalizão de mudança original e certifique-se de que o restante da equipe - novos e antigos - se lembrem de suas contribuições.
• Crie planos para substituir os principais líderes de mudança à medida que avançam. Isso ajudará a garantir que seu legado não seja perdido ou esquecido.

Pontos chave

Você tem que trabalhar duro para mudar uma organização com sucesso. Quando você planeja cuidadosamente e constrói a base apropriada, implementar a mudança pode ser muito mais fácil e você aumentará as chances de sucesso. Se você é muito impaciente e espera muitos resultados cedo demais, é mais provável que seus planos de mudança fracassem.

Crie um senso de urgência, recrute poderosos líderes de mudança, construa uma visão e comunique-a com eficácia, remova obstáculos, crie ganhos rápidos e aproveite seu momento. Se você fizer essas coisas, poderá ajudar a transformar a mudança em sua cultura organizacional. É quando você pode declarar uma verdadeira vitória. depois sente-se e aproveite a mudança que você imaginou há muito tempo.