Como o gerenciamento do projeto pode resolver problemas

Como identificar e resolver problemas em projetos?

No ciclo de vida de qualquer projeto, quase sempre haverá problemas inesperados e questões que surgem. Quando essas questões surgirem, você precisa estar pronto para lidar com elas - ou elas podem afetar potencialmente o resultado.

Como a maioria dos problemas é, por natureza, inesperada, como você se certifica de que será capaz de lidar com eles de maneira rápida e eficaz? Idealmente, você precisa de um processo de resolução de problemas antes de iniciar o projeto - para garantir que você esteja dentro do cronograma e atinja seus objetivos.

O gerenciamento é o processo de identificar e resolver problemas. Problemas com funcionários ou fornecedores, falhas técnicas, escassez de material - tudo isso pode ter um impacto negativo . Se o problema não for resolvido, você corre o risco de criar conflitos desnecessários, atrasos ou até mesmo falhas na produção de sua entrega.

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Questões versus riscos

Questões e riscos não são exatamente a mesma coisa. No entanto, a natureza exata de ambos é praticamente desconhecida antes de você começar. Com os riscos, você geralmente tem uma ideia geral de que existe um motivo de preocupação. Uma questão tende a ser menos previsível; pode surgir sem aviso. Por exemplo, não conseguir encontrar pessoal qualificado é um risco identificável. No entanto, quando um dos seus funcionários está em um acidente de carro e hospitalizado por três semanas, isso se torna um problema!

É importante identificar os riscos antes do início. Um gráfico de probabilidade de risco / impacto fornece uma estrutura útil para ajudá-lo a priorizar seus riscos. Você pode então desenvolver um plano para gerenciar esses riscos de forma proativa com soluções que você já pensou e preencheu. No entanto, quando se trata de problemas, você tem que lidar com eles como eles acontecem. O gerenciamento, portanto, é um processo planejado para lidar com uma questão inesperada - qualquer que seja o problema - se e quando surgir.

Dica: Quando você não identifica e reduz os riscos no início de um , eles podem se tornar problemas mais tarde. Certifique-se de entender seus riscos cedo. Aprenda com os anteriores e beneficie-se das experiências anteriores da equipe. Dessa forma, você terá menos questões para gerenciar à medida que avança.

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Registro de Problemas

Problemas - também conhecidos como lacunas, inconsistências ou conflitos - precisam ser registrados quando acontecem. Quando você cria um log de problemas, você fornece uma ferramenta para relatar e comunicar o que está acontecendo com o projeto. Isso garante que as questões sejam levantadas e, em seguida, investigadas e resolvidas de maneira rápida e eficaz.

Sem um processo definido, você se arrisca a ignorá-los ou não os leva a sério - até que seja tarde demais para lidar com eles com sucesso. Um log de problemas permite que você faça o seguinte: Tenha um método seguro e confiável para a equipe levantar questões. Acompanhe e atribua responsabilidades a pessoas específicas para cada problema. Análise e priorize com mais facilidade. Grave resolução de problemas para referência futura e aprendizagem. 

Monitore a integridade e o status geral. Você pode criar um registro manualmente, criar sua própria planilha ou banco de dados ou comprar software de gerenciamento de problemas de uma ampla variedade de fornecedores. Como alternativa, você pode usar nosso modelo de Log de gerenciamento de problemas gratuito. No entanto, tenha em mente que o sucesso do seu processo de gerenciamento não depende necessariamente de qual mecanismo de rastreamento você usa, mas sim do tipo de informação que você acompanha. Você pode incluir as seguintes informações em um log de problemas: 

Tipo de problema - defina as categorias que você provavelmente encontrará. Isso ajuda você a acompanhá-los e a designar as pessoas certas para resolvê-los. Você poderia ter descrições amplas como estas:

• Técnico - Referente a um problema tecnológico no projeto.
• Processo empresarial - relacionado ao design. Gerenciamento de mudanças - relacionado a negócios, clientes ou mudanças ambientais.Recurso - relacionado a problemas de equipamentos, materiais ou pessoas. Terceiros - relacionados com fornecedores, fornecedores ou outra parte externa. 
• Identificador - Registre quem descobriu o problema. 
• Timing - Indica quando o problema foi identificado.
• Descrição - Forneça detalhes sobre o que aconteceu e o impacto potencial. Se o problema continuar sem solução, identifique quais partes serão afetadas. 
• Prioridade - Atribuir uma classificação de prioridade ao problema. Aqui está um exemplo:Alta prioridade - Uma questão crítica que terá um alto impacto no sucesso e tem o potencial de interromper completamente o projeto.Prioridade média - Um problema que terá um impacto notável, mas não impedirá o andamento. Baixa prioridade - Um problema que não afeta as atividades no caminho crítico e, provavelmente, não terá muito impacto se for resolvido em algum momento. 
• Atribuição / proprietário - Determine quem é responsável por resolver o problema. Essa pessoa pode ou não implementar uma solução. No entanto, ele é responsável por rastreá-lo e garantir que ele seja tratado de acordo com sua prioridade. 
• Data de resolução de meta - Determine o prazo para resolver o problema.  

