Estruture seus Projetos: fases e processos

Estruturando seu projeto

Para todos, exceto os projetos mais pequenos, gerentes de projetos experientes usam metodologias de gerenciamento de projetos bem estabelecidas. Estes são sistemas frequentemente publicados - como PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou PRINCE2 -, mas também podem ser metodologias internas específicas da organização.

Essas abordagens têm algumas diferenças de ênfase e tendem a usar uma terminologia ligeiramente diferente, mas geralmente compartilham duas características-chave: os projetos são entregues em etapas, e certos processos comuns de gerenciamento de projetos são executados nessas etapas.

Fases de projeto

Fases, ou estágios, são muito importantes para os gerentes de projetos. Ao pensar em fases, você pode garantir que as entregas produzidas no final de cada fase atendam às suas finalidades e que os membros da equipe do projeto (ou subequipes) sejam devidamente preparados para a próxima fase.

Você identifica os entregáveis exigidos para cada fase da Estrutura Analítica de Projetos (EAP) para isso. O EAP é elaborado como parte de suas atividades de preparação e, em seguida, validado pelo restante da equipe do projeto. No final de cada fase, alguém assina os resultados daquela fase. (Na fase de preparação, pense em quem precisa aprovar cada entrega). Os aprovadores podem incluir a placa do projeto, o patrocinador do projeto ou as principais partes interessadas.) Uma vez que as entregas são aprovadas, a fase é concluída e a equipe do projeto pode passar pelo "portão" "Para a próxima fase”. É por isso que o termo "etapa / gate" é usado com tanta frequência no gerenciamento de projetos.

Estratégia de projeto e modelo de negócios

Nesta fase, você define o requisito geral do negócio do projeto e propõe a abordagem ou metodologia que você deseja usar para abordá-lo.

O portão no final desta fase é a aprovação de sua proposta de projeto de alto nível e do caso de negócios que valida a abordagem que deseja usar. Você também deve mostrar que você pode atingir o objetivo do projeto dentro dos prazos e orçamento necessários.

Dica: Certifique-se de que você analisou o modelo de negócios no final de cada fase do projeto para garantir que ainda seja válido. Se alguma coisa mudou, revise-a conforme necessário.

Preparação

Aqui, você trabalhará com as principais partes interessadas e os membros da equipe do projeto que já foram identificados para estabelecer e iniciar o projeto:

• Complete uma estrutura de divisão do trabalho .


• Determine o plano do projeto e os checkpoints que serão necessários. (Trabalhe com os membros da equipe de projeto apropriada para produzir planos detalhados em cada fase subsequente. Isso garante que eles tenham um senso de propriedade desses planos).


• Identificar e recrutar membros do projeto.


• Produza o termo de abertura de projeto.


• Selecione terceiros para usar nas fases iniciais do projeto (por exemplo, subcontratados de TI ou parceiros).


• Coloque ações no lugar para assegurar os recursos-chave. (Por exemplo, salas de reserva para a fase de treinamento e alocação de mesas e PCs / impressoras para a equipe do projeto).

Design

Nesta fase, você inicia o trabalho envolvido com a criação de entregas do projeto, usando a estratégia do projeto, modelo de negócios e o termo de abertura de projetos como seu ponto de partida. Em seguida, trabalhe com as partes interessadas relevantes para desenvolver os projetos dos principais produtos. Em projetos maiores, você pode falar com um analistas de negócios para auxiliá-lo com isso.

Você provavelmente tem uma placa de projeto ou patrocinador do projeto responsável por assinar o design geral, mas certifique-se de que também obtém contribuições de outras partes interessadas. Isso ajuda a construir a propriedade comercial dos produtos do projeto.

Se as mudanças nos processos forem necessárias, use um Diagrama de Fluxo para criar um mapa detalhado de como as coisas irão funcionar. Nesta fase, você deve fazer tudo o que puder para pensar e lidar com os problemas do projeto antes de começar a criar produtos do projeto - os problemas são quase sempre mais fáceis e mais baratos de serem consertados no estágio de design do que já foram iniciados o trabalho detalhado de implementação.

Selecione as partes interessadas (stakeholders) cuidadosamente para a fase de detalhamento do design. Um projeto detalhado e bom é mais provável que leve a um bom projeto disponível. Se o design detalhado for fraco, os resultados do projeto são muito menos propensos a atender aos requisitos!

Desenvolvimento e Teste

Com todo o planejamento e design completo, a equipe do projeto agora pode começar a desenvolver e construir os componentes da saída do projeto - seja um software, uma ponte ou um processo comercial.

Como parte desta fase, você precisa testar esses componentes cuidadosamente para confirmar que eles funcionam como deveriam.

Treinamento e Preparação

Esta etapa é sobre a preparação para o lançamento do projeto. Faça as seguintes coisas durante esta fase:

• Treinar usuários.


