Como ser mais produtivo e focar mais no trabalho criativo?

Durante episódio do Creative Creative Podcast, Jake Knapp, autor de Make Time e do best-seller Sprint do New York Times, compartilha os métodos que desenvolveu para encontrar foco na vida diária, abrindo a oportunidade de ter mais impacto no trabalho e em casa. Ele conta como começou sua jornada em direção a ser mais produtivo e possuir atenção plena, lições de sua experiência em projetar produtos no Google, como focar mais no trabalho criativo e como, ao se concentrar em menos coisas, você pode realmente fazer mais como um indivíduo e uma equipe.

O que significa ser produtivo?

Pelos padrões de hoje, muitas pessoas podem considerar um cronograma completo como um dia produtivo, mas Jake Knapp diz que produtividade é mais sobre ser proposital do que produtivo. Jake lançou seu novo livro, Make Time, para ajudar as pessoas a mudar sua mentalidade de fazer mais trabalho para fazer um trabalho mais importante.

"Ocupado é o nosso modo padrão", diz Jake. Mas quando paramos de tentar equilibrar o máximo possível todos os dias, podemos dar espaço para nos concentrarmos nas coisas que realmente importam - o trabalho criativo que pode ter um impacto maior a longo prazo. Com projetos criativos, há uma parte do nosso cérebro que sempre diz que você deve fazer as coisas mais racionais", diz Jake. É preciso trabalhar para mudar sua mentalidade do modo padrão de reatividade - respondendo a e-mails e indo a reuniões apenas porque eles foram colocados no seu calendário - para priorizar proativamente.

A experiência de Jake na Microsoft e no Google moldou sua abordagem à produtividade da equipe, levando à criação da sprint de design e, posteriormente, seu método de produtividade individual com o processo Make Time.

O que é sprint de design?

O sprint de design é um processo repetitivo de cinco dias para resolver problemas, apresentando novas ideias e testando-as rapidamente. Jake liderou mais de 150 sprints de design no Google Ventures para ajudar as startups a desenvolver ideias e explica o processo como um foco singular para cada dia da semana. Para começar, ele diz que é fundamental começar com um grande problema - algo importante o suficiente para que você receba apoio para tirar de cinco a sete pessoas de todos os outros projetos por uma semana. Então, se livre de todas as distrações. Limpe seus calendários de outras reuniões, desligue seus telefones e defina expectativas com colegas que você não estará mais acessível por e-mail ou pessoalmente, já que você está trabalhando em um grande projeto nessa semana.

Como construir um sprint de design?

Par construir e testar um protótipo em 5 dias, use a técnica MTWTF:

map - mapear o projeto
sketch - criar um rascunho
decide - decidir
prototype - criar um protótipo
test - testar

"Há todos esses padrões no trabalho que acabam consumindo nosso tempo e atenção e tornando difícil fazer as coisas importantes", diz Jake. Ao esculpir uma semana de foco intenso, você pode ir desde a formação de ideias até o teste de protótipos na frente dos clientes em cinco dias.

Jake também é realista sobre o que pode ser realizado em uma semana. Seu projeto pode exigir várias rodadas de sprints antes de chegar ao produto final. Ele recomenda seguir uma semana de sprint de design completo com uma mais leve - uma corrida de três dias para continuar repetindo ideias - e também para sintetizar e reagrupar.

O que é o método de produtividade individual?

Quando Jake começou a trabalhar em seu primeiro livro, ele começou a pensar em maneiras de aplicar elementos do processo de sprint de design a seu trabalho individual. Durante sprints, ele percebeu que "ter esse ponto focal tornou muito mais fácil para as pessoas na sala saber quando aplicar seu pico de energia e quando sentir o que foi feito no final do dia."

Ele notou que seu co-autor, John Zeratsky, estava escolhendo uma coisa grande e escrevendo uma nota a cada dia e parecia estar tendo sucesso. Jake deu uma chance e ficou viciado. Isso se tornou o passo central no processo Make Time - escolhendo um destaque diário. Quando você tiver o seu conjunto de realce, entrar no modo de laser significa desativar distrações e otimizar seu nível de energia para realizar seu melhor trabalho criativo. Então, encerre o dia com uma reflexão sobre como tudo aconteceu e comece tudo de novo amanhã.

Ao refletir sobre o seu dia, se ele foi bem ou se você não conseguiu fazer o tempo que você esperava, tire-o e aprenda com ele. Que distrações eram especialmente difíceis de resistir? Como você pode proteger contra eles no futuro? Ou se você realizou seu destaque, como se sentiu? À medida que você pratica essa abordagem diária, fica melhor em mudar para o modo de laser e vai querer encontrar esse sentimento com mais frequência.

"É um problema grande e difícil descobrir o que nos interessa e fazer bom uso do nosso tempo como seres humanos, o que é breve", diz Jake. Ao definir seu destaque, procure algo que esteja entre uma pequena tarefa e uma meta. Tente fazer engenharia reversa do seu dia - olhando para o final do dia, o que você gostaria de fazer? Em seguida, bloqueie seu calendário por 60 a 90 minutos para concluí-lo. No começo, basta usar a urgência", diz Jake. "Geralmente é fácil saber o que é urgente, mas muitas vezes é difícil fazer a coisa urgente". Conforme você melhora a escolha de um destaque, pode mudar da urgência para a importância como fator decisivo.

Não há dúvida de que escolher uma coisa a cada dia é um desafio. Jake traz de volta para um foco em fazer um trabalho proposital: "Você será forçado a fazer menos, mas faça melhor."

Organize suas prioridades

Ainda lutando para escolher um destaque de uma lista de tarefas aparentemente interminável? Experimente aplicar um dos truques favoritos de priorização de Jake, desde o mundo do design de software, classificação de pilha até seu trabalho pessoal. "Quando me sinto estressado, muitas vezes a fonte do meu estresse é que minhas prioridades estão na ordem errada", diz Jake.

Para classificar sua vida, escreva uma lista de todos os seus projetos, concentrando-se nos grandes. Em seguida, reescreva essa lista em ordem de prioridade. Agora, use essa lista para ajudar a escolher um destaque diário, sabendo que seu destaque será proposital para ajudar você a progredir em direção a um objetivo de longo prazo. E não se estresse, você pode reescrever ou reordenar essa lista a qualquer momento. O importante é que isso reflita suas prioridades agora.

Deixe a culpa de lado

A coisa sobre o método de Jake que o diferencia de outros livros sobre como ser mais produtivo é a notável falta de linguagem indutora de culpa. Dar tempo ao trabalho criativo é difícil e priorizar um projeto importante em detrimento de outro objetivo muito importante causará alguma tensão. Então, dê um tempo se você não souber da primeira vez. Mas, a longo prazo, Jake aprecia poder olhar para trás e sentir que seu tempo foi gasto no trabalho que importa. Porque muitas vezes não é outra pessoa que lhe pede para fazer o trabalho criativo que você realmente quer fazer.

“Há essa categoria de coisa que requer muito foco, atenção e energia, e ninguém está pedindo por isso”, diz Jake. "Mas esses são os esforços mais poderosos."

Como ser mais produtivo e focar mais no trabalho criativo?