O que é Gestão do conhecimento? Como fazer bom uso dessa ferramenta?

Aproveitando ao máximo os ativos intelectuais

A maioria de nós precisa de conhecimento de alguma forma para fazer bem o nosso trabalho.

Talvez você precise entender como seu banco de dados de clientes foi projetado, para que você possa extrair um relatório específico. Talvez você precise conhecer a melhor maneira de obter gerentes seniores para aprovar um caso de negócios. Ou talvez, mesmo, você precisa saber como seu chefe prefere receber más notícias, para que você possa entregar isso de forma tão indolor quanto possível.

Todas essas coisas exigem conhecimento específico. Não importa o seu trabalho, você precisa desse conhecimento se você for fazer um bom trabalho.

Isso parece óbvio, certo? Mas como sua organização lida com todo esse conhecimento? Quando você tem uma pergunta, é fácil para você encontrar uma resposta, ou você precisa procurar horas ou dias para encontrar o que precisa saber? É por isso que o gestão do conhecimento é tão importante.

O gestão do conhecimento é a prática de organizar, armazenar e compartilhar informações vitais, para que todos possam se beneficiar de seu uso.

Neste artigo, analisaremos exatamente o que é o gestão do conhecimento e como você pode começar a organizar o conhecimento dentro de sua própria organização, economizando assim dinheiro e aumentando a produtividade.

O que é o conhecimento?

Palavras como "dados", "informações" e "conhecimento" são frequentemente usadas indistintamente. Mas existem algumas diferenças importantes:

Os dados são um fato ou figura específica, sem qualquer contexto. Por exemplo, o número 1.000 é um dado, como é o nome de José da Silva. Sem mais nada para defini-los, esses dois itens de dados não têm sentido.

A informação é um dado organizado. Então, informações são "José da Silva é CEO" e "1.000 widgets". Nós temos mais detalhes, então agora os dados fazem mais sentido para nós.

O conhecimento, então, baseia-se nas informações para nos dar um contexto. O conhecimento é "José da Silva é o CEO do maior concorrente da nossa empresa, e sua empresa envia 1.000 widgets a cada hora".

A principal diferença entre conhecimento e informação é que o conhecimento nos dá o poder de agir. Podemos usá-lo.

Existem também dois tipos diferentes de conhecimento, explícitos e tácitos:

O conhecimento explícito inclui tudo que você pode transmitir facilmente a outra pessoa, ensinando-o ou colocando-o em um banco de dados ou em um livro. Explicar os protocolos de segurança da sua empresa para um novo membro da equipe está demonstrando conhecimento explícito.

O conhecimento tácito é menos quantificável. É quando você sabe que o melhor cliente da sua empresa não fará um acordo a menos que você vá almoçar com ele. Ou quando você sabe que o seu menor fornecedor é também o mais confiável, mas somente se você fizer seu pedido até o dia 15 de cada mês. Este é o conhecimento que é mais frequentemente aprendido pela experiência. É o que você conhece, mas não necessariamente sabe que você sabe.

Benefícios da Gestão do Conhecimento

O principal benefício do gestão do conhecimento é que a informação é facilmente compartilhada entre os membros da equipe, e esse conhecimento não é perdido se alguém sair de férias, ficar doente ou sair da empresa. Uma das ferramentas que podemos citar é o Procedimento Operacional Padrão, o famoso POP! Onde a informação sobre um processo é totalmente detalhada.

Isso pode resultar em economias substanciais na base de uma organização. As pessoas são facilmente atualizadas e os ativos de conhecimento valiosos nunca são perdidos (o que significa que você não perde tempo e dinheiro quando as pessoas precisam aprender novas informações rapidamente) e podem ser alavancadas.

Como as ideias podem ser compartilhadas facilmente, a gestão do conhecimento também pode aumentar a inovação e ajudar a criar melhores relacionamentos com os clientes. E se a empresa possui uma equipe global, a gestão do conhecimento pode criar uma força de trabalho mais poderosa quando todas essas culturas diferentes forem reunidas para compartilhar recursos.

A gestão do conhecimento dá aos membros da equipe o conhecimento que eles precisam para melhorar seu trabalho. Isso os torna mais produtivos.

