Comunicação: como mitigar as dificuldades a ela relacionadas?

Comunicação entre culturas: uma dificuldade bastante atual

Não é segredo que o local de trabalho de hoje está se tornando rapidamente vasto, à medida que o ambiente de negócios se expande para incluir várias localizações geográficas e abranger inúmeras culturas - e esses aspectos afetam diretamente na comunicação. O que pode ser difícil, no entanto, é entender como se comunicar efetivamente com indivíduos que falam outro idioma ou que dependem de meios diferentes para alcançar um objetivo comum.

Comunicação Intercultural - A Nova Norma

A internet e a tecnologia moderna abriram novos mercados que nos permitem promover nossos negócios para novas localizações e culturas geográficas. E, como agora pode ser tão fácil trabalhar com pessoas remotamente quanto trabalhar cara a cara, a comunicação intercultural é, cada vez mais, a nova norma. Afinal, se a comunicação é eletrônica, é tão fácil trabalhar com alguém de outro país quanto da cidade vizinha.

Além disso, por que se limitar a trabalhar com pessoas a uma distância conveniente, quando, da mesma forma, você pode trabalhar com as pessoas do mundo inteiro? Bem, em conjunto com essa facilidade, porém, ocorrem as dificuldades de comunicação. Até para aqueles que são falantes nativos de inglês, por exemplo, o que parece ser uma sorte, há dificuldades na comunicação: basta testemunhar a incompreensão mútua que às vezes pode surgir entre pessoas de diferentes países de língua inglesa.

Neste novo mundo, portanto, uma boa comunicação intercultural é uma obrigação.

Entendendo a diversidade cultural

Dada a diversidade de contextos culturais distribuídos em todo o mundo, certamente surgem novos desafios de comunicação para o local de trabalho. Mesmo quando funcionários localizados em locais ou escritórios diferentes falam o mesmo idioma (por exemplo, correspondências entre falantes de inglês nos EUA e falantes de inglês no Reino Unido), existem algumas diferenças culturais que devem ser consideradas em um esforço para otimizar a comunicação entre as partes.

Nesses casos, uma estratégia de comunicação eficaz começa com o entendimento de que o remetente e o destinatário da mensagem são de diferentes culturas e origens. Obviamente, isso introduz uma boa dose de incertezas, tornando as comunicações ainda mais complexas.

Na verdade, não se trata exatamente de se aprofundar em culturas e subculturas, mas sim que as pessoas percebam que um entendimento básico da diversidade cultural é a chave para uma comunicação intercultural eficaz. Sem necessariamente estudar culturas e idiomas individuais em detalhes, todos nós devemos aprender a nos comunicar melhor com indivíduos e grupos cuja primeira língua ou idioma de escolha não corresponde ao nosso.

Desenvolvendo a Consciência das Culturas Individuais

No entanto, é importante aprender o básico sobre cultura e pelo menos algo sobre a linguagem da comunicação em diferentes países. Isso é necessário mesmo nos níveis mais básicos, como sobre cumprimentos e contato físico, o que pode ser uma área complicada interculturalmente. Por exemplo, beijar um parceiro de negócios não é considerado uma prática comercial apropriada nos EUA, mas em Paris, um beijo breve em cada bochecha é uma saudação aceitável. Assim como o aperto de mão firme, que é amplamente aceito nos EUA, não é reconhecido da mesma forma em outras culturas.

Embora muitas empresas agora ofereçam treinamento nas diferentes culturas em que realizam negócios, é importante que os funcionários que se comunicam através das culturas sejam pacientes e curiosos para compreensão dessas culturas. Até porque os comportamentos e reações de uma pessoa geralmente são culturalmente orientados e, embora não necessariamente correspondam aos nossos, são culturalmente adequados.

Se um líder ou gerente de uma equipe que trabalha em contextos de diferentes culturas ou lida com indivíduos que falam idiomas diferentes, praticam religiões diferentes ou são membros de uma sociedade que requer um novo entendimento, é necessário que se trabalhe para garantir o alinhamento necessário.

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A aceitação é essencial. No entanto, você precisa manter padrões de comportamento respeitável. As seguintes "regras práticas" parecem universais.

