Estratégia: como tomar as melhores decisões para projetos!

Utilizando as melhores estratégias possíveis

Imagine que sua empresa vem se expandindo rapidamente nos últimos 12 meses. As vendas aumentaram 50 por cento, mas os custos e as despesas gerais também aumentaram, então seu lucro operacional caiu. As decisões precisam ser feitas - e rápido! Mas primeiro você precisará considerar suas opções ...Qual estratégia utilizar?

Tomamos decisões todos os dias.

Algumas de suas decisões serão tão rotineiras que você as faz sem pensar muito. Mas decisões difíceis ou desafiadoras exigem mais consideração e estratégias. Estes são o tipo de decisões que envolvem:

Incerteza - Muitos dos fatos podem ser desconhecidos.

Complexidade - Pode haver muitos fatores inter-relacionados a serem considerados.

Consequências de alto risco - O impacto da decisão pode ser significativo.

Alternativas - Pode haver várias alternativas, cada uma com seu próprio conjunto de incertezas e consequências.

Questões interpessoais - Você precisa prever como as diferentes pessoas irão reagir.

Quando você está tomando uma decisão que envolve problemas complexos como esses, você também precisa envolver sua solução de problemas, bem como habilidades de tomada de decisão. Vale a pena usar um processo efetivo e robusto nessas circunstâncias, para melhorar a qualidade de suas decisões e alcançar resultados consistentemente bons.

Este artigo descreve um desses processos para combinar estratégias de resolução de problemas e de tomada de decisão para o seu negócio ao tomar decisões complexas em situações desafiadoras.

Uma abordagem sistemática para tomar decisões

Em situações de negócios da vida real, as decisões geralmente podem falhar porque as melhores alternativas não são claras desde o início, ou os fatores-chave não são considerados como parte do processo. Para impedir que isso aconteça, você precisa reunir estratégias de resolução de problemas e de tomada de decisão para esclarecer sua compreensão.

Um processo lógico e ordenado pode ajudá-lo a fazer isso, certificando-se de que você aborda todos os elementos críticos necessários para um resultado bem-sucedido.

Trabalhar com este processo sistematicamente reduzirá a probabilidade de ignorar fatores importantes. Nossa abordagem de sete estratégias leva isso em consideração:

1. Crie um ambiente construtivo.


2. Investigue a situação em detalhes.


3. Gerar boas alternativas.


4. Explore suas opções.


5. Selecione a melhor solução.


6. Avalie seu plano.


7. Comunique sua decisão e tome medidas.

Vejamos cada uma dessas etapas em detalhes.

Este processo irá garantir que você tome uma boa decisão em uma situação complexa, mas pode ser desnecessariamente envolvido para decisões pequenas ou simples. Nesses casos, concentre-se nas ferramentas do Estratégia 5.

Estratégia 1: Criar um ambiente construtivo

As decisões podem tornar-se complexas quando envolvem ou afetam outras pessoas, por isso ajuda a criar um ambiente construtivo para explorar a situação e avaliar suas opções.

Muitas vezes, quando você é responsável por tomar uma decisão, você tem que confiar em outros para implementá-lo, por isso vale a pena obter seu apoio. Se for mais apropriado tomar a decisão dentro de um grupo, realize uma análise das partes interessadas para identificar quem deve incluir no processo. Para construir o compromisso dos outros, assegure-se de que essas partes interessadas estejam bem representadas dentro do seu grupo de tomada de decisão (que idealmente irá incluir cinco a sete pessoas).

Para evitar o pensamento coletivo, incentive as pessoas a contribuir para as discussões, debates e análises sem qualquer medo de os outros participantes rejeitar suas ideias. Certifique-se de todos reconhecerem que o objetivo é tomar a melhor decisão possível nas circunstâncias - este não é o momento para as pessoas promoverem sua própria alternativa preferida.

Estratégia 2: Investigue a detalhadamente a situação

Antes de começar a tomar uma decisão, você precisa se certificar de que compreende perfeitamente sua situação. Pode ser que seu objetivo possa ser abordado isoladamente, mas é mais provável que haja uma série de fatores inter-relacionados a serem considerados. As mudanças feitas em um departamento, por exemplo, poderiam ter efeitos adversos em outros lugares, tornando a mudança contraproducente.

Comece por considerar a decisão no contexto do problema a que se destina. Use a técnica dos 5 Porquês para determinar se o problema declarado é a questão real, ou apenas um sintoma de algo mais profundo. Você também pode usar a Análise de Causa Raiz para traçar um problema para suas origens.

Uma vez que você descobriu sua causa raiz, defina o problema extraindo a maior quantidade de informações do que você conhece e para tirar conclusões sólidas dos fatos.

Estratégia 3: Gerar boas alternativas

Quanto maiores as opções que você explorar, melhor será a sua decisão final.

Gerar uma série de opções diferentes pode parecer tornar sua decisão mais complicada no início, mas o ato de criar alternativas força você a cavar mais fundo e a olhar para o problema sob diferentes ângulos.

Isto é, quando pode ser útil empregar uma variedade de técnicas de pensamento criativo. Estes podem ajudá-lo a sair dos seus padrões normais de pensamento e criar soluções verdadeiramente inovadoras. Você pode conferir Ferramentas de Criatividade em nossos cursos, que possuem um conjunto abrangente de ferramentas e técnicas que podem ajudá-lo a gerar ótimas ideias.

