Gerenciamento ágil de projetos - como organizar projetos flexíveis

Gerenciamento ágil de projetos - como organizar projetos flexíveis

O gerenciamento ágil de projetos é uma abordagem que ajuda você a lidar com diversos desafios. Neste artigo, descreveremos o que é essa abordagem e explicaremos por que ela é benéfica.

Imagine um negócio de tecnologia de start-up onde os fundadores estão tentando criar um nicho de negócios sustentável. O setor está mudando rapidamente e eles precisam desenvolver rapidamente um serviço pelo qual os usuários estão dispostos a pagar. Eles só podem descobrir muito através de pesquisa de mercado e precisam experimentar uma variedade de ofertas diferentes. Passo a passo, eles precisam aprender até que consigam resolver uma solução que realmente funcione.

Provavelmente, você pode ver que muitos projetos relacionados ao trabalho - especialmente aqueles que envolvem situações complexas e rápidas - se assemelham a esse cenário. Você pode estar trabalhando para um produto ou resolver um problema, mas depois precisa mudar de rumo e revisar seus planos.

Se você estiver usando uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos, essas revisões levarão a prazos perdidos, custos inflacionados e aumento de cargas de trabalho. E, na pior das hipóteses, você pode descobrir que a situação mudou tanto durante o curso do projeto que o produto final, quando finalmente é entregue, não é mais relevante.

O que é o gerenciamento ágil de projetos?

O gerenciamento ágil de projetos é construído em torno de uma abordagem flexível. Os membros da equipe trabalham em rajadas curtas em lançamentos em pequena escala, mas que funcionam em um produto. Em seguida, eles testam cada versão em relação às necessidades dos clientes, em vez de buscar um único resultado final que seja liberado apenas no final do projeto.

O produto final de um projeto ágil pode ser muito diferente daquele que foi previsto desde o início. No entanto, devido ao processo de verificação, os membros da equipe podem ter certeza de que o produto é aquele que os clientes desejam.

Isso torna o gerenciamento ágil de projetos particularmente apropriado para empresas novas ou velozes, para aqueles em um ambiente que muda rapidamente, ou para situações altamente complexas em que os gerentes "estão seguindo em frente" para encontrar o modelo de negócios ideal. Também é útil em projetos urgentes que não podem esperar por um projeto completo e tradicional a ser configurado.

Gerenciamento ágil x tradicional de projetos

Vamos comparar o gerenciamento ágil de projetos com o gerenciamento tradicional de projetos para mostrar como as abordagens diferem.

Gerenciamento ágil de projetos

• As equipes são autodirigidas e têm liberdade para realizar as entregas conforme escolherem, desde que sigam as regras acordadas.
• Os requisitos do projeto são desenvolvidos dentro do processo conforme as necessidades e os usos surgem. Isso pode significar que o resultado final é diferente do previsto desde o início.
• O teste do usuário e o feedback do cliente acontecem constantemente. É fácil aprender com os erros, implementar feedback e evoluir os resultados. No entanto, o teste constante necessário para isso é trabalhoso e pode ser difícil gerenciar se os usuários não estiverem envolvidos.
• As equipes avaliam constantemente o escopo e a direção de seu produto ou projeto. Isso significa que eles podem mudar de direção a qualquer momento no processo para garantir que o produto atenda às necessidades de mudança. Por causa disso, no entanto, pode ser difícil escrever um business case no início, porque o resultado final não é totalmente conhecido.

Gerenciamento Tradicional de Projetos

• As equipes geralmente são rigidamente controladas por um gerente de projetos. Eles trabalham para cronogramas detalhados acordados no início.
• Requisitos do projeto são identificados antes do início do projeto. Isso às vezes pode levar a "escorregamento de escopo", porque as partes interessadas geralmente pedem mais do que precisam, "apenas por precaução".
• Testes de usuários e comentários de clientes acontecem no final do projeto, quando tudo foi projetado e implementado. Isso pode significar que problemas podem surgir após o lançamento, às vezes levando a correções dispendiosas e até recalls públicos.
• As equipes trabalham em um produto final que pode ser entregue em algum momento - geralmente meses ou anos - após o início do projeto. Às vezes, o produto ou projeto final não é mais relevante, porque as necessidades do negócio ou do cliente mudaram.

Em última análise, o gerenciamento tradicional de projetos geralmente é melhor em um ambiente estável, em que uma entrega definida é necessária para um orçamento fixo. O gerenciamento ágil geralmente é melhor quando o produto final é incerto ou quando o ambiente está mudando rapidamente.

Sobre o processo

O gerenciamento ágil de projetos também é diferente de outras técnicas de gerenciamento de projetos nas funções e eventos que ele usa. Nós descrevemos estes abaixo.

"Scrums" e "Sprints"

O coração do gerenciamento ágil é o framework "scrum". Isso usa funções, eventos, reuniões e incrementos específicos para entregar um produto utilizável em um período de tempo específico - por exemplo, em 30 dias.

O framework envolve três funções principais:

1. O product owner é um especialista no produto que está sendo desenvolvido. Ele ou ela representa as principais partes interessadas, clientes e usuários finais e é responsável por priorizar o projeto e obter financiamento. O product owner descreve como as pessoas usarão o produto final, comunicará as necessidades do cliente e ajudará a equipe a desenvolver o produto certo. Sua experiência também ajuda a combater o escorregamento de escopo.

2. O scrum master é responsável por gerenciar o processo. Essa pessoa resolve problemas, para que o proprietário do produto possa impulsionar o desenvolvimento e maximizar o retorno do investimento. O scrum master garante que cada sprint seja autossuficiente e que não tenha objetivos adicionais. Ele  supervisiona a comunicação, para que as partes interessadas e os membros da equipe possam entender facilmente o progresso alcançado.

3. A equipe é o grupo de profissionais responsáveis ​​por transformar requisitos em funcionalidade. A equipe trabalhará em cada projeto por meio de "sprints" - fases curtas de trabalho que entregam produtos concluídos, testados, documentados e funcionais em sua conclusão. Cada sprint começa com uma reunião de planejamento de sprint. Aqui, os membros da equipe decidem o que podem entregar dentro do prazo acordado. Eles definem o objetivo e atribuem responsabilidades à tarefa.

Durante o sprint, os membros da equipe se concentram apenas em alcançar o objetivo definido. Eles se reunirão todos os dias para uma reunião de 15 minutos para relatar o progresso, discutir o que trabalharão naquele dia e conversar sobre quaisquer desafios que estejam enfrentando. Essas reuniões são uma parte essencial do processo de inspeção diária. As equipes são livres para mudar sua abordagem, com base no que funciona para o projeto específico.

Relatórios

No gerenciamento ágil de projetos há oportunidades regulares para relatar o progresso.

Além das reuniões diárias, os membros da equipe se reúnem com o proprietário do produto e as principais partes interessadas após cada sprint para apresentar a entrega do sprint. Nesta reunião, o grupo decide em conjunto o que deve mudar para o próximo sprint.

Depois disso, o scrum master (e às vezes o product owner) realiza uma reunião retrospectiva, na qual eles analisam o processo que usaram no último sprint e decidem o que podem melhorar para o próximo.