Quais as etapas necessárias para resolver um problema?

A princípio, a análise Meio-fio é uma ferramenta simples que ajuda você a identificar as etapas práticas necessárias para solucionar um problema ou atingir um estado desejado.

A seguir, neste artigo, exploraremos a Análise de Meios Finais e veremos como você pode aplicá-la.

Sobre a ferramenta

À primeira vista, a análise de meios finais é essencial para uma forma inicial, afim de analisar as lacunas. Desse modo, foi criado pelos pesquisadores Allen Newell e Herbert Simon no final dos anos 1950. E foi então publicado seu livro de 1972, "Human Problem Solving".

Ou seja, Newell e Simon estavam criando um programa efetivo de resolução de problemas para os primeiros computadores, e a Análise de Meios-Finais foi um resultado direto dessa pesquisa. Na qual eles chamaram a ferramenta de "Meios-finais" porque ajudam a definir os meios necessários para alcançar um fim desejado.

Dessa forma a análise de meios-finais pode parecer bastante simplista à primeira vista. No entanto, quando você começar a usá-lo, você verá que é um método prático e útil para resolver problemas simples.

Como usar a ferramenta

Etapa 1: Defina seu estado inicial (problema)

Antecipadamente, comece definindo o problema que você está tentando resolver. Para que possa ajudar a escrever o problema em um pedaço de papel, ou até desenhar um diagrama.

Não só, é importante ter certeza de que você está tentando resolver o problema certo, e não apenas um sintoma de um problema mais profundo. Pois se você está lutando para fazer isso, você pode usar ferramentas como Análise de Causa Raiz, Causa e Efeito e os 5 porquês  para ajudar a definir seu problema. em virtude de garantir ao fato que você esteja lidando com o problema real.

Dica: Assista a nossa Webserie sobre as ferramentas da qualidade e conheça mais sobre o Diagrama de Ishikawa, que tem por objetivo analisar o porquê de um determinado efeito acontecer. Ele tem seu nome graças ao famoso engenheiro Karou Ishikawa, que desenvolveu essa ferramenta.

Etapa 2: visualize seu estado de meta

Em seguida, imagine o estado ideal em que você gostaria de estar. Esse é o resultado que você gostaria de ver, assim que o problema for resolvido.

De fato, pode ser útil escrever isso no papel.

Etapa 3: Liste as diferenças entre estados

Agora, observe as diferenças entre seu estado inicial e seu estado de meta. E então explore os obstáculos que estão impedindo você de alcançar esse estado. Faça uma lista dessas diferenças e obstáculos.

Se os obstáculos parecerem esmagadoramente grandes, considere usar o Drill Down para dividi-los em pedaços fáceis de entender.

Etapa 4: crie submetas

Depois de ter uma lista das diferenças e obstáculos que você precisa superar, você precisa criar sub-metas que ajudarão você a lidar com cada uma delas.

Pense nesses sub-objetivos como etapas que o levarão ao seu estado de meta desejado - veja cada obstáculo que você listou e, em seguida, crie os planos que você precisa para superá-los.

Etapa 5: tome medidas

Enfim, o último passo é agir em sua análise. Se você está a lidar com problemas simples, você será capaz de achar todas as ações que precisam tomar para resolverem os problemas rapidamente. 

No entanto, se você estiver resolvendo um problema difícil ou planejando um novo projeto, provavelmente precisará fazer mais análises e planejamento. O processo simplex é útil para resolver problemas complexos, enquanto a nossa seção de gerenciamento de projetos ajudará você a planejar projetos mais complexos.

Pontos chave

Primordialmente, a Análise de Meios Finais é uma ferramenta simples de solução de problemas. Onde é usado para soluções de problemas definidos. Como também para iniciar o estágio de planejamento de um novo projeto. De fato, para usar a ferramenta, primeiro observe seu estado inicial (o estado em que você está agora). Em seguida, imagine seu estado de meta desejado - esse é o estado em que você deseja estar depois de ter resolvido o problema ou concluído o projeto. Em seguida, faça uma lista dos obstáculos que estão atrapalhando o seu estado de meta. E crie sub-objetivos que o guiarão na superação de todos esses obstáculos. Por fim, tome medidas em sua análise.

Você sabe qual é o processo de definição de problemas?

Como desenvolver a solução certa?

Em primeiro lugar, quando tentamos resolver problemas de negócios, muitas vezes nós pressionamos para encontrar soluções rapidamente.

O problema com isso é que podemos acabar solucionando apenas parcialmente o problema, ou podemos resolver o problema errado por completo, com todo o atraso, despesa e oportunidade de negócio perdida que acompanha isso.

Em resumo, o processo de definição de problemas ajuda a evitar isso. Neste artigo, veremos esse processo e veremos como aplicá-lo.

