Design Organizacional: o que isso significa?

Design Organizacional: alinhando a estrutura organizacional com metas de negócios

Sua organização é bem projetada? Como você sabe disso? O que caracteriza uma organização bem projetada? Esses são os tipos de perguntas que nos fazem explorar e analisar o Design organizacional.

Muitas pessoas associam o design organizacional à estrutura de uma organização: as palavras "lean" e "flat" são usadas para descrever o design da organização, assim como sua estrutura. Na verdade, o design organizacional engloba muito mais do que simplesmente a estrutura: o design da organização é o processo de alinhar a estrutura de uma organização com sua missão. Isso significa observar o relacionamento complexo entre tarefas, fluxo de trabalho, responsabilidade e autoridade, e garantir que tudo isso atenda aos objetivos do negócio.

Para que serve o design organizacional

Um bom design organizacional ajuda a comunicação, produtividade e inovação, criando um ambiente onde as pessoas podem trabalhar de forma eficaz. Muitos problemas de produtividade e desempenho podem ser resultado de um design da organização ruim. Uma empresa pode ter uma grande missão, ótimas pessoas, grande liderança, etc., e ainda não ter um bom desempenho devido ao mau planejamento organizacional.

Tomemos o exemplo de uma empresa cujo departamento de vendas e departamento de produção funcionam bem como unidades separadas. No entanto, eles precisam se comunicar sobre as necessidades do cliente e não foram organizados para fazê-lo: o desempenho da empresa sofre como resultado. Outro exemplo: uma empresa deseja crescer adquirindo novos clientes, no entanto, sua equipe de vendas é recompensada pela retenção de clientes: novamente, o desempenho da empresa é comprometido como resultado.

A definição de como o trabalho é feito, os processos de negócios, o modo como as informações são compartilhadas e como as pessoas são incentivadas; Todos esses fatores são facetas do design da organização que afetam diretamente o seu desempenho. E cada faceta é importante para o sucesso de uma organização.

O que influencia o design organizacional

Dada a importância do design organizacional, por que tantas vezes ele é culpado pela ineficiência e ineficácia da empresa? A explicação para isso é que as organizações geralmente crescem desordenadamente em vez de serem projetadas. Com pouco ou nenhum planejamento e intervenção, o desenho da organização que emerge provavelmente terá falhas com incentivos desalinhados, lacunas de processamento e barreiras para uma boa comunicação.

Sem o devido planejamento, o design de uma organização geralmente assume uma estrutura hierárquica. Essa estrutura é comum porque os executivos e gerentes de empresas muitas vezes relutam em abandonar o controle. No entanto, tais estruturas podem não ter flexibilidade, absorver recursos e subutilizar pessoas e habilidades essenciais. Quando se trata de um bom desenho organizacional, a questão é obter o equilíbrio certo - obter os controles certos, a flexibilidade certa, os incentivos corretos; e aproveitar ao máximo as pessoas e outros recursos importantes.

A seguir, serão apresentados os tipos de design organizacional e seus usos. Em seguida, as principais facetas do design da organização e algumas dicas sobre como garantir que sua organização esteja alinhada com seus objetivos de negócios.

Tipos de estrutura organizacional

A maioria das organizações é projetada ou evolui para ter elementos de hierarquia e estruturas orgânicas mais flexíveis. Estruturas orgânicas são mais informais, menos complexas do que as estruturas hierárquicas. Elas dependem de pessoas dentro da organização usando sua iniciativa para mudar a maneira como trabalham, à medida que as circunstâncias mudam.

Antes de olhar para alguns dos tipos comuns de estrutura organizacional, vale a pena observar o que caracteriza uma estrutura hierárquica e como ela contrasta com uma estrutura orgânica. Vale dizer que um tipo de estrutura não é intrinsecamente melhor que o outro. Em vez disso, é importante certificar-se de que o design da organização é adequado para o propósito da organização e para as pessoas dentro dela. 

Estruturas hierárquicas

Estrutura funcional

Em uma estrutura funcional, as funções (contabilidade, marketing, RH, etc.) são bastante separadas. Cada um liderado por um executivo sênior que se reporta ao CEO. A vantagem pode ser eficiência e economias de escala onde as habilidades funcionais são primordiais. A principal desvantagem é que os objetivos funcionais podem acabar ofuscando os objetivos gerais da organização.

Estrutura divisional

Em uma estrutura divisional, a empresa é organizada por escritório ou localização do cliente. Cada divisão é autônoma e possui um gerente de divisão que se reporta ao CEO da empresa. Cada unidade de negócios é tipicamente estruturada em linhas funcionais. A vantagem aqui está relacionada aos resultados locais, já que cada divisão está livre para se concentrar em seu próprio desempenho. A desvantagem é que funções e esforços podem ser duplicados. Por exemplo, cada divisão pode ter uma função de marketing separada, arriscando-se a ser ineficiente em seus esforços de marketing.

