Como implantar o Orçamento Base Zero na empresa?

O que é um Orçamento Empresarial?

O orçamento empresarial pode ser considerado uma forte ferramenta de planejamento e gestão empresarial em uma organização:

“Controle orçamentário é a forma de realimentar o sistema de planejamento, dependendo do seu grau de sofisticação. Ele pode ser estruturado de maneira flexível ou rígida, complexa ou simplificada, centralizada ou participativa”.

Quais os componentes de um orçamento empresarial tradicional?

Orçamento de produção

O orçamento de produção é um plano contendo todas as metas operacionais de consumo e perda para um determinado produto, sendo assim, os segmentos citados dentro do orçamento de produção são os orçamentos de matéria-prima, de mão-de-obra e dos custos indiretos de fabricação, e serão conceituados a seguir.

Orçamento de matéria prima

No orçamento de matérias-primas, estimam-se as quantidades para todo o período orçamentário e subdivide-se em períodos menores conforme a necessidade (mensal, semanal, diário). O objetivo é comprar as quantidades estimadas exatas no momento certo e ao preço planejado para não comprometer o capital empregado

O orçamento de matérias-primas trata apenas das quantidades (não custo) das matérias-primas diretas; materiais indiretos geralmente devem ser incluídos no orçamento de custos indiretos de produção.

Orçamento de mão de obra

No orçamento de mão de obra incluem-se os gastos previstos com as despesas com o pessoal de toda a empresa. Os gastos com pessoal incluem todo o tipo de remuneração paga aos funcionários da empresa, bem como os encargos sociais incidentes sobre a mão de obra.

Desta forma, o orçamento de mão de obra direta tem como procedimento a determinação do número de horas necessárias para produzir cada produto, isto é, estabelecer critérios para a determinação do pessoal necessário transformando horas de trabalho em postos de trabalho necessários para produção do período.

Orçamento de custos indiretos de fabricação

O orçamento dos custos indiretos de fabricação consiste na projeção de determinadas despesas por um período de tempo e agrupadas por responsabilidade. Este é considerado um dos orçamentos mais complexos, devido à dificuldade para correlacionar o montante de custos indiretos com os volumes de produção.

Orçamento de vendas

A previsão de vendas serve como ponto de partida para construção do orçamento empresarial, isto é, a base para todas as outras etapas do processo de planejamento. O orçamento do que se vai vender pode ser elaborado a partir de métodos estatísticos, da coleta de dados, das fontes de origens, das vendas ou do uso final do produto. Além disso, o orçamento de vendas apresentará alguns dados importantes como a previsão dos impostos sobre as vendas e a projeção da carteira de clientes para o balanço a ser projetado.

Orçamento de caixa

O objetivo do orçamento de caixa é assegurar recursos monetários suficientes para atender as operações da empresa. Geração de caixa é algo fundamental na organização, em seu estágio inicial, em seu desenvolvimento, e mesmo no momento de sua extinção. Toda a teoria de finanças leva em conta isto, pois as decisões empresariais sempre buscam de alguma forma, demonstrar a geração de caixa.

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial permite analisar determinados itens orçamentários para que se possa medir o desempenho operacional de uma organização, esta analise é feita em determinadas contas que afetam o resultado e são compreendidas através de análise contábil.

O que é o orçamento base zero?

O OBZ possui uma visão diferenciada do orçamento empresarial tradicional que leva em consideração dados do ano anterior mais um adicional projetado para o ano seguinte, isto é, parte-se do zero como se tudo estivesse sendo planejado pela primeira vez.

Desta forma o OBZ enquadra-se como uma abordagem que serve para priorizar todas as atividades da empresa para apurar a sua importância no objetivo principal do negócio. Não é apenas um objetivo final de redução dos custos, principalmente porque o OBZ foi mais estudado como ferramenta de planejamento, mas este termo fica evidente quando há a remodelagem dos processos empresariais, a qual é a principal consequência da utilização do método.

Para (PYHRR, 1981), OBZ é uma técnica de abordagem que serve para priorizar todas as atividades, funções ou processos identificados na empresa, isto é, auxilia determinar o objetivo principal da organização.

Qual o conceito de OBZ?

Apesar da abordagem do orçamento base zero ter sido desenvolvido há muitos anos, poucos autores enfatizam este assunto, deste modo a obra de Pyhrr (1981) é a que melhor aborda o surgimento do orçamento base zero como uma técnica de planejamento financeiro.