Visão geral

Dwayne Spradline publicou o Processo de Definição de Problemas na Harvard Business Review de setembro de 2012. Spradline é o Presidente e CEO da Innocentive. Onde a organização tem o objetivo de conectar várias organizações a fim de solucionar os problemas dos autônomos.

Então ele desenvolveu o processo ao longo de 10 anos. Isto é, enquanto trabalhava com uma comunidade de mais de 25.000 "solucionadores de problemas". Contendo engenheiros, cientistas e especialistas do setor.

Em resumo, o processo fornece 4 etapas que te ajudam a entender melhor problemas complexos. São elas: 

1. Estabeleça a necessidade.
2. Justifique a necessidade.
3. Entenda o problema e seu contexto mais amplo.
4. Escreva uma declaração de problema.

Desta maneira,  você o encoraja a definir e entender o problema que está tentando resolver detalhadamente. Também ajuda a confirmar que a solução do problema contribui para os objetivos da sua organização. Isso impede que você gaste tempo, energia e recursos em problemas sem importância ou em iniciativas que não se alinham à estratégia geral da organização.

Também incentiva você a definir totalmente o problema e seus limites. Você pode então usar essas informações para justificar a necessidade de mudança, projetistas e contratados, e iniciar novos projetos com sucesso.

Dica:

Use o processo de definição de problemas ao lado de ferramentas como Simplex e o modelo de pensamento produtivo de Hurson. Neste meio tempo, estes irão guiá-lo através do processo completo de resolução de problemas.

Como usar o processo de definição de problema?

Os quatro principais passos do Processo de Definição de Problemas contêm várias perguntas menores. Onde uma vez respondidas, ajudam você a definir e esclarecer o problema completamente.

Vamos dar uma olhada em cada passo com mais detalhes.

Nota:

O processo que apresentamos abaixo é uma adaptação do modelo original da Spradline. Incluímos outras perguntas e subetapas, quando apropriado.

1. Estabeleça a necessidade

Primeiramente, é identificar por que é preciso uma solução para o problema. Para fazer isso, responda a estas perguntas:

a. Qual é a necessidade básica?

Primeiro, escreva seu problema em termos simples. Em seguida, identifique a necessidade básica que você cumprirá depois de ter resolvido o problema.

b. Qual é o resultado ideal? 

Em seguida, identifique o resultado que você deseja ver depois de implementar uma solução. Dessa maneira, não pense em nenhuma solução em particular neste momento. Pois seu objetivo é visualizar o resultado de uma solução bem-sucedida, não a solução em si.

Em resumo, isso ajuda a ser específico aqui: "Aumentar as assinaturas semanais em 20%" é mais útil do que "Aumentar as inscrições semanais".

c. Quem vai (e não vai) se beneficiar? 

Finalmente, nesta etapa, identifique todas as partes interessadas de quem se beneficiará. Direta e indiretamente. É provável que depois de ter resolvido o problema e alcançado o resultado desejado. Essas pessoas aparecerão. Todavia, anote quem são essas pessoas ou grupos e as vantagens que eles verão.

Considere também quem pode estar em desvantagem se resolver o problema.

Ferramentas como Análise de Impacto e a roda dos futuros são úteis aqui, pois ajudam a identificar as possíveis consequências de uma mudança.

Dica:

À medida que você trabalha nas próximas etapas desse processo e aprende mais sobre seu problema, pode achar útil voltar e refinar suas respostas para as perguntas anteriores.

2. Justifique a necessidade para este problema

Depois de entender a necessidade de resolver o problema, você deve justificar por que deve resolvê-lo. Por isso, deve responder a estas perguntas:

a. O esforço está alinhado com sua estratégia geral? 

Esse problema e o esforço que você terá para resolvê-lo devem se alinhar às prioridades estratégicas da organização, bem como a sua missão e valores.

b. Que benefícios queremos e como podemos medir isso? 

Por outro lado, identifique os benefícios que sua organização, como um todo, verá ao resolver esse problema e pense em como você pode medi-los em relação à sua estratégia e objetivos gerais. Seja o mais específico possível.

c. É provável que consigamos implementar uma solução? 

Pense em fatores assim como você obterá o apoio das partes interessadas e dos tomadores de decisão, e como você terá acesso aos recursos e conhecimentos necessários. Isso pode envolver falar com gerentes seniores em sua organização para entender quais recursos podem estar disponíveis.

3. Compreenda o problema e seu contexto mais amplo

Nas etapas 1 e 2, você identificou por que precisa de uma solução e por que ela é importante para sua estratégia e missão. Em seguida, as três perguntas dessa terceira etapa incentivam você a analisar o problema com mais profundidade. Por consequência, temos que olhar para o passado para ver o que você pode aprender com os esforços do passado.

a. Qual a causa? 

