Como gerenciar a incerteza do projeto? - Planeje o desconhecido

Como gerenciar a incerteza do projeto? - Planeje o desconhecido

Em muitos casos, você pode usar práticas de gerenciamento de risco bem estabelecidas para lidar com isso. No entanto, para projetos de ponta, ou para aqueles que precisam se adaptar às condições em constante mudança, você pode não conseguir prever todos os riscos quando começar. Nessas situações, você pode gerenciar a incerteza em vez de tentar gerenciar o risco.

Neste artigo, vamos descrever quatro tipos comuns de incerteza que você pode enfrentar como gerente de projeto e exploraremos as estratégias que você pode usar para lidar com elas.

Os quatro tipos de incerteza

Os professores Arnoud De Meyer, Christoph Loch e Michael Pich analisaram projetos em uma ampla gama de indústrias e, a partir de suas pesquisas, identificaram quatro tipos principais de incerteza. Eles expuseram suas descobertas no MIT Sloan Management Review, em 2002.

Seus quatro tipos de incerteza são:

• Variação
• Incerteza prevista
• Incerteza imprevista
• Caos

Gerenciando os quatro tipos de incerteza

Nós olhamos para cada tipo de incerteza em mais detalhes abaixo. Também sugerimos estratégias que você pode usar para gerenciar cada um deles.

1. Variação

Variação refere-se a um pequeno grau de mudança no cronograma do projeto. Por exemplo, você pode precisar gerenciar pequenos atrasos se os membros da equipe estiverem doentes ou se precisar preparar documentos adicionais para as partes interessadas.

Individualmente, esses problemas têm um impacto mínimo no projeto geral. No entanto, se houver muitos deles, eles podem levar a atrasos mais longos e custos adicionais.

Gerenciando uma variação

Você não precisa antecipar todo tipo de variação que possa afetar seu projeto. Em vez disso, planeje pequenas quantidades quando você criar agendas de projeto. Divida seu projeto em fases e, em seguida, crie buffers de contingência em cada fase. Use esses buffers apenas se realmente precisar e não os negue.

Certifique-se de ter estabelecido procedimentos para monitorar o progresso e que seus funcionários saibam que podem discutir o impacto de pequenas mudanças com você. (Se houver muitas alterações e elas começarem a afetar o cronograma do projeto, você precisará de um processo de controle de escopo formal para gerenciar o impacto no cronograma do projeto.)

Finalmente, determine o ponto em que você tomará a ação corretiva. Por exemplo, você está confortável se o projeto cair dois dias atrasado? Que tal uma semana ou um mês atrasado?

2. Incerteza Prevista

As incertezas previstas são aquelas que você pode identificar e preparar. Diferentemente das pequenas mudanças trazidas pela variação, as incertezas previstas são eventos maiores que podem exigir gerenciamento de riscos e planejamento de contingência.

Gerenciando uma incerteza prevista

Primeiro, conduza uma análise de risco para ter uma ideia das incertezas que você pode enfrentar. Em seguida, priorize esses riscos com um gráfico de probabilidade/impacto de risco e desenvolva planos de contingência para lidar com eles.

Reserve tempo para monitorar suas incertezas previstas regularmente e para comunicar como você lidará com elas com sua equipe e com as principais partes interessadas.

3. Incerteza imprevista

Incertezas imprevistas são eventos que você não pode antecipar ou que você considera tão improváveis ​​que você não precisa criar um plano de contingência para resolvê-los. Esses tipos de incerteza são comuns em projetos de tecnologia ou naqueles que se concentram em mercados incertos.

Incertezas desconhecidas - também chamadas de "incógnitas desconhecidas" - também são frequentemente causadas por efeitos indiretos de riscos conhecidos. Esse "risco sobre risco" pode ser muito difícil de prever.

Gerenciando uma incerteza prevista

Em vez de tentar antecipar incertezas desconhecidas, considere-as como problemas a serem resolvidos à medida que surgirem.

A comunicação aberta é essencial nessa situação. Reúna-se regularmente com os membros de sua equipe para discutir as mudanças, ameaças ou oportunidades que eles notaram. Encoraje todos a serem abertos sobre quaisquer problemas que tenham visto e a apresentar soluções.

O gerenciamento das partes interessadas também é importante nessas situações, porque você terá que convencer as principais partes interessadas a aceitar mudanças imprevistas no projeto. Então, trabalhe na construção de confiança com todos os envolvidos no projeto - isso tornará mais fácil para você trabalhar em conjunto quando surgirem mudanças imprevistas.

4. Caos

Às vezes, você não pode esclarecer os planos no início de um projeto, talvez porque o mercado está mudando rapidamente. Na verdade, você pode achar que as expectativas que você teve no início do projeto mudam completamente à medida que o trabalho avança.

De Meyer, Loch e Pich descreveram esse tipo de situação como "caos". Este termo tem conotações negativas, mas, nesse contexto, significa simplesmente que você não pode fazer planos confiáveis ​​de antemão. Isso não deve impedi-lo de ir em frente, significa apenas que você deve ajustar sua abordagem apropriadamente.

Gerenciando o caos

A constante mudança de projetos propensos ao caos significa que sua equipe deve permanecer flexível, pois uma abordagem temerosa e excessivamente rígida pode paralisar o projeto. Certifique-se de que sua equipe entenda isso desde o início.

O gerenciamento ágil de projetos é bem adequado para esse tipo de projeto. Ele permite que os membros da equipe respondam a mudanças de mercado ou evoluam em situações tecnológicas e os considerem em desenvolvimento contínuo.

Sua equipe deve estar disposta a tentar abordagens diferentes à medida que sua compreensão se desenvolve. Incentive-os a criar novas idéias e construa oportunidades para discuti-las no cronograma. Aprenda como tomar decisões de ir/não-ir confiante no final de cada etapa ou sprint. Se o projeto não fornecer mais os benefícios adequados, talvez seja necessário discutir se você deve cancelá-lo.

Acima de tudo, concentre-se no que você e sua equipe podem aprender à medida que o projeto se desenvolve: esse será um poderoso motivador.