Implementando Gestão do Conhecimento

Existem duas maneiras diferentes de gerenciar o conhecimento: usar sistemas baseados em tecnologia ou usar sistemas mais suaves.

Sistemas baseados em tecnologia - Estes podem incluir uma página colaborativa, onde todos podem adicionar e editar informações. Ou, pode incluir programas ou bancos de dados na intranet da empresa, com informações organizadas para que todos possam acessá-los.

Qualquer sistema baseado em tecnologia terá desafios. Por exemplo, quem gerenciará o projeto? Quem manterá a informação atualizada? Como as pessoas acessam a informação?

Atualmente não existe uma abordagem única. Toda empresa e cultura são diferentes.

Softer System - são coisas como ações específicas ou reuniões que ocorrem para compartilhar conhecimento e ajudar as pessoas a se conectar uns com os outros.

Considere os seguintes métodos como parte de seus sistemas de gestão do conhecimento "soft":

• Mentoria;


• Cross-training;


• Troca de mensagem instantânea e fóruns intranet;


• Ações específicas, como Revisão de Ações após eventos significativos, e pós-implementação de avaliações após um projeto foi concluído.


• Grupos voluntários, que ajudam os membros da equipe a fazerem o mesmo em diferentes áreas para se encontrar informalmente e compartilhar informações.

Tenha em mente que os sistemas de gestão do conhecimento baseados em tecnologia são ótimos em capturar conhecimento explícito. Contudo, não tão bons em capturar conhecimento tácito. O conhecimento tácito é mais frequentemente capturado por sistemas "softs", como os listados acima.

É por isso que as abordagens de gestão do conhecimento devem tentar usar ambas as abordagens.

Dicas para implementar sistemas de gestão do conhecimento

Identifique primeiro o conhecimento tácito - Muitas organizações acham que identificar o conhecimento tácito de sua equipe é o maior obstáculo. Se você implementar um sistema de gestão do conhecimento em seu departamento ou empresa, comece com uma sessão de brainstorming com sua equipe para obter suas ideias fluindo sobre como capturar isso.

Comece com uma equipe pequena - É muito fácil ficar sobrecarregado com a quantidade de conhecimento que pode ser compartilhado. Comece com um grupo pequeno, em um departamento, e cresça a partir daí. Isso irá ajudá-lo a descobrir quais informações você gostaria de manter, e como você gostaria de organizá-lo.

Ajude a equipe a se sentir confortável em compartilhar conhecimento - Pode ser difícil "vender" o gestão do conhecimento para sua equipe. Afinal, você está pedindo que eles compartilhem seus conhecimentos e experiência conquistados, as mesmas que os tornam valiosos para a empresa. (Isso pode ser um incentivo poderoso para que as pessoas não compartilhem seus conhecimentos!)

Faça do conhecimento compartilhado parte da cultura da empresa e algo que todos fazem. Isso ajudará os membros da equipe a sentir-se mais à vontade para se envolver. E, considere o compartilhamento de conhecimento em sua abordagem formal para o gestão do desempenho. Assim as pessoas serão recompensadas por compartilhar informações de forma livre.

Torne o mais fácil possível para a sua equipe compartilhar informações - Todo mundo está ocupado. Se ser parte de um programa de gestão do conhecimento é difícil ou demorado, as pessoas podem não querer se envolver. Quanto mais fácil for para as pessoas participarem, mais provável é que você tenha sucesso.

Planeje a aposentadoria dos membros da equipe - A aposentadoria é uma das principais razões pelas quais muitas organizações estão tentando implementar rapidamente sistemas de gestão do conhecimento agora. Se você está enfrentando uma geração baby-boomer que está prestes a sair, faz sentido começar a colecionar sua experiência primeiro.

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Pontos Importantes

A gestão do conhecimento está se tornando cada vez mais importante para as organizações. Ter um sistema eficaz de gestão do conhecimento não só protege as receitas. Melhora a retenção, aumenta a produtividade e promove a inovação.

Os sistemas de gestão do conhecimento devem tentar implementar uma abordagem em duas partes: usando um banco de dados para coletar conhecimento explícito e conectar colegas para compartilhar conhecimento tácito.

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