Gerenciar projetos: como Pareto pode te auxiliar?

Compreender o Princípio de Pareto - A Regra 80-20: auxiliando a gerenciar projetos

Em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto criou uma fórmula matemática para descrever a distribuição desigual da riqueza em seu país. Pareto observou que vinte por cento das pessoas possuíam oitenta por cento da riqueza. No final da década de 1940, o guru da qualidade, Dr. Joseph M. Juran, atribuiu a Regra 80/20 a Pareto, chamando-o de Princípio de Pareto. O Princípio de Pareto ou a Lei de Pareto é uma ferramenta útil para ajudá-lo a priorizar e gerenciar projetos de sua vida pessoal e profissional.

Este artigo oferece uma visão geral da regra e exemplos de como isso pode ajudá-lo a melhorar a sua produtividade e eficácia pessoal e profissional.

[caption id="attachment_15862" align="aligncenter" width="600"] Diagrama de Pareto EAD[/caption]

O que significa:

A Regra 80/20 significa que, em qualquer situação, 20% dos insumos ou atividades são responsáveis por 80% dos resultados ou resultados. No caso de Pareto, significava que 20% das pessoas possuíam 80% da riqueza. No trabalho inicial de Juran, aplicando a regra 80/20 para estudos de qualidade, ele identificou 20 por cento dos defeitos causando 80 por cento dos problemas. Os gerentes de projeto sabem que 20 por cento do trabalho (os primeiros 10 por cento e os últimos 10 por cento) consomem 80 por cento do tempo e recursos.

Outros exemplos que você pode ter encontrado:

• 80% de nossas receitas são geradas por 20% de nossos clientes.
• 80% das nossas queixas são de 20% dos nossos clientes.
• 80% dos nossos problemas de qualidade ocorrem com 20% dos nossos produtos.

Ou:

• 20% dos nossos contribuidores fornecem 80% do nosso financiamento.
• 20% dos nossos funcionários são responsáveis por 80% dos dias de doença.
• 20% das minhas idéias geram 80% do meu tráfego no meu blog.

Há um número quase ilimitado de exemplos que tendemos a aplicar a regra 80/20 em nossas vidas pessoais e trabalhadoras. Na maioria das vezes, estamos referenciando a Regra de Pareto sem aplicar análise matemática rigorosa à situação.

Nós generalizamos sobre essa métrica de 80/20, mas mesmo com esta matemática descuidada, a proporção é estranhamente comum em nosso mundo.

7 Momentos em que a regra 80/20 pode ajudar sua produtividade:

1. Se você examinar os itens na sua lista de "Fazer", é provável que apenas alguns dos itens estejam vinculados a questões importantes. Embora possamos ter satisfação ao riscar um grande número de questões menores em nossas listas de tarefas, a regra 80/20 sugere que devemos nos concentrar nos poucos itens maiores que gerarão os resultados mais significativos. A lista pode não ser muito mais curta, mas você estará praticando priorização e formas efetivas de gerenciar projetos.

2. Ao avaliar os riscos para um próximo projeto, nem todos os riscos trazem igual significado. Selecione os principais riscos que representam o maior potencial de danos (dada a probabilidade de ocorrência) e focalize suas atividades de monitoramento e planejamento de risco nesses itens. Não ignore os outros, no entanto, distribua o seu foco proporcionalmente.

3. Como representante de vendas, trabalhe muito para entender os atributos dos 20% de seus clientes que compõem a maioria de suas receitas e investir seu tempo de prospecção na identificação e qualificação de clientes similares.

4. Avalie regularmente os 80 por cento dos seus clientes que geram aproximadamente 20 por cento do seu negócio. Identifique oportunidades para expor esses clientes para aqueles que geram melhores resultados. Alguns gerentes e empresas ativamente descartam suas listas de clientes a cada poucos, efetivamente descartando os clientes com baixo desempenho.

5. Se você trabalha em suporte ao cliente ou em um centro de atendimento, procure a distribuição 80/20.  80 por cento das suas chamadas de clientes ou questões de suporte são atribuíveis a 20 por cento de suas ofertas ou a 20 por cento de seu número total de clientes. Para as ofertas que geram todas as chamadas, concentre-se na análise de causas raiz para identificar problemas de qualidade ou documentação e, em seguida, tome medidas corretivas. Para o volume de chamadas elevadas, os clientes se esforçam para entender o motivo de suas chamadas e oferecem métodos alternativos de obtenção de respostas.

6. Empreendedores e profissionais independentes devem avaliar suas cargas de trabalho e avaliar se a maior parte do tempo é gasto perseguindo atividades de pequeno valor, incluindo o trabalho administrativo que pode ser terceirizado facilmente e de forma barata.

7. Ao avaliar o seu progresso no meio do ano em seus objetivos, concentre-se nos poucos objetivos ou atividades que são mais importantes para seu desenvolvimento ou sucesso. Semelhante à lista de tarefas, nem todos os deveres e metas são criados iguais.

Limites Práticos para a Regra 80/20:

À medida que exploramos, a Regra 80/20 tem muitas aplicações em nossa vida profissional e pessoal. No entanto, há oportunidades para aplicar incorretamente esta ferramenta e cometer erros críticos, logo:

• Você não deve se concentrar apenas em 20% dos melhores desempenhos em sua equipe às custas dos outros 80%. Você é responsável por aumentar o número de melhores desempenhos. Assim como avaliar e potencialmente eliminar aqueles que são consistentemente pobres.
• A regra 80/20 pode sugerir reduzir o nível de diversificação que você procura com investimentos. Deve ser dada uma atenção cuidadosa ao seu mix global de portfólio e ajustes feitos se apenas 20% dos seus investimentos gerarem 80% dos resultados.
•  20 por cento do tempo investido em um projeto através de planejamento e execução possa gerar a maioria dos resultados ou progresso. Contudo, você não pode ignorar os detalhes e importância da iniciativa para gerenciar projetos.

Ponto importante!

O Princípio de Pareto ou a Regra 80/20 é uma construção útil ao analisar nossos esforços e resultados em gerenciar projetos. Não tem preço quando aplicado a listas de tarefas ou metas, e fornece uma estrutura analítica útil para muitas situações problemáticas. Use-o liberalmente, mas não o aceite como um absoluto ou é provável que você perca.