Descubra como seu projeto está progredindo

Projeto: realizando um Healthcheck 

O Projeto nem sempre sai como planejado, entenda como ele está progredindo.

Talvez um esteja lutando para entregar os benefícios especificados, ou um prazo tenha sido perdido para uma fase chave, ou os custos estão aumentando e ameaçando o caso de negócios do projeto.

Às vezes, você pode enfrentar esses desafios como parte da atividade cotidiana - mas às vezes não consegue.

Por exemplo, imagine que você esteja gerenciando um projeto para introduzir um novo sistema de TI. Você concluiu a fase de design e aprovou seu design. No entanto, durante a fase de desenvolvimento e teste, você percebe que as pessoas-chave pensam que você deveria estar fazendo algo diferente. Você discutiu isso com algumas partes interessadas importantes do negócio e a situação é complicada. Como você resolve isso?

A realização de uma verificação de saúde do projeto oferece uma visão completa do progresso e ajuda a confirmar como os diferentes envolvidos visualizam seu sucesso. Você pode então concordar como proceder.

Dica: 

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Quando você precisa de um healthcheck do projeto?

Os healthcheck demoram e custam dinheiro, portanto, verifique se elas são necessárias. Em geral, eles valem a pena quando você quer fazer o seguinte:

• Desenvolva planos de ação para resolver problemas significativos e complexos que não podem ser gerenciados como parte da atividade diária.
• Renovar o entusiasmo e compromisso da organização com um projeto de alto nível.
• Faça com que as partes interessadas reafirmem suas obrigações e responsabilidades e voltem a energizar a equipe.
• Eduque um novo gerente e identifique as alterações que deve fazer. (Isso é particularmente útil em um projeto de média ou grande escala).
• Coloque um projeto de volta sob controle.
• Certifique-se de que a equipe esteja usando os processos e sistemas de gerenciamento apropriados.

Dica:

O sucesso dos programas de melhoria de desempenho está enraizado nos projetos selecionados. Infelizmente, muitas organizações não conseguem desenvolver critérios para a escolha do projeto, o que resulta em projetos que não oferecem nenhum benefício real para a organização, como um projeto para redesenhar o fluxo do estacionamento da empresa.

Se funcionários não estiverem trabalhando nos projetos certos, não importa o quão bem os projetos forem executados – os resultados simplesmente não farão a diferença. Assim, os projetos “corretos” devem estar vinculados a estratégias organizacionais, obter resultados difíceis identificáveis ​​e quantificáveis ​​e ter uma meta realista. Para aprender mais sobre como estruturar melhor seu projeto baixe nosso e-book sobre Estruturação de Projetos.

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Você sabe como conduzir um Healthcheck de projeto?

Nas etapas abaixo, observamos como você pode definir, planejar e conduzir uma verificação de integridade.

Etapa 1: Determinar os Objetivos do Healthcheck

A razão para conduzir sua healthcheck é o ponto de partida para se pensar em objetivos. Você pode então refinar isso fazendo mais perguntas:

• Quais fases e processos do projeto deve ser coberto?
• A governança deveria processo ser incluído no escopo?
• Faça seus stakeholders precisa estar envolvido? Se sim, quais?
• Você quer simplesmente avaliar o status do projeto ou também deseja incluir recomendações para melhoria?
• Como você entregará sua healthcheck? Como um relatório? Como uma apresentação para o grupo de direção? Ou de alguma outra forma?
• Quem vai tomar decisões sobre suas recomendações? E qual é o prazo para apresentá-los?

Você pode ser capaz de escrever seus objetivos por conta própria ou pode precisar de discussões com partes interessadas e membros da equipe. É importante acertar isso, pois seus objetivos afetam a maneira como você conduzirá o restante do processo do healthcheck.

Além de obter um acordo do patrocinador sobre os objetivos e resultados do healthcheck, talvez seja necessário concordar com um orçamento para usar o tempo dos membros internos da equipe ou para indicar um grupo externo para conduzir a verificação de saúde.

Etapa 2: Decida quem fará a verificação de healthcheck

Os healthcheck podem ser conduzidas pelo gerente, por outro gerente de projeto dentro da organização, por um consultor externo ou interno ou por um auditor interno. Escolher a pessoa certa depende de duas coisas:

• Por que o healthcheck é necessário?
• Qual é o foco do healthcheck?

Você deve determinar quem tem o entendimento apropriado, autoridade, experiência e mentalidade para conduzir a revisão adequadamente.