O brainstorming é provavelmente o método mais popular de geração de ideias, enquanto o Brainstorming Reverso funciona de forma semelhante, mas começa perguntando como você pode alcançar o resultado oposto do desejado e, em seguida, transformar a solução em sua cabeça. Não se esqueça de considerar como as pessoas fora do grupo podem influenciar ou ser afetadas pela sua decisão. Você pode fazer isso usando ferramentas como a Matriz de Reframing, que usa 4Ps (Produto, Planejamento, Potencial e Pessoas) como uma forma de reunir diferentes perspectivas.

Você também pode pedir a pessoas não relacionadas à área em questão que se juntem à discussão ou usar a técnica de Posições Perceptivas para encorajar os participantes existentes a adotar diferentes perspectivas funcionais (por exemplo, ter uma pessoa de marketing falar do ponto de vista de um gerente financeiro).

Estratégia 4: Explore suas opções

Quando você está satisfeito por ter uma boa seleção de alternativas realistas, é hora de avaliar a viabilidade, riscos e implicações de cada um.

Quase todas as decisões envolvem algum grau de risco. Use a Análise de Risco para considerar isso de forma objetiva, adotando uma abordagem estruturada para avaliar as ameaças e avaliar a probabilidade de ocorrência de eventos adversos - e o que eles podem custar para gerenciar.

Em seguida, priorize os riscos que você identifica com um Gráfico de Probabilidade / Impacto de Risco, para que você possa se concentrar nas que são mais prováveis de ocorrer.

Estratégia 5: Selecione a melhor solução

Depois de avaliar as alternativas, o próximo passo é tomar sua decisão. Se uma alternativa particular for claramente melhor do que o resto, sua escolha será óbvia. No entanto, se você ainda possui várias opções concorrentes, há muitas ferramentas que irão ajudá-lo a decidir entre elas.

Se você tiver vários critérios a considerar, use a Análise da Matriz de Decisão para compará-los de forma confiável e rigorosa. Ou, se você quiser determinar sua importância relativa, realize uma Análise de Comparação em Pares para decidir quais devem ter maior peso em sua decisão.

Árvores de decisão também são úteis ao escolher entre diferentes opções financeiras. Isso ajuda você a esclarecer as opções com clareza, e traz a probabilidade de seu projeto ser bem-sucedido ou falhar no processo de tomada de decisão.

Decisões em grupo

Se a sua decisão for feita dentro de um grupo, há muitas ferramentas e técnicas excelentes para ajudá-lo a alcançar uma decisão de grupo. Se os critérios de decisão forem subjetivos e é fundamental que você obtenha consenso, podemos utilizar o voto múltiplo, que ajuda os membros do grupo a restringir um amplo campo de opções para que a decisão do grupo seja focada nas alternativas mais populares.

Quando o anonimato é importante, os decisores não gostam uns dos outros, ou há uma tendência para que determinados indivíduos dominem o processo, use a Técnica Delphi para alcançar uma decisão justa e imparcial. Esta técnica utiliza ciclos de discussão anônimos, escritos, gerenciados por um facilitador. Os participantes não se encontram, e às vezes eles nem sabem quem mais está envolvido.

Estratégia 6: Avalie seu plano

Com todo o esforço e trabalho árduo que você já investiu na avaliação e seleção de alternativas, pode ser tentador avançar nesta fase. Mas agora, mais do que nunca, é o momento de "detectar" sua decisão. Afinal, a retrospectiva é ótima para identificar por que as coisas deram errado, mas é muito melhor evitar que os erros aconteçam em primeiro lugar!

Antes de começar a implementar sua decisão, espere um olhar longo e desapaixonado para garantir que você tenha sido minucioso e que erros comuns não se tenham introduzido no processo.

Sua decisão final é tão boa quanto os fatos e pesquisas que você usou para fazê-lo. Certifique-se de que suas informações são confiáveis e que você fez o melhor para não "dados de seleção de cereja". Isso irá ajudá-lo a evitar o viés de confirmação, um viés psicológico comum na tomada de decisões.

Discuta as suas conclusões preliminares com importantes partes interessadas para que possam detectar falhas, fazer recomendações e apoiar as suas conclusões. Ouça a sua própria intuição, e teste de forma silenciosa e metódica suposições e decisões contra sua própria experiência. Se você tem dúvidas, examine-os cuidadosamente para descobrir o que está preocupando você.

Estratégia 7: Comunique sua decisão e tome medidas

Depois de tomar sua decisão, você precisa comunicá-la a todos os afetados por ela de forma envolvente e inspiradora.

Envolva-os na implementação da solução, discutindo como e por que você chegou à sua decisão. Quanto mais informações você fornecer sobre riscos e benefícios projetados, mais provável será que as pessoas apoiem sua decisão.

Se as pessoas apontam uma falha em seu processo como resultado, tenha a humildade de receber seus insumos e revisar seus planos adequadamente - é muito melhor fazer isso agora, a um preço baixo, do que ter que fazê-lo de forma econômica (e embaraçosamente) se seus planos tiverem falhou.

Ponto de Atenção!

Existem muitas ferramentas e técnicas que você pode usar como parte de uma boa estratégia decisão para seus projetos. Se você utilizar todas, no entanto, você poderia acabar gastando muito tempo fazendo uma decisão muito pequena. Escolha as ferramentas adequadamente, dependendo da natureza e da escala da decisão que deseja tomar e turbine seus projetos!