Estrutura Analítica do Projeto (EAP): O que é e como criar uma

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é uma entrega chave do projeto que organiza o trabalho da equipe em seções gerenciáveis. O Conjunto de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) define a estrutura analítica do projeto como uma "decomposição hierárquica orientada para entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto". A estrutura analítica do projeto define visualmente o escopo em partes gerenciáveis ​​que uma equipe de projeto pode entender, pois cada nível da estrutura analítica do projeto fornece mais detalhes e definição.

Uma maneira fácil de pensar sobre uma estrutura analítica do projeto é como um esboço ou mapa do projeto específico. Uma estrutura analítica do projeto começa com o projeto como a entrega de nível superior e é posteriormente decomposta em sub-entregas.

A equipe do projeto cria a estrutura analítica do projeto, identificando as principais entregas funcionais e subdividindo essas entregas em sistemas menores e subprodutos. Essas sub-entregas são decompostas até que uma única pessoa possa ser designada. Nesse nível, os pacotes de trabalho específicos necessários para produzir o sub-fornecimento são identificados e agrupados. O pacote de trabalho representa a lista de tarefas ou "tarefas" para produzir a unidade de trabalho específica. Se você viu cronogramas detalhados do projeto, então você reconhecerá as tarefas sob o pacote de trabalho como as "coisas" que as pessoas precisam concluir por um tempo específico e dentro de um nível específico de esforço.

Do ponto de vista de custo, esses pacotes de trabalho geralmente são agrupados e atribuídos a um departamento específico para produzir o trabalho. Esses departamentos, ou contas de custo, são definidos em uma estrutura de divisão organizacional e recebem um orçamento para produzir as entregas específicas. Ao integrar as contas de custo da estrutura analítica organizacional e da estrutura analítica do projeto, toda a organização pode acompanhar o progresso financeiro, além do desempenho do projeto.

Por que usar uma estrutura de divisão de trabalho?

A estrutura analítica do projeto tem vários benefícios além de definir e organizar o trabalho do projeto. Um orçamento de projeto pode ser alocado aos níveis superiores da estrutura analítica do projeto, e os orçamentos de departamento podem ser calculados rapidamente com base na estrutura analítica do projeto de cada projeto. Ao alocar tempo e estimativas de custos a seções específicas da estrutura analítica do projeto, um cronograma e um orçamento do projeto podem ser desenvolvidos rapidamente. Conforme o projeto é executado, seções específicas da estrutura analítica do projeto podem ser rastreadas para identificar o desempenho do custo do projeto e identificar problemas e áreas problemáticas na organização do projeto. Para obter mais informações sobre alocação de tempo, consulte a regra de 100% .

As estruturas analíticas do projeto também podem ser usadas para identificar riscos potenciais em um determinado projeto. Se uma estrutura analítica do projeto tiver uma ramificação que não esteja bem definida, ela representa um risco de definição do escopo. Esses riscos devem ser rastreados em um log de projeto e revisados ​​à medida que o projeto é executado. Ao integrar a estrutura analítica do projeto a uma estrutura de divisão organizacional, o gerente de projeto também pode identificar pontos de comunicação e formular um plano de comunicação em toda a organização do projeto.

Quando um projeto está ficando para trás, consultar a estrutura analítica do projeto identificará rapidamente as principais entregas afetadas por um pacote de trabalho com falha ou sub-entrega atrasada. A estrutura analítica do projeto também pode ser codificada por cores para representar o status sub-entregável. Atribuir cores de vermelho para atrasado, amarelo para risco, verde para alvo e azul para entregas concluídas é uma maneira eficaz de produzir um mapa de calor do progresso do projeto e chamar a atenção da administração para as principais áreas da estrutura analítica do projeto.

Diretrizes da Estrutura de Divisão de Trabalho

As diretrizes a seguir devem ser consideradas ao criar uma estrutura analítica do projeto:

• O nível superior representa o produto final ou projeto final;
• Sub-entregáveis contêm pacotes de trabalho que são atribuídos ao departamento ou unidade de uma organização;
• Todos os elementos da estrutura analítica do projeto não precisam ser definidos no mesmo nível
• O pacote de trabalho define o trabalho, a duração e os custos das tarefas necessárias para produzir o subproduto;
• Pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;
• Os pacotes de trabalho devem ser independentes de outros pacotes de trabalho na estrutura analítica do projeto;
• Os pacotes de trabalho são exclusivos e não devem ser duplicados na estrutura analítica do projeto.

