Folha de instrução de trabalho: o que é e qual sua importância?
Folha de Instrução de trabalho
Procedimentos são extremamente necessários para que se estabeleça um padrão. Por exemplo, ao ler a receita de um bolo, existem uma série de processos pelos quais os ingredientes serão submetidos para que o bolo fique pronto: misturar o leite com a farinha, adicionar 2 ovos à massa, colocar a massa no forno por 20 minutos. Em uma empresa isso não é diferente. Para realizar o processo de corte de uma chapa de aço por exemplo, existem algumas instruções que devem ser respeitadas a fim de haver uma padronização desse corte. É como se houvesse uma “receita de bolo” com todos os procedimentos para realizar uma operação. A essa “receita de bolo” é dado o nome de folha de instrução de trabalho – FIT. Vamos conferir no detalhe, o que é a folha de instrução de trabalho, a sua importância e como ela se relaciona com algumas metodologias.
O que é FIT – Folha de Instrução de Trabalho?
A folha de instruções do trabalho é usada para treinar novas operações e principalmente estabelecer a padronização de um serviço. É um serviço de grande utilidade na metodologia Seis Sigma e um requerimento às organizações que atendem a ISO 9001. Ela lista as etapas do trabalho, detalhando qualquer habilidade especial necessária para executá-lo com segurança, com a máxima qualidade e eficiência. Também pode ser útil para operadores experientes reconfirmar as operações corretas e instruir operadores inexperientes.
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É uma das três formas básicas para a criação de trabalho padronizado, juntamente com o gráfico e a tabela de trabalho padronizado. O objetivo deste recurso, envolve o conceito kaizen que significa melhoria contínua.
Infelizmente, em muitos locais de trabalho, as instruções de hoje têm pouca conexão com esse foco fundamental. As fábricas sobrecarregaram as instruções de trabalho com o conteúdo adicionado para satisfazer auditores, advogados, engenheiros, contadores e, sim, até gerentes de qualidade e acabam se esquecendo do seu verdadeiro objetivo: instruir. Mas, como escrevemos uma folha de instrução de trabalho?
Escrevendo uma FIT
Comece com os processos que você precisa documentar
O número de processos normalmente determina o número de procedimentos. Embora a situação dite o número exato de procedimentos necessários para controlar adequadamente o resultado desejado, é uma boa prática organizacional não criar mais procedimentos do que processos.
Um procedimento para cada processo
Na maioria dos casos, você criará um procedimento para cada processo. Muitas empresas escrevem muitos procedimentos quando, de fato, deveriam documentar essas diretrizes como instruções de trabalho mais específicas.
Quando apropriado, crie instruções de trabalho detalhadas para cada tarefa necessária para dar suporte a cada um dos seus procedimentos. (Uma boa regra geral é: se o procedimento não fornecer orientação suficiente para alguém concluir a tarefa, crie uma instrução de trabalho.)
Às vezes, são necessários mais detalhes do que o descrito nos procedimentos. Muitas organizações incluem instruções de trabalho para detalhar tarefas específicas referenciadas em um procedimento, auxiliar no treinamento e reduzir erros, pois as instruções passo a passo necessárias para realizar algo podem estar faltando nos procedimentos elaborados com frequência.
Nível de Detalhe
Você precisa determinar qual nível de detalhe tornará suas instruções de trabalho úteis para seus funcionários. Isso deve incluir, ferramentas e materiais a serem utilizados e parâmetros de processos, como por exemplo temperatura ou quantidade em litros de um líquido.
Representações Gráficas
Você pode usar fluxogramas ou outras representações gráficas como desenhos e tabelas. A informação visual pode ajudar a dar destaque em detalhes importantes e imprescindíveis para execução do trabalho. Essa pode ser uma maneira de ajudar a tornar suas instruções de trabalho compreensíveis.
Treinamentos
É importante verificar também se os funcionários sabem interpretar as informações colocadas na FIT, pois muitas pessoas acham que é fácil seguir um fluxograma, mas todos os seus funcionários consideram que essas informações são suficientes? Portanto treinar os funcionários é uma forma de garantir que a padronização seja ainda mais assídua e que todos compreenderam as formas de se fazer o serviço.
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Encontre a estrutura certa que funciona para sua organização e pessoas
Não existe uma estrutura “certa” para instruções de trabalho; existe apenas um melhor ajuste para as pessoas na sua organização. Depois de encontrar a estrutura que funciona para você, certifique-se de que todos entendam como usá-la e, igualmente importante, por que você escolheu essas instruções de trabalho para documentar.
Instrução de trabalho e a ISO 9001
Não há um mandato da ISO 9001.2015 para a criação de instruções de trabalho. No entanto, anos de prática na documentação de gerenciamento da qualidade sugerem que acoplá-los na hierarquia da documentação pode controlar de forma mais clara e eficaz os resultados do gerenciamento da qualidade.
Observe que certos textos da norma ISO 9001 são usados apenas para fins instrucionais. Muitas empresas reconhecem e respeitam as diretrizes de direitos autorais e propriedade intelectual da Organização Internacional para Padronização (ISO).
FIT e o Lean Seis Sigma
Já é sabido que o Seis Sigma confere qualidade a um produto ou serviço por meio da padronização que é feita utilizando um controle estatístico. Dessa forma a FIT se relaciona de maneira intrínseca ao Lean Seis Sigma, já que estabelece um padrão para uma operação. A folha de instrução de trabalho também possui sinônimos como o POP – Procedimento Operacional Padrão.
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Além do Seis Sigma, a FIT também é um importante aliado do Lean Manufacturing. Com o princípio da redução de desperdícios, a FIT mitiga diversos pequenos definindo previamente as ferramentas e materiais que serão utilizados, desta forma economiza em tempo e confere agilidade em realizar seus processos.
Vantagens do uso da folha de instrução de trabalho
- Reduzem o riscos;
- Processos mais rápidos;
- Menor incidência de erros;
- Menor índice de acidentes;
- Melhor controle de parâmetros;
- Maior agilidade nos procedimentos.
Uma última coisa a garantir é que as pessoas saibam sugerir melhorias e mudanças nas instruções de trabalho, afinal a FIT envolve o kaizen, como dito anteriormente. Um dos riscos das instruções de trabalho documentadas é que elas podem dificultar melhorias se as pessoas tiverem medo de alterar a documentação e, para tirar o melhor proveito do seu SGQ, você deseja facilitar a melhoria contínua. O ciclo PDCA/PDSA, por exemplo cai como uma luva para a melhoria de uma FIT.
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Basta começar, aprender e melhorar à medida que avança. Uma ideia é informar seus colegas o que você está fazendo e pedir que eles apontem erros ou descuidos. Isso garantirá que suas instruções de trabalho sejam bem recebidas.