• Coloque no suporte permanente.


• Transfira dados para novos sistemas.


• Identifique o que é necessário para que o projeto seja efetivo a partir da data de lançamento e assegure-se de abordar adequadamente isso.

Suporte

Certifique-se de fornecer suporte de transição para o negócio após o lançamento do projeto e considerar o que é necessário antes que os membros da equipe sejam reatribuídos. As equipes do projeto geralmente são atribuídas a outros trabalhos muito logo após o projeto ter sido "lançado", o que significa que os benefícios do projeto geralmente não são totalmente realizados.

Monitorar a entrega dos benefícios do projeto. Você pode usar isso para promover seu projeto ou para fornecer informações sobre outras ações necessárias para garantir que o projeto seja bem-sucedido.

Você pode monitorar os benefícios como parte das atividades "comerciais como de costume", e você deve (idealmente) continuar a fazê-lo depois que o projeto estiver fechado.

Fechamento de Projeto

Finalizar um projeto não é a parte mais emocionante do ciclo de vida do projeto, mas, se você não fizer isso corretamente, você pode obstruir a entrega contínua de benefícios para a organização. Certifique-se de fazer o seguinte:

• Complete e armazene adequadamente a documentação.


• Realize uma revisão pós-implementação, para que você e seus colegas possam usar a experiência adquirida em projetos futuros.


• Use as conexões comerciais para redistribuir membros da equipe do projeto a funções apropriadas na organização. Você não quer perder a experiência e o conhecimento que eles ganharam ao trabalhar no projeto.

Processos de gerenciamento de projetos

Os principais processos de gerenciamento de projetos, que correm em todas estas fases, são:

• Gerenciamento de cada fase


• Planejamento


• Controle


• Gerenciamento de equipe


• Comunicação


• Aprovisionamento


• Integração

Vejamos cada processo com mais detalhes:

Gerenciamento de cada fase

Aqui, você garante que você satisfaça adequadamente as condições para completar cada fase e para iniciar a próxima. Para fazer isso, certifique-se de que compreende completamente os "gates" ou produtos que devem ser preenchidos e aprovados pelas partes interessadas antes de sair de uma fase. Os requisitos de entrega e assinatura geralmente são identificados no termo de abertura do projeto, então reveja isso apropriadamente durante o projeto.

Planejamento 

Execute um planejamento de alto nível para todo o projeto no início do projeto, depois faça um planejamento mais detalhado para cada fase no início de cada fase. Certifique-se de ter as pessoas, os recursos, as metodologias e as ferramentas de apoio adequadas para cada fase de planejamento, para que você possa entregar o projeto no prazo, no orçamento e nos padrões de qualidade apropriados.

Controle

É essencial controlar o escopo, o custo e as questões; E gerenciar o tempo, os riscos e os benefícios de forma eficaz. Crie relatórios que contenham as informações necessárias para criar uma imagem precisa de como as coisas estão em andamento. Uma maneira comum de fazer isso é usar um painel de projeto.

Gerenciamento de equipe

Como gerente de projeto, você é responsável pelo gerenciamento da equipe do projeto. Trabalhar em um projeto geralmente é diferente da maioria das atividades "comerciais como de costume", e o trabalho do projeto pode exigir uma abordagem e um conjunto de habilidades diferentes. Como tal, você provavelmente precisará treinamento e suporte de gerenciamento de projetos específicos. E há complexidades adicionais na gestão de membros da equipe que têm responsabilidades de projeto, bem como outros papéis ao mesmo tempo (veja nosso artigo sobre Gerenciamento de equipes multifuncionais para obter mais informações sobre isso).

Comunicação

Certifique-se de que você é claro sobre quem é responsável por se comunicar com os membros da equipe, o conselho do projeto, as diferentes partes interessadas no negócio e terceiros relevantes. A comunicação inadequada é uma área problemática frequente para projetos, e precisa de atenção considerável para se comunicar bem.

Aprovisionamento

 Esta é uma área especializada. Muitos projetos contratam terceiros para gerenciar compras, particularmente quando envolvem sistemas de TI. O gerenciamento desses terceiros geralmente é o papel do gerente de projeto. Veja nossos artigos sobre Solicitação de Documentos de Proposta e Gerenciamento de Compras para mais informações sobre isso.

Integração

Muitos projetos não se mantêm sozinhos em uma organização - eles geralmente afetam outras áreas do negócio. Certifique-se de que você considere como seu projeto irá interagir com outros projetos ou funções.

Pontos Importantes

O gerenciamento formal de projetos envolve seguir uma metodologia de gerenciamento de projetos estabelecida. Por sua vez, a maioria dessas metodologias segue um conjunto de fases comuns do projeto, com processos comuns que se processam em cada fase.

Quer aprender mais sobre gerenciamento de projetos, acesse nossos Espaço Lean Six Sigma e aprofunde seus conhecimenros