Para Pyhrr (1981), o surgimento do OBZ deve-se muito a três problemas comuns no orçamento empresarial, que são:

• Não terem sido estabelecidos alguns objetivos e metas; ou os objetivos e metas tal como a direção os entendia e previa não eram realistas a luz do valor final orçado;


• Algumas decisões operacionais que afetam as quantidades necessárias não tinham sido tomadas;


• As quantidades do orçamento não eram estritamente alocadas de acordo com as alterações de responsabilidade e de carga de trabalho.

O OBZ é uma ferramenta de controle gerencial e estratégico que descentraliza as operações e ao mesmo tempo possibilita ao administrador um controle amplo de todos os gastos da empresa; tem como objetivo questionar a estrutura das despesas e dos custos, em busca de economias potenciais. Do mesmo modo o OBZ também é uma previsão orçamentária, isto é, projetado sem levar em consideração o que ocorreu nos anos anteriores. É também usado quando se inicia uma empresa e ela ainda não tem histórico de vendas e despesas ou de receitas e gastos.

Pyhrr (1981) Define em sua obra sobre OBZ, que o processo exige que cada gestor justifique detalhadamente todas as dotações solicitadas em seu orçamento, cabendo justificar porque e onde deve gastar dinheiro. Nessa metodologia o gestor precisa primeiro identificar diferentes maneiras de executar cada atividade, além de diferentes níveis de esforços para execução das mesmas. No OBZ, desconsidera-se o exercício anterior e se parte a cada ano como se fosse do zero, em que é necessário se justificar tudo.

Qual é o histórico do orçamento base zero?

OBZ é uma abordagem orçamentária desenvolvida nos USA, pela Texas Instruments, empresa americana do setor privado, durante o ano de 1969 e efetivamente implantada em 1971. Em seguida, foi adotada pelo estado da Geórgia, nos USA no governo de Jimmy Carter, com vistas ao ano fiscal de 1973. As principais características eram a análise, revisão e avaliação de todas as despesas propostas e não apenas das solicitações que ultrapassem o nível de gasto já existente. Todos os programas deveriam ser justificados cada vez que se inicia um novo ciclo orçamentário. (PYHRR, 1981)

A técnica para implantação praticamente tem sido a mesma, tanto nas indústrias como na administração pública (PYHRR, 1981). Na época de 1969, o Dr. Arthur F. Burns, assessor do presidente dos USA, em seu discurso fez menção a necessidade de implantação do OBZ, mas também colocou sua preocupação com a possibilidade do processo vir a ser difícil, senão impossível de ser implantado. (PYHRR, 1981).

No orçamento tradicional, as pessoas encarregadas desse processo só precisam muitas vezes justificar o aumento que estão pedindo em relação ao ano anterior, ou seja, aquilo que já estão gastando entende-se como necessário, sem fazer uma análise mais detalhada, ao contrário da exigência do OBZ.

Como planejar a implantação de um orçamento base zero?

Alguns administradores têm sugerido que o OBZ fosse chamado de “planejamento e orçamento base zero” ou ainda “planejamento base zero”, porque o processo requer um excelente planejamento.  (PYHRR, 1981).

Para um bom planejamento o papel do gestor é relevante, pois este deverá aplicar elementos básicos da administração por objetivos, comunicação efetiva, administração com base na participação generalizada do maior número possível de indivíduos, controle dinâmico, contabilidade por níveis e áreas de responsabilidade. (PYHRR, 1981).

Quais as etapas para implantar o OBZ?

Há passos básicos para a implantação do OBZ de acordo com Pyhrr (1981)

1. identificação de pacotes de decisão: este passo envolve a análise e a descrição de cada atividade ou função em separado, tanto para as atuais quanto para as novas, em um ou mais pacotes de decisão;


2. priorização dos pacotes de decisão: este passo envolve avaliação e escalonamento destes pacotes por ordem de importância, por meio de uma análise de custo/beneficio ou de avaliação subjetiva. Para esclarecer, um pacote de decisão identifica uma atividade, uma função ou uma operação em separado, de modo definitivo, para avaliação e comparação pela administração com outras atividades;

Como priorizar os pacotes de decisão?

Segundo Pyhrr (1981) o processo de priorização procura dar à administração uma técnica de alocação de seus recursos limitados, que consiste em escalonar por ordem decrescente de benefícios para organização.

