Facilities: o que é e funções
Você já se perguntou como grandes corporações mantêm seus ambientes de trabalho sempre prontos, seguros e convidativos? Ou como hospitais gerenciam instalações que devem estar impecáveis e funcionais 24 horas por dia? A resposta está na gestão de facilities, um campo crucial que vai muito além da simples manutenção de prédios.
Facilities engloba todos os aspectos da administração e operação de espaços físicos, garantindo que eles atendam às necessidades de quem os utiliza, seja em escritórios, centros educacionais, complexos industriais ou qualquer outro ambiente organizacional.
Facilities não é apenas sobre reparar o que está quebrado; é sobre criar um ambiente onde todos os elementos funcionam em harmonia para apoiar as funções essenciais da empresa ou instituição. Desde a limpeza, segurança, manutenção, até a gestão de espaços e serviços de suporte, o trabalho de facilities é vital para a saúde organizacional e a produtividade.
Mas, como exatamente essas atividades são coordenadas e quais são as atividades envolvidas no facilities ?
Neste artigo, exploraremos as facetas complexas e vitais do facilities, qual a sua importancia, tecnologias envolvidas o salário de um profissional desta área.
O que é facilities?
Facilities são os serviços de infraestrutura e suporte que abrangem desde a limpeza e segurança até a manutenção de ambientes corporativos, escolares, hospitalares, entre outros. A palavra "facilities" vem do inglês e significa "facilities" ou "facilidades", referindo-se às condições e recursos necessários para proporcionar um funcionamento eficiente em diversos espaços e organizações.
O termo descreve uma função organizacional que visa integrar pessoas, lugares e processos para melhorar tanto a qualidade de vida dos indivíduos quanto a produtividade das organizações. Segundo a International Organization for Standardization (ISO), esta área é crucial para o funcionamento diário das organizações, pois garante não apenas a higiene e o conforto, mas também a funcionalidade e segurança dos espaços.
Por meio de mão de obra frequentemente terceirizada, o facilities é uma peça fundamental no que tange à agilidade e organização das empresas, permitindo que estas se concentrem em suas atividades principais enquanto uma equipe especializada cuida do cotidiano operacional. Assim, facilities engloba uma vasta gama de serviços essenciais que facilitam a rotina organizacional e promovem um ambiente de trabalho otimizado.
O que é gerenciamento de facilities?
A gestão de facilities ajuda a garantir a funcionalidade, conforto, segurança e eficiência de edifícios e terrenos, infraestruturas e imóveis.
O gerenciamento de facilities inclui:
- Gestão de arrendamento, incluindo administração e contabilidade de arrendamento
- Planejamento e gerenciamento de projetos de capital
- Manutenção e operações
- Gerenciamento de energia
- Ocupação e gestão de espaço
- Experiência do funcionário e do ocupante
- Gestão de emergências e continuidade de negócios
- Gestão imobiliária
Tipos de gerenciamento de facilities: Existem duas áreas básicas: gerenciamento de facilities físicas (Hard FM) e gerenciamento de facilities leves (Soft FM).
- Hard FM lida com ativos físicos, como encanamento, fiação, elevadores e aquecimento e resfriamento.
- A Soft FM concentra-se em tarefas executadas por pessoas, como serviços de custódia, contabilidade de arrendamento, catering, segurança e manutenção de terrenos.
Principais atividades de facilities
Para compreender plenamente as funções de facilities dentro de uma empresa, é crucial familiarizar-se com os principais serviços que compõem essa área. Cada um desses serviços desempenha um papel fundamental no suporte às operações diárias da empresa, garantindo que todas as funções de suporte operem de maneira suave e eficiente.
Vamos explorar esses serviços essenciais:
- Serviços de limpeza: contratar uma firma especializada em limpeza garante que os ambientes da empresa se mantenham sempre impecáveis e convidativos. As empresas líderes neste mercado se destacam pela alta qualidade de serviço, profissionalismo e equipes meticulosamente treinadas.
- Serviços de segurança: vitais para a proteção do patrimônio da empresa, os serviços de segurança incluem tanto a presença de pessoal qualificado quanto a utilização de tecnologias avançadas, como câmeras de vigilância e sistemas de alarme, que proporcionam uma monitorização constante das instalações.
- Serviços de portaria: essenciais para controlar o acesso às instalações, os serviços de portaria utilizam tecnologias de monitoramento avançadas para registrar entradas e saídas e garantir que apenas pessoas autorizadas acessem o local. Os colaboradores são frequentemente capacitados em práticas de segurança e atendimento ao público.
- Serviços de recepção: a recepção é a primeira impressão que muitos visitantes têm da empresa, e contar com um serviço eficiente nesta área pode ser decisivo para a imagem corporativa. Um bom serviço de recepção não apenas reflete positivamente na empresa, mas também pode ser fundamental na negociação de novas parcerias ou contratos.
- Serviços de Recursos Humanos (RH): A terceirização dos serviços de RH permite que a empresa se beneficie da expertise de profissionais especializados na seleção e gerenciamento de pessoal. Este serviço é também crucial para a gestão eficaz da folha de pagamento e outras funções administrativas relacionadas aos recursos humanos.
Qual a importância de facilities para sua empresa?
A importância das facilities em uma organização reside na capacidade de otimizar todos os serviços secundários que, embora não estejam diretamente ligados ao objetivo principal da empresa, são essenciais para seu funcionamento eficiente e para a manutenção de um ambiente profissional de alta qualidade.
Tais serviços incluem limpeza, segurança, manutenção e gestão de recepção, entre outros. Ao delegar essas responsabilidades a uma empresa especializada em facilities, uma organização pode se concentrar em sua atividade principal, como vendas no ramo imobiliário, por exemplo, sem se distrair com as complexidades e o gerenciamento de tarefas não essenciais. Isso não apenas reduz a carga burocrática e os custos associados com a gestão de múltiplos contratos, mas também assegura que todos os aspectos da operação sejam tratados por profissionais qualificados.
