Como organizar os processos de sua empresa?

Como organizar os processos com Deming?

Organizar a gestão da Wiremold começou logo que seus executivos foram inscritos nos seminários Deming. Como observa Orrie Fiume, "os Quatorze Pontos da Deming foram um ajuste perfeito com nossos valores e amamos os princípios. Havia apenas um problema: Deming ensina o que ele chamou de "Teoria da Gestão", ou o que eu chamo de filosofia de mudança. Mas, como muitas teorias de gerenciamento boas, foi extremamente curto nos detalhes de implementação. - James Womack and Daniel Jones

Na minha opinião, é verdade que as ideias de Deming se concentram em princípios e conhecimentos. Quais os passos a serem implementados e em que ordem devem ser, não está claramente estabelecido. Eu acho que há muitos detalhes de implementação fornecidos, mas o livro de receitas que conta quando cada um deve ser aplicado e de que forma a implementação precisa ser ajustada com base em outros fatores do sistema, não é explicado.

Eu realmente não vejo como você pode soletrar um guia de implementação que pode ser seguido por um novato. Gerenciar o sistema complexo de pessoas e processos requer um pouco de conhecimento e compreensão do estado atual do sistema de gerenciamento. Quais as etapas melhores dependem muito da situação atual na organização.

Ainda assim, penso que, se uma organização não pode contratar um consultor experiente, há muitas orientações sobre a implementação que podem ser seguidas. Poderia ser uma boa sabedoria do que é provável que seja difícil, dado o sistema atual e o que é provável que seja mais eficaz, mas mesmo que esse progresso possa ser feito.

Qual é a sugestão para começar a organizar a casa?

Minha sugestão em tal caso é começar devagar, aprender como você vai e construir sobre os sucessos. Aprenda diretamente de Deming (com livros e vídeos) e com outros ótimos livros daqueles que trabalharam com ele. Os meus favoritos incluem: The Leader's Handbook, de Peter Scholtes, Fourth Generation Management por Brian Joiner, The Improvement Guide de Gerald Langley, Kevin Nolan, Clifford Norman, Lloyd Provost e Thomas Nolan.

Comece a usar as ferramentas (PDSA, gráficos de controle, fluxogramas, diagramas de causa e efeito, instruções de trabalho visuais, ...), foco no respeito às pessoas e avance na tomada de decisões baseadas em evidências. Concentre-se em fazer algumas coisas bem. Não tente fazer tudo no início. Concentre-se em obter algumas ferramentas e novos conceitos bem compreendidos e efetivamente utilizados na organização. Em seguida, construa a partir daí. Como parte desta construção, uma apreciação do pensamento sistêmico (ver como as coisas interconectadas são importantes para avançar).

Qual é o risco de organizar a casa aos poucos?

Um risco da construção lenta, mas contínua, é a incapacidade de apreciar a importância de fazer uma mudança fundamental na forma como os executivos estão funcionando. Você deve encontrar etapas no caminho que serão efetivas no curto prazo, mas que também estão movendo você para o objetivo de longo prazo.

Mais tarde, em sua vida, o Dr. Deming não trabalharia com uma organização se o CEO não estivesse diretamente comprometido e envolvido em fazer tal mudança. A liderança sênior diretamente envolvida é certamente maravilhosa. Se isso for possível por todos os meios, faça isso.

Mas se a liderança sênior não está envolvida desde o início, eu gosto da estratégia de transformação por meio dos sucessos, ao invés de tentar apenas convencer as pessoas com palavras. Isso significa escolher táticas que serão bem-sucedidas dado o estado atual e, em seguida, construir sobre esses sucessos. Isso geralmente significa que você está focado em aplicar algumas ferramentas bem, o que é ótimo. Mas, o risco é esquecer o objetivo de longo prazo. O objetivo não é usar algumas ferramentas bem (isso pode ser o objetivo de algumas organizações, isso simplesmente não resultará em um sistema de gerenciamento baseado em Deming).

Como o sucesso convence?

Ao ganhar sucesso usando as ferramentas, certifique-se de que o foco permaneça na construção em direção a uma organização capaz de mudar o sistema de gerenciamento (em vez de apenas aplicar algumas ferramentas). Isso não é fácil, mas aprender com aqueles mencionados acima e outros como Russell Ackoff e Peter Senge podem ajudar. E alguns blogs sobre lean thinking fornecem bons conselhos sobre a importância de mudar o sistema de gerenciamento, ao invés de apenas adotar algumas ferramentas.

Não espere transformar uma organização em uma organização baseada em Deming em um ano. Perceba que este é um processo de longo prazo e avalie seu sucesso como transformação no longo prazo. Não fique entusiasmado com os bloqueios de curto prazo das coisas que levam mais tempo do que você deseja.

Como acelerar a mudança na sua empresa?

A maneira mais fácil de acelerar a transformação é a contratação de um ótimo consultor. Eu sei que isso faz com que algumas pessoas se sintam desconfortáveis, eles querem um sistema de gerenciamento que forneça transformação e seja adotado como um novo plug and play. Não conheço esse sistema de gerenciamento. A razão pela qual eu acho que um consultor é necessário é que são tantos fatores que influenciam qual é o melhor curso de ação, que nenhuma solução do livro de receitas irá funcionar. Também um consultor pode ajudar a acelerar o processo de aprendizagem. O papel do consultor deve ser um treinador para as pessoas da organização.

Eu não acho que há muitas regras de receitas difíceis e rápidas como regras, mas acho que a coisa mais próxima de uma é também aplicar o ciclo Plano-Do-Study-Act (PDSA). Comece a usá-lo e concentre-se em melhorar a capacidade da organização de usá-lo bem. O uso do ciclo PDSA para conduzir aprendizagem e melhoria irá suportar muitos outros aspectos da adoção do sistema de gerenciamento Deming.

Ler vários bons livros podem ajudar um ótimo negócio. Mas essa tática tem um valor limitado; é difícil para a maioria das pessoas aprender muito sobre gerenciamento de forma direta. O treinamento on-line e os vídeos também oferecem alguma promessa, como podcasts e blogs e outros recursos on-line. Normalmente, é muito útil ter pessoas com as quais os novos gerentes podem interagir para assumir novas e desafiadoras responsabilidades. Um mentor interno pode ser uma grande ajuda. Coaching (de um consultor) para novos gerentes também pode ser muito valioso.

Como fazer nas pequenas organizações?

Eu acredito firmemente que a maneira ideal de configurar esse sistema seria usar uma matriz de capacidade. Mesmo se você decidir fazer o número de itens na matriz muito pequeno, o que seria um excelente começo. Também é surpreendente o quanto você vai aprender sobre o que realmente é necessário para fazer o trabalho bem. Isso poderia ajudar a recrutar e avaliar os candidatos de forma mais eficaz; um bom benefício extra ao usar essa ideia.

Fornecer uma lista de recursos para os novos gerentes para aprender também ajudará. Pode ser tão simples quanto a lista de 3 livros, 2 webcasts e 5 artigos. Talvez você inclua cursos de treinamento específicos. Esses recursos devem ser escolhidos para auxiliar na aprendizagem sobre os recursos identificados na matriz de capacidade.