Como gerentes podem ajudar funcionários a lidar com distrações digitais?

Como gerentes podem ajudar funcionários a lidar com distrações digitais?

Para recuperar o foco em um mundo cheio de distrações digitais, os gerentes devem não apenas fornecer ferramentas e treinamento aos funcionários, mas também moldar os próprios comportamentos.

São muitos os truques que as plataformas digitais usam para deixar as pessoas viciadas. Todos os dias, muitas pessoas mal conseguem passar alguns minutos sem verificar as notificações no telefone. A produtividade sofre, assim como relacionamentos e vida fora do trabalho.

A armadilha das distrações digitais acontece em empresas de todos os setores e afeta trabalhadores de todas as faixas etárias. Isso está prejudicando o bem-estar dos trabalhadores. Um estudo de 2012 estimou que as distrações digitais custam às empresas mais de US $ 10.000 por trabalhador por ano. De acordo com um relatório mais recente da Udemy, quase dois terços dos trabalhadores (62%) gastam cerca de uma hora de cada dia de trabalho olhando para seus telefones.

A pesquisa constatou que a maioria dos empregadores está atrasada quando se trata de ajudar os funcionários a “gerenciar a constante barragem de ruído, interrupções e notificações para manter o desempenho”. 70% dos trabalhadores dizem que o treinamento ajudaria as pessoas a bloquear as distrações, mas 66% não falaram com seus gerentes sobre a necessidade desse treinamento, “talvez porque se sintam inseguros em revelar áreas de fraqueza aparente”.

Há uma série de passos que podem ajudar a recuperar o foco. Foi descoberto também que, quando nós, em funções de gerenciamento, compartilhamos as melhores práticas com nossas equipes, os resultados podem ser transformacionais e ter efeitos exponenciais em toda a organização, ajudando a instalar um ambiente de trabalho mais saudável e mais focado. Seguem algumas medidas que você pode tomar como gerente:

Ensine a técnica Pomodoro

Você pode ensinar a Técnica Pomodoro. Começar com regras estritas como "não olhar para seus telefones durante a próxima hora" não ajuda muito na melhoria de longo prazo e pode gerar ressentimento em vez de engajamento nas equipes. Fomos treinados como o cão de Pavlov para responder às nossas notificações e até mesmo antecipá-los. Muitas vezes, nem percebemos que estamos fazendo isso. A chave é desaprender esta resposta, para que possamos começar a deixar esses impulsos.

Uma maneira de ajudar a desaprender essas práticas reativas e fazer melhor uso de períodos de tempo ininterruptos é usar a Técnica Pomodoro. O objetivo é se concentrar em uma única tarefa por 25 minutos, seguido por uma pausa de cerca de cinco minutos. Como você sabe que está chegando uma pausa, é mais fácil resistir ao impulso de verificar cada notificação que aparece ou se distrair com tarefas não relacionadas ao trabalho.

Alguns podem se adaptar mais rapidamente a esses esforços bloqueados pelo tempo do que outros. Você pode começar com blocos muito curtos de tempo, trabalhando até 25 minutos. Desafie seus funcionários a fazer o mesmo. Ofereça a eles um espaço para armazenar seus dispositivos fora de alcance. Incentive-os a verificar aplicativos que mostram a frequência com que eles pegam seus telefones ao longo do dia.

Se você receber pushback, leve com empatia. Enfatize que você está nisso juntos - afinal de contas, fomos condicionados pela tecnologia nos últimos anos. Mas com essa abordagem, os indivíduos e as equipes podem trabalhar mais concentrando-se por períodos de tempo definidos. Você também pode se oferecer para informar a outros departamentos e até mesmo clientes que "é assim que trabalhamos agora" para que eles possam esperar respostas de e-mail em duas horas em vez de dois minutos, mas que no final, será uma maneira melhor de trabalhar para todas as partes.

Repense os espaços dos escritórios abertos

Enquanto a era pós-ponto-com viu uma explosão de planos de escritório abertos com muitas organizações literalmente quebrando paredes de escritórios e cubículos para criar espaços mais abertos, pesquisas recentes realizadas na Harvard Business School descobriram que os planos de escritório aberto podem ser altamente prejudicial à produtividade e colaboração.

Embora seja bom que os escritórios incluam áreas abertas nas quais as pessoas possam conversar e colaborar, também é importante dar aos funcionários seus próprios espaços longe de todo o barulho. De fato, na pesquisa da Udemy, os trabalhadores citaram colegas de trabalho tagarelas e o barulho do escritório como problemas ainda maiores do que as distrações digitais.

Mas mesmo as distrações digitais são agravadas pelos escritórios abertos. Afinal, você pode desligar seu próprio telefone, mas isso não impedirá que você ouça todos os bipes e zumbidos dos dispositivos de todos os outros do outro lado da sala. E ouvir essas notificações pode aumentar a tentação de abandonar o trabalho e verificar o seu.

Sempre que possível, é bom fornecer às pessoas não apenas cubículos, mas escritórios (sejam escritórios individuais, se possível, ou quartos silenciosos compartilhados). A capacidade de fechar uma porta faz uma grande diferença. E fornecer aos funcionários fones de ouvido com cancelamento de ruído também é uma ótima solução - não apenas porque eles podem bloquear sons, mas também porque enviam um lembrete físico a outras pessoas para não interromper os colegas quando estão fazendo um trabalho direcionado.

Estabeleça um plano para situações urgentes

Mesmo que as pessoas consigam reduzir o vício em tecnologia e trabalhar em condições de silêncio, elas ainda sentem a necessidade de verificar todas as notificações digitais, caso seja urgente.

É recomendável aos gerentes que criem um protocolo exclusivamente para mensagens urgentes - e use-o com moderação. Essa pode ser uma ferramenta que emite um som especial quando algo é marcado como urgente. Uma configuração fácil de usar em computadores, telefones e tablets pode bloquear todas as outras notificações, permitindo apenas mensagens urgentes. Também é recomendável tornar possível para qualquer pessoa na organização marcar um e-mail como urgente, em vez de ter todos os e-mails de determinados remetentes (como seu chefe) aparecerem como urgentes.

E quando as pessoas estão de férias, não espere que elas vejam e-mails. Se eles absolutamente precisam ser contatados em uma emergência, envie uma mensagem de texto ou ligue para eles.

Modele os melhores comportamentos

Em última análise, uma das coisas mais poderosas que podemos fazer como gerentes para consertar as condições de trabalho distraídas e restaurar a produtividade é nos engajarmos nos comportamentos certos.

Durante as reuniões de equipe, aqueles em posições de liderança devem tornar a prática padrão evitar olhar para e-mails, mensagens de texto ou qualquer outra coisa em nossos telefones. Ao conversar com funcionários, não devemos presumir que eles já viram e-mails não urgentes enviados por nós na última hora. E quando estamos sentados (ou de pé) em nossas mesas, os funcionários devem ver os gerentes concentrados, ininterruptamente, por períodos substanciais de tempo.

Não é fácil. Conseguir tudo isso significa ir contra a maneira como diversos escritórios evoluíram nos últimos anos. Mas ao tomar essas medidas, nossas vidas profissionais se tornam melhores - e nossos negócios são mais bem-sucedidos.