Estruturas orgânicas 

Estrutura simples

Frequentemente encontrada em pequenas empresas, a estrutura organizacional simples é plana. Pode ter apenas dois ou três níveis; os funcionários tendem a trabalhar como uma grande equipe, com todos relatando para uma pessoa. As vantagens são eficiência e flexibilidade, e as responsabilidades são geralmente claras. A principal desvantagem é que essa estrutura pode conter o crescimento quando a empresa chega a um tamanho em que o fundador ou o CEO não pode continuar tomando todas as decisões.

Estrutura de matriz

Em uma estrutura matricial, as pessoas normalmente têm duas ou mais linhas de relatório. Por exemplo, uma organização matricial pode combinar as linhas de responsabilidade funcional e divisional. Por exemplo, nessa estrutura, um gerente de marketing pode informar tanto ao diretor de marketing funcional quanto ao diretor de país da divisão em que ele trabalha. A vantagem é que a organização se concentra no desempenho da divisão e também compartilha habilidades e recursos especializados. A queda (freqüentemente séria) é sua complexidade - efetivamente com duas hierarquias e com a complexidade adicional de tensões entre as duas.

Estrutura de rede 

Muitas vezes conhecida como estrutura enxuta, esse tipo de organização tem funções centrais e centrais que operam o negócio estratégico. Ela terceiriza ou subcontrata funções não essenciais que, dependendo do tipo de negócio, podem incluir fabricação, distribuição, tecnologia da informação, marketing e outras funções. Essa estrutura é muito flexível e muitas vezes pode se adaptar ao mercado quase imediatamente. A desvantagem é a inevitável perda de controle, a dependência de terceiros e a complexidade do gerenciamento de fornecedores terceirizados e subcontratados.

Decidindo o design da organização

A partir das muitas opções de estrutura, como você faz a decisão de design da organização para o seu negócio? Diferentes estruturas organizacionais têm diferentes benefícios em diferentes situações. O que importa é que o design geral da organização esteja alinhado com a estratégia de negócios e o ambiente de mercado em que a empresa opera. Deve, então, ter os controles comerciais certos, a flexibilidade certa, os incentivos corretos, as pessoas certas e os recursos certos.

Aqui estão algumas das muitas coisas que você pode considerar ao pensar sobre a estrutura da sua organização.

• Estratégia - O design da organização deve apoiar sua estratégia. Se sua organização pretende ser inovadora, uma estrutura hierárquica não funcionará. Se, no entanto, sua estratégia é baseada em baixo custo, entrega de alto volume, então uma estrutura rígida com controles rígidos pode ser o melhor projeto.
• Tamanho - O design deve levar em conta o tamanho da sua organização. Uma pequena organização pode ser paralisada por muita especialização. Em organizações maiores, por outro lado, pode haver economias de escala que podem ser obtidas pela manutenção de departamentos e equipes funcionalmente especializados. Uma grande organização tem necessidades de tomada de decisão mais complexas e algumas responsabilidades de tomada de decisão provavelmente serão descentralizadas.
• Ambiente - Se o ambiente de mercado em que você trabalha (clientes, fornecedores, reguladores, etc.) é imprevisível ou volátil, então a organização precisa ser flexível o suficiente para reagir a isso.
• Controles - Qual nível de controle está correto em seus negócios? Algumas atividades precisam de controles especiais (como serviços ao paciente em hospitais, manuseio de dinheiro em bancos e manutenção no transporte aéreo), enquanto outros são mais eficientes quando há um alto grau de flexibilidade.
• Incentivos - Incentivos e recompensas devem estar alinhados com a estratégia e propósito do negócio. Quando estes estão desalinhados, existe o perigo de que as unidades dentro da organização se tornem auto-suficientes. Usando o exemplo anterior de uma empresa que deseja crescer com a aquisição de novos clientes, a equipe de vendas é incentivada a manter o cliente e, portanto, tem outro interesse, que não está alinhado ao objetivo do negócio.

Há muito mais no design organizacional do que apenas decidir sobre sua estrutura. A lista acima mostra apenas alguns dos aspectos que podem ser levados em conta ao pensar sobre isso. Com cada estágio de crescimento ou cada mudança, o design da organização precisa ser reavaliado e realinhado conforme necessário. Estes pontos também podem ajudar você a identificar problemas que possam estar causando problemas na equipe ou atrasar sua empresa.