Dessa forma, a integração de serviços de facilities eficientes pode impedir que falhas operacionais afetem a experiência do cliente e, consequentemente, a imagem e o desempenho do negócio.
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Tecnologia de gerenciamento de facilities
Agora, mais do que nunca, as equipas de gestão de instalações são responsáveis pelo armazenamento de dados precisos e disponíveis, pela escolha de práticas sustentáveis para os seus edifícios e pela priorização da saúde ambiental e dos edifícios.
Existem inúmeras tecnologias para ajudar as equipes a atingir esses objetivos.
Software de rastreamento de utilitários
A maioria das organizações pretende diminuir os custos de energia, manter as suas instalações tão eficientes quanto possível em termos energéticos e acompanhar os objetivos de sustentabilidade.
No entanto, a maioria renuncia a estas iniciativas devido ao processo manual de recolha de dados. O software de rastreamento de serviços públicos automatiza esse processo tedioso, inserindo os dados das contas de serviços públicos de uma organização em seu sistema de software de gerenciamento de instalações. Isso dá à equipe a capacidade de:
- Descubra tendências para apoiar projetos de investimento de capital e atualizações de equipamentos
- Veja um detalhamento dos custos por construção para identificar desperdícios ou ineficiências
- Otimize o uso de energia para cada edifício e preveja gastos futuros
- Avalie e compare custos entre edifícios para detectar operações ineficientes
Tecnologia de sensores
As principais equipes de gerenciamento de instalações usam sensores para orientar decisões operacionais e tornar os edifícios mais eficientes. Sensores de qualidade do ar, ocupação e equipamentos podem alertá-lo quando detectam anormalidades durante a coleta de dados.
Esses dados podem melhorar o conforto e a saúde dos ocupantes, o desempenho dos equipamentos e a eficiência do edifício. Para agir rapidamente, considere conectar esses sensores ao seu sistema de gerenciamento de instalações para enviar técnicos, priorizar o trabalho e tomar decisões operacionais baseadas em dados.
Software de gerenciamento de instalações
O software de gerenciamento de instalações é uma ferramenta digital que oferece suporte às operações diárias de gerenciamento de instalações. O software ajuda as organizações:
- Mantenha os edifícios limpos e seguros para os ocupantes com manutenção de rotina e serviços de custódia para todas as áreas das suas instalações
- Evite que os detalhes passem despercebidos com um cronograma de manutenção e um processo de admissão organizados
- Consolide sua comunicação em um único local com atualizações em tempo real para todos os envolvidos em uma tarefa
- Tome decisões baseadas em dados com base no desempenho da equipe e do equipamento
Embora existam categorias definidas de software de gerenciamento de instalações ( CMMS , CAFM , software IWMS ou software EAM ), os limites são um tanto nebulosos. Cada fornecedor de software oferecerá seu próprio conjunto de recursos (independentemente da categoria em que se enquadram).
Ao selecionar o software para suas instalações, é melhor começar identificando os recursos desejados para sua organização e depois escolher o sistema apropriado.
Funções de gerenciamento de facilities
Em vários setores e tamanhos de empresas, os gerentes de facilities têm uma ampla gama de importantes responsabilidades diárias. Esses gerentes precisam planejar com antecedência e também estar prontos para várias tarefas em um determinado dia. Embora as responsabilidades do gerente geralmente incluam:
- gestão imobiliária
- projetos de capital e planejamento
- ocupação e gestão de espaço
- administração e contabilidade de locação
- experiência no local de trabalho
Existem também formas de melhorar o desempenho de cada responsabilidade que preencherá a agenda do gestor:
- entregar eficiências operacionais
- criar um ambiente propício à produtividade
- encontrar e adotar soluções tecnológicas
- garantir a conformidade regulatória
- minimizar riscos para facilities e funcionários
- reduzir custos de consumo de energia
- reduzir a pegada de carbono do portfólio imobiliário
Qual o salário de um facilities?
O salário de um analista de facilities no Brasil pode variar significativamente, dependendo de fatores como a experiência do profissional, a região em que trabalha e o setor de atuação da empresa. Em média, a remuneração mensal para essa função gira em torno de R$ 3.600, mas pode começar em cerca de R$ 30.000 ao ano para posições de nível inicial e alcançar valores muito superiores para analistas seniores em grandes corporações ou em regiões metropolitanas onde a demanda e o custo de vida são mais elevados.
Os analistas de facilities são essenciais para garantir a operação suave e eficiente de uma empresa, lidando com a gestão de infraestrutura, manutenção e serviços necessários para manter o ambiente de trabalho seguro, operacional e agradável. Essa complexidade de responsabilidades justifica a variação salarial e enfatiza a importância desse cargo dentro das organizações, refletindo na necessidade de um investimento adequado em sua remuneração para atrair e reter talentos qualificados.
Tendências futuras de gerenciamento de facilities
À medida que muitas empresas regressam aos seus escritórios, o local de trabalho torna-se idealmente um destino onde os funcionários querem reunir-se e colaborar, conectando-se uns com os outros de forma segura.
O novo espaço de trabalho no mundo pós-pandemia deverá satisfazer ainda mais necessidades. Proporcione aos funcionários uma melhor experiência no local de trabalho. “Um ótimo lugar para trabalhar” está sendo redefinido pela COVID-19, pelas expectativas dos funcionários e pela tecnologia. Essa experiência ainda pode significar a diferença entre funcionários engajados e produtivos e uma empresa que enfrenta rotatividade e ainda mais interrupções.