Regras universais de comportamento em uma equipe:

• Contribuir e não prejudicar a missão da equipe ou prejudicar a entrega ao cliente da equipe;
• Não prejudicar a coesão da equipe ou impedir que ela se torne mais eficaz;
• Não prejudicar desnecessariamente os interesses de outros membros da equipe;
• Outros fatores (como a lei nacional) são obviamente importantes.

Ao lidar com pessoas de uma cultura diferente, a cortesia e a boa vontade também podem contribuir bastante para garantir uma comunicação bem-sucedida. Novamente, isso deve ser reforçado. Afinal, se o seu ponto de partida na solução de problemas é assumir que a comunicação falhou, você descobrirá que muitos problemas são resolvidos rapidamente. Aliás, em se tratando de resolução de problemas na comunicação, abaixo você confere diversas dicas para superá-los.

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Planejamento: um dos caminhos para mitigar problemas de comunicação

Se você precisa comunicar informações gerais do dia a dia ou grandes notícias sobre as principais mudanças em sua organização, as melhores comunicações começam com um bom planejamento.

O primeiro passo é colocar-se no lugar do seu público. O que eles precisam saber e o que eles já sabem? E o que eles gostariam de ouvir? Qual é a maneira preferida de receber informações? O que os impedirá de ouvir o que você tem a dizer? E como você saberá que eles receberam a mensagem?

Comercialize sua mensagem!

Uma boa comunicação corporativa é muito parecida com um bom marketing. Você tem uma mensagem (produto) que precisa "vender" para seu público (clientes). Para que eles “comprem” sua mensagem, você deve prepará-la e torná-la atraente, para que eles possam entendê-la e prestar atenção nela.

Você deve garantir, portanto, que o valor e o benefício superem quaisquer desvantagens (o "preço" que você está pedindo que eles paguem, por exemplo). E você deve alcançar o público através dos canais de comunicação certos. Depois, após a comunicação (promoção), você deve poder medir a eficácia de sua mensagem e quão bem ela foi recebida pelo seu público.

Mas como fazer isso?

Use as etapas a seguir para criar um bom plano de comunicação para sua empresa ou projeto.

Entenda seus objetivos

Etapa 1. Seja claro sobre seus objetivos gerais de comunicação. O que você deseja alcançar, quando e por quê? Registre seus objetivos gerais em seu plano.

Entenda seu público

Etapa 2. Agora identifique e liste seus diferentes públicos. No início, isso pode parecer bastante difícil: para todos, exceto o plano de comunicação mais simples, é bom usar a Análise das Partes Interessadas para ajudá-lo. A análise das partes interessadas ajuda a identificar com quem se comunicar e por quê.

Planeje mensagens e canais de comunicação

Depois de esclarecer seus objetivos e compreender completamente os diferentes públicos com os quais você precisa se comunicar, é hora de planejar sua mensagem - isso significa elaborar o que você precisa dizer ou escrever para atingir seus objetivos, quando e como essas mensagens serão entregues.

Etapa 3. Antes de iniciar os detalhes do seu plano, anote todos os canais de comunicação possíveis que você poderia usar. Pense de forma ampla e criativa! Você provavelmente já usa muitos ótimos canais de comunicação em sua empresa, mas alguns novos podem ajudá-lo a transmitir sua mensagem. Aqui está uma lista para você começar:

• E-mail;
• Boletim de Notícias;
• Teleconferência;
• Quadros de aviso;
• Cartazes;
• Reunião na hora do almoço;
• Evento de lançamento;
• Reunião de equipe.

Etapa 4. Para planejar a mensagem para cada público, comece pensando nos grupos de públicos mais amplos primeiro.

Ao considerar cada público, por sua vez, faça as seguintes perguntas:

• O que o público precisa e quer saber?
• Quando precisamos nos comunicar?
• Qual é o canal regular ou preferido para atingir esse público?
• Para esse público e mensagem específicos, qual é a maneira mais eficaz de transmitir sua mensagem?

Monitore a eficácia de seus esforços

Etapa 5. É bom obter feedback sobre as comunicações que você planejou e implementou. Pergunte a pessoas de diferentes públicos o que elas estão achando a respeito. Verifique se elas entendem as mensagens que você precisa que elas ouçam. Assim, ao receber um feedback oportuno, você pode ajustar as comunicações futuras que planejou para melhor atender às necessidades das pessoas ou preencher as lacunas que você possa ter deixado.