Acima de tudo, nesta etapa, verifique todas as causas do problema usando ferramentas como Análise de Causa Raiz,  causa e efeito, sistemas diagramas e diagramas de inter-relação.

[caption id="" align="aligncenter" width="700"] Planilha para diagrama de Ishikawa[/caption]

b. Quais soluções já existem? 

Segunda. Outras pessoas em sua organização tentaram resolver isso ou um problema semelhante no passado? Se sim, o que eles fizeram? O que funcionou e o que não funcionou?

Em seguida, você descobrirá se as pessoas fora de sua organização já tentaram fazer algo sobre esse problema. Nesse sentido, amplie sua pesquisa para incluir:

• Revistas especializadas;
• Estudos de campo;
• Pesquisas anteriores;
• Concorrentes;
• Especialistas do setor e sua rede pessoal.

Seu objetivo é analisar o que já foi feito e o que não funcionou. Então não perca tempo trabalhando em uma solução que já existe. Ou trabalhando em uma solução que é bem fácil de falhar.

c. Quais são as restrições? 

Até agora, você está começando a ter uma compreensão mais profunda do problema e de como isso se relaciona com sua organização. Agora você pode debater fatores que podem impedir a implementação de uma solução. (Use suas respostas da pergunta c no passo 2 para ajudar com isso.)

Primeiro, observe as restrições internas. Você terá acesso a:

• Pessoas; Dinheiro; Outros recursos suficientes para resolver esse problema?
• Ao mesmo tempo, há algum stakeholder que possa tentar bloquear seus esforços?
• Há regras ou procedimentos que você deve seguir?

Por exemplo, um novo site precisaria se alinhar às diretrizes da marca da sua organização.

Concluindo, olhe externamente se:

• Existem regulamentos ou leis governamentais que possam prejudicar ou bloquear suas soluções?
• A tecnologia está disponível?

d. Quais requisitos uma solução deve atender? 

Em conclusão, anote os requisitos que a solução deve atender para resolver o problema com êxito. Pois, como parte disso, também identifique outros fatores que, embora não sejam essenciais para resolver o problema com sucesso, agregariam valor à solução final. Por exemplo, você pode querer "máquinas silenciosas" ou "banco de dados que você pode acessar de qualquer lugar com uma conexão à Internet".

e. Como vamos definir o sucesso? 

Então identifique como você definirá o sucesso depois de implementar uma solução.

4. Escreva uma declaração de problema

O passo final agora é reunir todas as informações que você reuniu. E colocar elas em uma declaração de problema clara e abrangente. Onde fornece uma visão geral completa do problema. E dessa maneira delinear um plano de como você irá resolvê-lo.

Em suma, se outra pessoa por exemplo:

• Um contratado;
• Organização externa;
• Ou outro departamento.

Onde houver a tarefa de resolver o problema, também trabalhe com perguntas. E dessa forma inclua as respostas para isso na sua declaração de problema.

a. Quais solucionadores de problemas devemos usar?

Identifique quem, em específico, está à disposição para ajudar e resolver o problema. Ou seja, pode ser uma pessoa, uma equipe ou uma empresa externa.

b. Que informação e linguagem deve incluir a declaração do problema? 

Porém, a declaração do problema precisa ser reluzente para as pessoas que devem resolvê-lo. Em outras palavras, evite o jargão da indústria e certifique-se de que se relacione com o público-alvo.

c. O que as soluções de problemas precisam produzir? 

Em seguida, mostre os detalhes:

• O que você ou sua organização precisam deles? 
• Por exemplo, você precisará de um relatório abrangente ou de uma apresentação sobre a solução proposta? 
• Você quer um protótipo? 
• Existe um prazo? 

d. Quais são os incentivos que as pessoas que solucionam problemas precisam? 

Outra questão aborda a motivação. Se uma equipe interna estiver trabalhando na solução, como ela será recompensada? Se uma equipe ou empresa externa estiver lidando com esse problema, que incentivos você está oferecendo?

e. Como vamos avaliar as soluções? 

Portanto, fica a questão final: Quem será responsável por analisar as propostas e qual método de avaliação será usado.

Pontos chave para resolver qualquer problema

Por fim, Dwayne Spradline publicou o Processo de Definição de Problemas na Harvard Business Review de setembro de 2012. Onde o processo apresenta quatro etapas. Dessa forma ajudam você a entender melhor os problemas complexos. Estes quatro passos são:

1. Estabeleça a necessidade.
2. Justifique a necessidade.
3. Entenda o problema e seu contexto mais amplo.
4. Escreva uma declaração de problema.

De fato, a principal vantagem de usar o processo é que ele ajuda você a definir e entender o problema em detalhes e ajuda a entender a importância de um problema em relação à missão e à estratégia da organização. A partir disso, você pode determinar se vale a pena desenvolver uma solução.