Vamos ver cada um deles individualmente:

• Autoridade - Um auditor interno é frequentemente selecionado quando a verificação de integridade faz parte de uma auditoria de projeto de rotina. Essa pessoa verifica se todos os processos e procedimentos corretos estão sendo seguidos.
• Experiência - Se houver preocupações sobre a experiência do gerente, não deve conduzir a revisão. Usar outra pessoa com mais experiência em gerenciamento pode levar a uma maior percepção de como o projeto poderia ser melhorado. Às vezes, um consultor externo é usado nessas circunstâncias.
• Entendimento do projeto - Se a verificação de integridade for necessária para resolver problemas complexos do, mas se a capacidade do gerente não estiver sendo questionada, geralmente é melhor que conduza a revisão.
• Mindset - O healthcheck geralmente resulta em alterações na forma como o projeto está sendo entregue. A pessoa que conduz a revisão deve, portanto, ter uma mente aberta e ser capaz de fazer recomendações sem estar presa à maneira como o projeto foi executado até o momento.

Se a verificação de healthcheck é conduzida por um indivíduo ou por uma equipe depende do que precisa ser feito e do prazo. No entanto, lembre-se de que, dentro de uma equipe, as pessoas podem oferecer ideias umas para as outras e usar uma gama maior de habilidades do que um único indivíduo. Isso é particularmente útil quando os problemas são complexos.

Etapa 3: Identifique como você irá prosseguir

Depois de decidir quem concluirá o healthcheck, a próxima etapa é pensar em como você obterá as informações necessárias. As abordagens a seguir podem ser úteis:

• Revisões de entrega do projeto - Ao revisar as entregas do projeto até o momento, você obterá informações básicas cruciais que ajudarão você a entender o contexto. Os healthcheck podem analisar, por exemplo, documentos de estratégia, documentos de requisitos de negócios, o regulamento da equipe, documentos de casos de negócios e documentos de controle de projetos. E, estudando os produtos finais concluídos até o momento, você poderá avaliar a qualidade do trabalho que está sendo realizado pela equipe.
• Entrevistas - As entrevistas dos membros da equipe e das partes interessadas são muito comuns nos healthcheck do projeto. O desafio é decidir quem incluir (e excluir) sua lista de entrevistas. As entrevistas são particularmente úteis para obter mais informações sobre os resultados. Por exemplo, um plano  pode ser complexo, portanto, ter alguém explicando seus elementos pode ajudá-lo a encontrar omissões ou problemas. Entrevistas também são úteis se você quiser mais informações sobre coisas pelas quais certos indivíduos são responsáveis, ou se você quiser perspectivas específicas de indivíduos sobre o projeto.
• Questionários - Em um projeto de médio ou grande porte, você pode querer que os membros da equipe e partes interessadas preencham um questionário. Isso geralmente é considerado apenas quando você deseja informações de um grande número de pessoas. Se estiver usando um questionário, você pode querer seguir com entrevistas com uma amostra dos entrevistados para obter mais informações qualitativas e discutir quaisquer ideias que você tenha desenvolvido.
• Workshops - Workshops são úteis quando você quer uma visão geral de uma situação. Os participantes têm a oportunidade de trocar ideias e encontrar soluções juntos.

Etapa 4: Forme seu plano

Depois de pensar em como você vai em frente, você pode criar sua agenda de atividades. Isso deve ser relativamente simples depois de determinar o que você precisa realizar.

Os healthcheck são feitos com mais rapidez, com duração de alguns dias até algumas semanas (para projetos maiores). Mantendo-os curtos, você minimiza a interrupção da equipe e garante que quaisquer recomendações sejam implementadas rapidamente.

Etapa 5: conduzir sua verificação de healthcheck

Durante a verificação do healtchcheck, seus objetivos e plano orientarão sua atividade.

Passo 6: Apresente seus resultados e concorde em próximas etapas

Depois de conduzir seu healthcheck, coloque suas opiniões e recomendações no formato com o qual você concordou com o patrocinador. Este pode ser um relatório escrito ou uma apresentação. Mesmo que você tenha concordado com uma discussão simples em vez de uma apresentação formal, certifique-se de anotar todos os pontos-chave.

Ao preparar suas descobertas, você pode achar útil consultar a Lista do Healthcheck Deliverable para verificar se cobriu tudo.

Você provavelmente precisará discutir suas descobertas e recomendações com seu patrocinador (e quaisquer outros grupos de governança) antes que essas recomendações possam ser aprovadas e implementadas.

Pontos chave

As verificações de integridade do projeto fornecem uma visão geral resumida e seu progresso até o momento. Além de ajudá-lo a fazer recomendações sobre como levá-lo adiante. Isso pode dar vida nova a um projeto de paralisação, renovar o entusiasmo das partes interessadas, aumentar a confiança de que será bem-sucedido e, talvez, ajudar a negociar uma data ou um orçamento de entrega mais realistas.

No entanto, fazer um healthcheck requer tempo e dinheiro, e isso pode distrair a equipe de entregar as atividades do dia-a-dia. É por isso que é importante garantir que os benefícios potenciais superem os custos.