Depois da priorização por organização, a administração pode identificar tanto os benefícios a serem auferidos em cada nível de despesa quanto às consequências da não aprovação de outros pacotes priorizados abaixo daquele nível de despesa. A primeira priorização deverá ser efetuada no nível organizacional onde os pacotes foram preparados, a fim de permitir a cada administrador a avaliação da importância relativa de sua própria função ou de suas operações.

Esta priorização será examinada nos níveis organizacionais mais altos, e utilizada como orientação para a combinação das priorizações. Nos níveis organizacionais mais baixos, as priorizações podem ser feitas por um indivíduo que tenha um conhecimento detalhado das áreas em questão. Porém nos níveis mais altos, a especialização necessária para priorizar os pacotes pode ter obtido melhor com uma comissão formada internamente entre os colaboradores (PYHRR, 1981).

Qual o organograma necessário para implantar o OBZ?

Sobretudo, a implantação da metodologia OBZ é uma mudança de mentalidade, e por isso deve vir de cima para baixo, ou seja, a ideia deve ser primeiramente absorvida pela alta administração da empresa e após para a média gerência e operacional, sempre atrelando todas as diretrizes e premissas aos objetivos estratégicos da empresa.

Para a implantação do OBZ, deverá ser estabelecido um calendário de eventos, que é um processo de etapas. O primeiro passo é fixar a data de início dos treinamentos e repassar o modelo de gestão. O segundo passo reflete o próprio calendário interno da organização e as sessões de priorização e de exame para cada um dos níveis inferiores de consolidação.

Quais as premissas para a implantação?

As premissas orçamentárias deverão ser bem elaboradas e com definições claras. Importante que as mesmas sejam repassadas a todos os colaboradores através de treinamentos formais e que tenham atingido o objetivo de orientar e garantir a correta alocação das despesas das áreas tanto no orçamento, quanto nos gastos reais. Anteriormente à divulgação das premissas é importante efetuar discussões com as pessoas que preparam os pacotes, a respeito dos procedimentos e dos formulários padronizados a serem utilizados durante a elaboração do OBZ (PYHRR, 1981).

Quais os problemas possíveis na implantação do Orçamento Base Zero?

Segundo Pyhrr (1981) os problemas que devem ser esperados quando da introdução do OBZ podem ser divididos em três categorias:

• problemas administrativos: primeira implantação é bastante exaustiva até que o processo vire rotina; como exemplo, dificuldades na comunicação e entendimento das diretrizes.


• problemas nos pacotes de decisão: elaboração do pacote em função de interesses pessoais; falta de dados históricos dificulta o estabelecimento de índices e medidas;


• problemas no processo de priorização: como e quem realizará a priorização; muitos pacotes de decisão.

O maior problema em relação à implantação do OBZ, e que possivelmente pode dificultar sua implantação, é a resistência a mudanças e a inovações (PYHRR, 1981).

Quais os benefícios em implantar o orçamento base zero?

Pode-se sim encontrar problemas com a implantação do OBZ, mas em contrapartida os benefícios são enormes. Só o fato de ter frentes na organização trabalhando no contexto do OBZ gera segurança de resultado e controle (PYHRR, 1981)

Pyhrr (1981) relaciona que os benefícios auferidos por cada organização com o OBZ podem ser divididos em três grupos:

• melhores planos e orçamentos: com certeza a identificação, avaliação e a justificativa de todas as atividades e despesas propostas, promovem uma alocação mais eficaz de recursos porque os gestores avaliam a necessidade de cada função e pensam em maneiras diferentes e em níveis de esforços diferentes para execução de cada atividade;


• benefícios posteriores: depois de ter encerrado o ciclo orçamentário e de cada organização entrar no ano operacional para qual o acabou de preparar o OBZ existem muitos benefícios, no qual destaca-se a tendência dos administradores a continuar avaliando detalhadamente suas operações, sua eficiência e sua eficácia, não só durante o ciclo orçamentário, como também durante todo o exercício. As reuniões formais para acompanhar os resultados, os problemas e as modificações ou acréscimo do conjunto aprovado já servem como uma antevisão do ciclo de planejamento e de orçamento para o exercício seguinte;


• desenvolvimento da equipe administrativa: o OBZ também é um processo educacional que pode até promover um grande aprendizado para a equipe administrativa e também ocorre uma participação muito grande da equipe operacional na avaliação de alternativas para redução de despesas, e isso faz com que qualquer corte de despesa seja aceito por todos, pois todo tem parte no processo de decisão.