Como lidar com a nova era de gerenciamento de e-mails?

Como lidar com a nova era de gerenciamento de e-mails?

E-mail e gerenciamento de e-mails é onipresente quando se trata de fluxo de trabalho e comunicação em pelo menos 99% dos locais de trabalho no mundo. Você terá dificuldade em encontrar alguém que diga que realmente não usa o e-mail para o trabalho ou que isso realmente não é importante para o fluxo de trabalho. Desde que cresceu em popularidade em meados dos anos 90 e rapidamente se normalizou nos anos 2000 e além, o e-mail tornou-se um item básico não apenas na identidade de um indivíduo pela Internet, mas também como um componente essencial na maneira como muitas empresas e organizações se comunicam e ainda se comunicam interna e externamente.

E-mail e gerenciamento de e-mails como um local de trabalho essencial

Aqui estão algumas curiosidades para você: o e-mail já era algo na década de 1960, com um homem chamado Ray Tomlinson creditado como a primeira pessoa a enviar um e-mail em 1971. A Internet não era tão difundida e acessível como é hoje, então até tornar-se popular por volta de 1996 e além, o email era amplamente usado apenas em círculos muito pequenos.

Mas é claro que as coisas mudaram. Durante anos, o papel do e-mail e do gerenciamento de e-mails no local de trabalho foi incontestável. Dizer que era uma engrenagem importante na máquina corporativa gigante seria um eufemismo. Especialmente considerando a antiga comunicação em papel que utilizava correio eletrônico e máquinas de fax, o e-mail foi um enorme avanço em termos de facilitar a comunicação. Não só foi mais rápido, como também foi mais barato (especialmente a longo prazo). O e-mail, sem dúvida, desempenhou um papel enorme na transformação dos locais de trabalho e espaços de trabalho no passado para a forma que eles assumiram hoje.

Por exemplo, a McKinsey fez um estudo em 2012 que mostrou que uma parcela significativa do tempo de um funcionário em uma semana - 28% - foi gasta em tarefas de gerenciamento de e-mails, como ler e responder.. Para colocar isso em perspectiva, alguém que trabalhe 8 horas por dia estaria trabalhando 40 horas por semana em uma semana de trabalho de cinco dias. Isso significaria que cerca de 11,8 horas daquela semana seriam gastas lendo e respondendo e-mails. Isso vale mais do que um dia de trabalho! Esse número é ainda mais significativo quando se considera a porcentagem média de tempo gasto em tarefas reais relacionadas à função - 39%. O gerenciamento de e-mails constitui e consome apenas um pouco menos de tempo do que o trabalho real, esse é um exemplo revelador de como a cultura incorporada de gerenciamento de e-mails está na força de trabalho e nos fluxos de trabalho atuais.

Outro exemplo: um artigo sobre empreendedor postula que o trabalhador médio lê em média de 50 a 60 e-mails diariamente. Isso é apenas contar a comunicação comercial e, naturalmente, excluir as mensagens não relacionadas ao trabalho. Um artigo do Houston Chronicle identifica o e-mail como um meio pelo qual indivíduos, equipes e organizações podem manter a comunicação oportuna e mais profissional. O artigo também divulgou que o e-mail pode ajudar a uma melhor coordenação e cooperação entre as equipes.

É difícil separar o conceito do fluxo de trabalho moderno do uso de e-mail. Ainda hoje, o conceito básico de e-mail não mudou, mas devido à sua acessibilidade ao longo dos anos, ele continua a desempenhar um papel importante em muitos locais de trabalho em todo o mundo.

O novo paradigma: e-mail mínimo a zero

No entanto, um movimento está ganhando uma voz maior e lentamente obtendo mais atenção em todo o mundo. Ele argumenta que, devido ao uso massivo de e-mail, muitas pessoas (desde executivos de alto nível até funcionários comuns) perdem uma quantidade excessiva de tempo apenas lidando com o gerenciamento de e-mails no trabalho. Como resultado, muitas organizações perdem uma quantidade significativa de produtividade e muito trabalho é deixado por fazer ou concluído com atraso. Como tal, esse movimento agora está fazendo campanha contra o gerenciamento de e-mails e defendendo o uso de software alternativo de gerenciamento e comunicação no local de trabalho.

