Você sabe o que fazer após entregar um projeto?

Revisões pós-implementação: Certificando-se de que o que você entregou realmente funciona

"Concluir um projeto" não é a mesma coisa que terminar o processo de gerenciamento de projetos. O simples acabamento não garante que a organização se beneficie do resultado do projeto.

Por exemplo, depois de completar um projeto de um ano para estabelecer um novo processo de gerenciamento de qualidade para sua organização, você quer ter certeza de que o que você se propôs a fazer foi realmente alcançado. Seu objetivo não era simplesmente entregar um processo - mas, sim, entregar o processo que trata da necessidade específica de negócio que você pretendia cumprir. Essa é a medida real do sucesso.

Para aproveitar ao máximo os benefícios que o projeto pode oferecer, você também precisa verificar se outras melhorias proporcionarão benefícios ainda maiores.

Você também precisa garantir que as lições aprendidas durante o projeto não sejam esquecidas. Você pode projetar e executar projetos futuros com mais eficácia quando tirar vantagem das lições aprendidas com a experiência de projetos anteriores.

Então, como você pode medir adequadamente o sucesso de um projeto e trabalhar para a melhoria contínua? É aqui que o processo de Revisão Pós-Implementação (PIR) é útil. Isso ajuda você a responder as seguintes perguntas-chave:

• O projeto resolveu totalmente o problema para o qual foi projetado?
• Podemos levar as coisas adiante e oferecer benefícios ainda maiores?
• Que lições aprendemos que podemos aplicar a projetos futuros?

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Você sabe o que é Processo PIR?

A chave para um PIR bem-sucedido é reconhecer que o tempo gasto no projeto é apenas uma pequena parte de uma linha de tempo em andamento.

Para pessoas e organizações que trabalharão em projetos semelhantes no futuro, faz sentido aprender o máximo de lições possíveis, para que os erros não se repitam em projetos futuros.

E para as organizações que se beneficiam do projeto, faz sentido garantir que todos os benefícios desejados sejam realizados e entender quais benefícios adicionais podem ser alcançados.

Você sabe quando é a hora de rever?

Um bom momento para começar a pensar sobre a Revisão de Implementação Pós é quando os membros da equipe do projeto se lembram mais - pouco depois de o projeto ter sido entregue e quando a maioria dos problemas foi resolvida. Comece a listar idéias e observações enquanto elas ainda estão frescas na mente das pessoas.

No entanto, para avaliar adequadamente a qualidade da implementação e concluir esse processo, você precisará esperar o tempo suficiente para que as alterações causadas pelo projeto realmente entrem em vigor.

Provavelmente haverá um período de ajuste antes que você possa finalmente revisar a solução como ela foi planejada para operar: você provavelmente precisará superar um pouco da resistência usual à mudança, segurar as mãos das pessoas enquanto elas operam novos sistemas e eliminar problemas técnicos. que não surgiu quando as entregas foram testadas. Portanto, você deve permitir algumas semanas ou até mesmo alguns meses antes de fazer o PIR completo. Sempre que possível, permita pelo menos um ciclo completo e bem-sucedido de negócios antes de rever as lições aprendidas.

Saiba o que rever no projeto

Aqui estão algumas dicas para realizar o PIR:

• Peça abertura - Enfatize a importância de ser aberto e honesto em sua avaliação e certifique-se de que as pessoas não sejam punidas por estarem abertas.
• Seja objetivo - descreva o que aconteceu em termos objetivos e depois foque em melhorias.
• Document success - Documentar práticas e procedimentos que levaram ao sucesso do projeto e fazer recomendações para aplicá-los a projetos futuros semelhantes.
• Olhe em retrospecto - Preste atenção aos "desconhecidos" (agora conhecidos!) Que podem ter aumentado os riscos de implementação. Desenvolver uma maneira de olhar para estes em projetos futuros.
• Seja focado no futuro - Lembre-se, o objetivo é focar no futuro, não atribuir culpa pelo que aconteceu no passado. Este não é o momento para se concentrar em qualquer pessoa ou equipe.
• Olhe para ambos os aspectos positivos e negativos - Identifique lições positivas e negativas.

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Ao conduzir a revisão, inclua as seguintes atividades:

• Realize uma análise de lacunas.
  • Revise o termo de abertura do projeto para avaliar a proximidade dos resultados do projeto com os objetivos originais.
  • Analise as entregas esperadas (incluindo a documentação) e garanta que elas foram entregues a um nível aceitável de qualidade ou que um substituto aceitável está em vigor.
  • Se houver lacunas, como elas serão fechadas?
• Determine se as metas do projeto foram alcançadas.
  • O deliverable está funcionando como esperado?
  • As taxas de erro são baixas o suficiente e são adequadas para o propósito?
  • Está funcionando bem e de uma maneira que se ajustará perfeitamente às futuras demandas operacionais?
  • Os usuários são adequadamente treinados e apoiados? E há pessoas suficientemente confiantes e qualificadas no lugar?
  • Os controles e sistemas necessários estão funcionando e estão funcionando corretamente?
  • Quais atividades rotineiras são necessárias para apoiar o sucesso do projeto?
  • Se houver problemas aqui, como serão abordados?
  • Como o resultado final se compara ao plano original do projeto, em termos de qualidade, cronograma e orçamento?
• Determinar a satisfação das partes interessadas.
  • As necessidades dos usuários finais foram atendidas?
  • O patrocinador do projeto está satisfeito?
  • Quais são os efeitos no cliente ou usuário final?
  • Se as pessoas-chave não estão satisfeitas, como isso deve ser resolvido?
• Determine os custos e benefícios do projeto.
  • Quais foram os custos finais?
  • Quanto custará operar a solução?
  • Quanto custará suportar a solução no futuro?
  • Como os custos se comparam aos benefícios alcançados?
  • Se o projeto não forneceu um retorno suficientemente grande, como isso pode ser melhorado?
• Identifique áreas de desenvolvimento adicional.
  • Todos os benefícios esperados foram alcançados? Se não, o que é necessário para alcançá-los?
  • Existem oportunidades para treinamento adicional e coaching que maximizem os resultados?
  • Você poderia fazer outras alterações, o que proporcionaria ainda mais valor?
  • Existem outros benefícios adicionais que podem ser alcançados?
• Identifique as lições aprendidas.
  • Quão bem foram as entregas dos projetos avaliadas e quão bem foram os prazos e os custos avaliados?
  • O que deu errado, por que essas coisas deram errado, e como esses problemas poderiam ser evitados da próxima vez?
  • O que correu bem e precisa ser aprendido?
• Relatar descobertas e recomendações.
  • O que você aprendeu com essa revisão?
  • Você precisa de atividade corretiva para obter os benefícios desejados?
  • Que lições você aprendeu que precisam ser levadas adiante em projetos futuros?
  • Este projeto conduz naturalmente a projetos futuros, que se basearão no sucesso e nos benefícios já alcançados?

Saiba como rever o projeto

Ao realizar a revisão pós-implementação, alguns métodos e práticas ajudarão você a obter as melhores informações possíveis:

• Defina o escopo da revisão de antemão - A última coisa que você quer fazer é criar um problema político. Dado o número de pessoas frequentemente envolvidas em um projeto, é fácil ferir os sentimentos de alguém ao analisar o sucesso do projeto. Esclareça seus objetivos para a revisão e deixe suas intenções claras - isso garantirá que as pessoas compartilhem suas experiências de maneira aberta e honesta. Então tenha absoluta certeza de que você se atenha a essas intenções, e que os egos das pessoas não são desnecessariamente machucados pelo processo!
• Revise os principais documentos - Reúna os principais documentos do projeto. Isso ajudará você a avaliar o processo de planejamento do projeto, bem como os benefícios reais obtidos através do projeto.
• Considere o uso de revisores independentes - Sempre que possível, use pessoas externas em seu processo de revisão para obter uma visão objetiva e sem nuvens do projeto. Algumas pessoas recomendam usar apenas pessoas independentes na revisão, no entanto, você pode aprender muito com as perspectivas daqueles que estiveram diretamente envolvidos no projeto - é por isso que a melhor estratégia é provavelmente ter um equilíbrio.
• Use a coleta de dados apropriada - Colete informações da maneira mais apropriada, por exemplo, usando entrevistas e pesquisas. Além disso, teste você mesmo a entrega, para ter certeza de obter informações em primeira mão.
• Entregue relatórios apropriados - Relate suas descobertas e divulgue os resultados. Lembre-se de que o PIR foi projetado para ajudar os gerentes de projetos a conduzir projetos mais eficazes no futuro, bem como medir e otimizar os benefícios do projeto específico que está sendo revisado.
• Apresentar recomendações - Apresentar as recomendações detalhadas à organização e aos líderes do projeto, bem como aos clientes e outras partes interessadas. Inclua quantas pessoas forem necessárias para que você mantenha e aplique as informações sobre melhores práticas no futuro.

Ao planejar seu PIR, esteja ciente dos custos e benefícios do próprio processo de revisão. Entrevistar participantes e clientes, testar a solução e documentar os resultados são atividades que consomem tempo. Certifique-se de que o tempo e os recursos dedicados à revisão sejam consistentes com o escopo do projeto e sua produção, e que os possíveis benefícios de realizar a revisão valham o esforço.

Pontos chave

Uma Revisão Pós-Implementação (PIR) é realizada após a conclusão de um projeto. Sua finalidade é avaliar se os objetivos do projeto foram atingidos, determinar a eficácia do projeto, aprender lições para o futuro e garantir que a organização obtenha o maior benefício possível do projeto.

Depois de um longo projeto, a última coisa que muitas equipes de projeto querem é reviver o processo e procurar maneiras de melhorar. No entanto, uma análise prospectiva pode descobrir muitas dicas e estratégias para melhoria.

Ao conduzir um PIR minucioso e oportuno, você identificará as principais lições aprendidas - e poderá, então, aplicar essas lições ao planejamento e ao gerenciamento de projetos futuros.