Ferramentas para criar uma estrutura de divisão de trabalho

Criar uma Estrutura Analítica do Trabalho é um esforço de equipe e é a culminação de várias entradas e perspectivas para o projeto em questão. Uma técnica eficaz é organizar uma sessão de brainstorming com os vários departamentos que estarão envolvidos no projeto. As equipes de projeto podem usar ferramentas de baixa tecnologia, como um quadro branco, cartões de anotações ou blocos de anotações para identificar os principais produtos, subprodutos e pacotes de trabalho específicos. Esses cartões podem ser colados em uma parede e reorganizados à medida que a equipe discute os principais produtos e pacotes de trabalho envolvidos no projeto.

A abordagem de baixa tecnologia é fácil de fazer; no entanto, não funciona bem com equipes distribuídas ou traduz facilmente em um formato eletrônico. Existem várias ferramentas disponíveis que suportam o mapeamento mental, o brainstorming e as estruturas de divisão de trabalho. O MatchWare MindView é um pacote de software de mapeamento mental fácil de usar que suporta estruturas analíticas do projeto, esboços de projetos e exporta facilmente para o Microsoft Project para definição posterior do cronograma.

O principal benefício do MatchWare MindView é sua facilidade de uso, traduzindo as estruturas analíticas do trabalho em cronogramas de projetos de alto nível. Uma extensão natural da estrutura analítica do projeto é o cronograma do projeto. Com o brainstorming do escopo do projeto em uma ferramenta de mapeamento mental, o gerente de projeto pode facilmente atribuir estimativas de orçamento e duração. Essas estimativas de orçamento e duração podem ser facilmente exportadas para o Microsoft Excel ou o Microsoft Project para planejamento e análise adicionais. Os gerentes de projeto querem ferramentas que ajudem a acelerar seu trabalho e reduzam a carga administrativa que acompanha os processos de gerenciamento de projetos.

Como criar uma estrutura analítica do projeto

Para começar, registre o objetivo geral que você está tentando realizar. Esse objetivo pode ser qualquer coisa, desde o desenvolvimento de um novo recurso de software até a construção de um míssil.

Em seguida, divida o projeto global em partes menores e menores, mas pare antes de chegar ao ponto de listar todas as ações que devem ser tomadas. Lembre-se de se concentrar em resultados concretos em vez de ações. Dependendo da natureza do seu projeto, você pode começar a dividir por fases do projeto, grandes entregas específicas ou sub-tarefas.

Ao criar uma estrutura analítica do projeto, use as seguintes regras para obter melhores resultados:

• A regra dos 100% O trabalho representado pela sua EAP deve incluir 100% do trabalho necessário para concluir a meta abrangente sem incluir qualquer trabalho irrelevante ou não relacionado. Além disso, tarefas filhas em qualquer nível devem levar em conta todo o trabalho necessário para concluir a tarefa pai.
• Mutualmente exclusivo. Não inclua uma subtarefa duas vezes ou contabilize qualquer quantidade de trabalho duas vezes. Fazer isso violaria a regra de 100% e resultaria em erros de cálculo ao tentar determinar os recursos necessários para concluir um projeto.
• Resultados, não ações. Lembre-se de se concentrar em resultados e resultados, em vez de ações. Por exemplo, se você estivesse montando uma bicicleta, uma entrega poderia ser "o sistema de frenagem", enquanto as ações incluiriam "calibrar as pastilhas de freio".
• A regra 8/80. Existem várias maneiras de decidir quando um pacote de trabalho é pequeno o suficiente sem ser muito pequeno. Essa regra é uma das sugestões mais comuns - um pacote de trabalho não deve levar menos de oito horas de esforço, mas não mais de 80. Outras regras sugerem não mais do que dez dias (o que equivale a 80 horas se você trabalhar em período integral) ou não mais do que um período de relatório padrão. Em outras palavras, se você relatar seu trabalho todos os meses, um pacote de trabalho não levará mais de um mês para ser concluído. Em caso de dúvida, aplique a regra “se fizer sentido” e use seu melhor julgamento.
• Três níveis. De um modo geral, uma EAP deve incluir cerca de três níveis de detalhe. Algumas ramificações da EAP serão mais subdivididas do que outras, mas se a maioria das agências tiver cerca de três níveis, o escopo do seu projeto e o nível de detalhes da sua EAP estão corretos.
• Faça atribuições. Cada pacote de trabalho deve ser atribuído a uma equipe ou indivíduo específico. Se você fez sua EAP bem, não haverá sobreposição de trabalho, então as responsabilidades serão claras.

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