Especialmente considerando a atual safra atual de criativos e funcionários, que têm uma mentalidade muito diferentes no local de trabalho em comparação com as gerações mais antigas, o gerenciamento de e-mails e e-mail pode muito bem estar saindo, principalmente em um ambiente profissional e/ou corporativo. Um artigo da Forbes entra em detalhes sobre esse fenômeno, citando as mídias sociais, mensagens instantâneas e mensagens de texto como os modos de comunicação preferidos dos trabalhadores e funcionários mais jovens e com mais conhecimento em tecnologia. Ele cita um estudo da Pew que indica que apenas 6% dos adolescentes já enviaram e-mails - apesar de 95% da população da amostra ter uma presença on-line, com 81% usando ativamente as mídias sociais. Isso apenas mostra como diferentes gerações mais jovens veem a comunicação; e isso naturalmente é transportado para os locais de trabalho e forças de trabalho dos quais eles farão parte.

E esse movimento não se limita apenas às pequenas empresas. Até grandes empresas corporativas aderiram à tendência e estão se movendo ativamente para um ambiente de trabalho sem e-mails. Outro artigo da Forbes destaca as origens da Atos, uma empresa de serviços de tecnologia da informação com sede na França. O CEO Thierry Breton instigou a proibição de email em 2011 e visou um prazo de três anos para eliminar completamente o uso de emails na empresa. Não é uma tarefa para os fracos de coração - a Atos emprega mais de 70.000 pessoas, que trabalham em mais de 40 locais em todo o mundo.

Outra grande empresa, a Cisco (que também é um pouco irônica, já que a Cisco é uma empresa de tecnologia e comunicação massiva) também se mudou para eliminar a tediosidade do gerenciamento de e-mails em seu fluxo de trabalho. A medida emanou de Peter Hughes, diretor de colaboração da Cisco.

O argumento para eliminar gradualmente o gerenciamento de e-mails

O CEO da Atos, Thierry Breton, em sua declaração sobre a meta de zero e-mails da empresa, disse: "Estamos produzindo dados em grande escala, que poluem rapidamente nossos ambientes de trabalho e também invadem nossa vida pessoal". Ele acrescentou: "Estamos tomando medidas agora para reverter essa tendência, assim como as organizações tomaram medidas para reduzir a poluição ambiental após a revolução industrial. ”

Seguindo o mesmo caminho, Hughes da Cisco disse o seguinte: “O e-mail foi abusado. Está causando falta de produtividade. A cadeia de emails [ou] pode se tornar viral através de uma organização, mas há pessoas que não precisam estar na lista.” Ele chegou a multar dois funcionários em US $ 50 cada, um por enviar um e-mail contendo o link para Hughes e o outro por enviá-lo por e-mail a toda a organização, de acordo com uma história do Sydney Morning Herald.

A linha inferior do argumento contra o e-mail é que seu grande papel no local de trabalho é exatamente o que há de errado com ele. E-mails matam o tempo e matam a produtividade. O estudo da McKinsey cita que abandonar o e-mail em favor de alternativas como a tecnologia social pode potencialmente aumentar a produtividade do trabalhador entre 20% e 25%. Imagine o impacto de tal aumento de produtividade, especialmente em grandes organizações que continuam a empregar fortemente o uso de e-mail, mas que fazem a transição para formas alternativas de comunicação.

A natureza do e-mail é tal que se tornou comum as pessoas serem inundadas com mensagens inúteis e irrelevantes dia após dia. E estas são todas as comunicações profissionais legítimas. Se você incluir spam e e-mails pessoais, o dilúvio de mensagens com as quais é necessário lidar aumenta significativamente. Até mesmo os ladrões cibernéticos perceberam isso - o phishing, a tentativa de coletar dados pessoais por meio de mensagens de e-mail falsas, capitaliza esse fenômeno, contando com usuários que estão passando despercebidos pelos movimentos do gerenciamento de emails para cometer um erro e clicar em um link ou baixar um arquivo eles não deveriam.

Sem mencionar que o e-mail está desatualizado; seus princípios operacionais permaneceram praticamente inalterados por décadas. Enquanto algumas décadas atrás era "rápido", hoje é uma ferramenta ruim para uma boa discussão. Por que isso é importante? Porque a força de trabalho de hoje é aquela que vê (ou está crescendo para ver) o valor de uma maior colaboração. E parte integrante dessa colaboração é a discussão ativa e dinâmica de vaivém. Os funcionários desejam lançar ideias de um lado para o outro, e especialmente nas configurações em que as equipes estão localizadas em vários sites ou escritórios, o e-mail é apenas uma maneira horrível de colaborar com outras pessoas.

Alternativas ao e-mail

Felizmente, existem muitas alternativas ao uso de e-mail para comunicação em empresas e organizações. Existem ferramentas de comunicação social prontamente disponíveis, assim como plataformas sociais proprietárias. Pressionar para um uso maior dessas tecnologias promete melhores recompensas e retorno do investimento (especialmente para a tecnologia proprietária).