Dica 1: Se uma data para resolução for alterada, mantenha a data antiga e a nova data visíveis. Isso ajuda a identificar os que estão no log há muito tempo. Então você pode dar-lhes atenção extra ou retirá-los da lista se não forem mais importantes. 

Status - acompanhe o andamento da resolução com um rótulo claro identificando o status geral do problema. Aqui está um exemplo:

Aberto - O problema foi identificado, mas nenhuma ação foi tomada.Investigando - A questão e as possíveis soluções estão sendo investigadas.Implementando - A resolução de problemas está em andamento.Escalado - A questão foi levantada para a gerência ou para o patrocinador do projeto / comitê de direção, e as instruções ou aprovação de uma solução estão pendentes.Resolvido - A resolução foi implementada e o problema está encerrado.

Dica 2: use "semáforos" ao relatar problemas. Isso fornece uma indicação fácil de ver se os problemas estão sob controle. Semáforos podem ser usados ​​da seguinte forma: Vermelho - não pode prosseguir antes que o problema seja resolvido. Amarelo - Resolução em andamento e você poderá prosseguir em breve. Verde - Resolução implementada e o problema não existe mais.

Descrição da ação / resolução - descreva o status do problema e o que foi feito para encontrar e implementar uma resolução. Inclua as datas de cada ação. Aqui está um exemplo:

5 de janeiro - questão atribuída a Samantha.

7 de janeiro - Os testes começaram a identificar a origem do problema.

8 de janeiro - Solução sugerida e enviada ao comitê de direção para aprovação.

10 de janeiro - Aprovação recebida. Implementação atribuída a Gregory.

14 de janeiro - Solução bem-sucedida. Problema resolvido.

Resolução final - Inclua uma breve descrição do que foi feito para resolver o problema.

Estrutura de gerenciamento de problemas

Complemente seu registro com uma estrutura ou processo para lidar com esses problemas. Essa estrutura ajuda a equipe do a entender o que fazer, depois de identificados e registrados. Desenvolver o framework responde a perguntas como estas:

• Como você atribuirá a responsabilidade de resolver o problema? Por exemplo, há uma pessoa que lida com todos os problemas técnicos? Quem lidaria com um problema de fornecedor?
• Como você saberá quando encaminhar um problema para a gerência ou para o comitê diretor? Você pode criar uma matriz de impacto comercial potencial versus complexidade de problemas para ajudá-lo a decidir quais devem ser levados para níveis mais altos de gerenciamento.
• Quais critérios determinarão o status de prioridade de um problema?
• Quem irá definir a data de resolução do alvo?
• Como as questões serão comunicadas dentro da equipe? Você usará reuniões regulares, verificações de log, e-mails de atualização de status e assim por diante?
•  Como você identificará diferentes problemas se vários ocorrerem durante um projeto? É útil numerá-los para que você possa identificar problemas facilmente ao discuti-los em reuniões de andamento.
• Se pedidos de mudança forem necessários, como eles serão tratados?
• Quando a resolução afeta o orçamento ou o cronograma, qual será o processo de atualização e quem será o responsável?

Um dos principais desafios do gerenciamento é resolver o problema rapidamente e, em seguida, seguir em frente, com o menor impacto possível sobre o projeto. O framework fornece uma estrutura para tomar decisões quando surgem problemas. Lembre-se de considerar as necessidades da sua equipe ao desenvolver a estrutura. Também é importante certificar-se de que você cobre todos os problemas em sua Revisão pós-implementação.

É aqui que você captura as lições aprendidas para projetos futuros. Quanto mais você aprender sobre seus problemas, mais bem preparado você estará para o próximo projeto. Alguns podem ocorrer novamente, portanto, registrando o que você aprendeu em projetos anteriores, será mais fácil para as equipes de subsequentes identificá-los e resolvê-los com êxito. Outras questões podem fazer parte de um padrão de risco que você pode identificar e gerenciar proativamente com a avaliação de risco antecipada. 

Pontos chave

Um processo de gerenciamento oferece uma maneira robusta de identificar e documentar problemas que ocorrem durante um projeto. O processo também torna mais fácil avaliar esses problemas, avaliar seu impacto e decidir sobre um plano de resolução. Um registro de problemas ajuda a capturar os detalhes de cada problema, para que a equipe possa ver rapidamente o status e quem é responsável por resolvê-lo.

Quando você adiciona uma estrutura de gerenciamento de problemas, você tem um plano abrangente para lidar com eles de maneira rápida e eficaz. Essa abordagem organizada para o gerenciamento de problemas fornece muitos insights valiosos que podem ser usados ​​para refinar e melhorar os resultados futuros do projeto.