Gestão do Tempo nas Reuniões de Sua Empresa

O que é o tempo para você?

Tempo: para mim, um grande filme é feito de frases marcantes. Podem ser frases agressivas, frases de impacto, como o famoso "I'll be back" do Exterminador do Futuro, uma frase que revela a índole oculta "Simba, eu matei Mufasa!" ou aquela famosa frase que revela um detalhe inesperado da história - "Luke, I am your father". Existem, contudo, aqueles dramas que trazem lições de vida que iremos nos recordar. Por mais que seja constrangedor admitir, quantos não foram tocados pela frase do tio Ben, em Homem Aranha: "Um grande poder traz grandes responsabilidades"?

Esta frase contém uma lição importantíssima: muitas vezes nos consideramos injustiçados, consideramos que não temos tempo para viver, para o trabalho, para os filhos, para nada... e podemos até mesmo sentir inveja daqueles que parecem ter esse tempo disponível, ao mesmo tempo que mantêm uma carreira de sucesso, como se esses tivessem sido privilegiados. Porém, o que essas pessoas têm não é muito tempo, mas o conhecimento de como gerir o tempo que lhes foi dado, de modo a torná-lo mais prazeroso e produtivo.

Tempo: GTD

Neste post, abordaremos uma técnica simples, porém tratada largamente por David Allen, consultor famoso, autor de importantes obras, como Getting the Things Done, e especialista em boa gestão do tempo. Trata-se, simplesmente, de colocar no papel tudo aquilo que ocupa a sua mente.

Allen cita como os profissionais, dos mais baixos aos mais altos graus da hierarquia corporativa, estão cada vez mais estressados, com a mente ocupada, e como isso torna necessário que eles esvaziem a sua mente. Esvaziar a mente permite que a pessoa relaxe e veja com clareza tudo aquilo que necessita, que possa mapear os caminhos para concluir suas atividades.

Uma das formas mais eficazes para isso é justamente criar diversas listas: quando uma necessidade vier à sua mente, COLOQUE ELA IMEDIATAMENTE NO PAPEL! -ou no seu tablet, notebook, email, smartphone... enfim, qualquer meio no qual ela possa ficar registrada. Isso não só irá tirar da sua cabeça aquele compromisso incômodo, que fica "martelando" e aumentando o estresse e a sensação de impotência e incapacidade de lidar com as atividades do dia-a-dia, mas também facilitará que você lembre e crie um roteiro de quais atividades precisa fazer e em qual ordem elas devem ser realizadas.

Listas

Tenha uma lista separada para as ligações que você deve realizar: é a das atividades que serão feitas assim que você estiver com o telefone. Uma lista dos emails que você precisa enviar: não adianta eles estarem na lista das atividades a fazer imediatamente, se você só puder realizar isto quando estiver de frente para o computador.

Lista de atividades a fazer no escritório, o que você precisa fazer quando estiver em casa, o que você precisa conversar com o gerente de seu banco, seu chefe, seu colega de trabalho... Cada uma destas listas guardará um conjunto de atividades relacionado a um contexto específico. Quando você se deparar com uma dessas situações, não terá aquele pensamento incômodo "acho que precisava fazer alguma coisa aqui, mas não lembro o que era". Você terá uma lista de atividades para aquele contexto, e poderá concluí-las rapidamente.

Dicas

Teste essa dica simples, e veja como seu dia se tornará bem mais tranquilo e com menos desesperos. Conclua uma-a-uma suas atividades, e veja como o tempo que lhe foi dado pode sim ser muito bem empregado, de forma útil e prazerosa! E não se esqueça: nada melhor para otimizar seu tempo do que um curso EAD. Conheça nosso Green Belt, Black Belt, Lean, Excel e Liderança. Da teoria à prática em alguns minutos.

Faltam horas no seu dia?

Se você é como a maioria das pessoas, você sente que falta tempo no seu dia, e deseja que o dia possua mais horas. Já percebeu quantas vezes, ao longo de um mês típico de trabalho, assuntos simples, que poderiam ser discutidos por e-mail ou por uma conversa rápida nos corredores, tomam um enorme tempo de trabalho, com reuniões que parecem bastante improdutivas? Isso significa que seu tempo não está sendo utilizado de maneira eficiente!

A gestão do tempo, visando a otimizar o tempo de trabalho, passa pela otimização das reuniões. E uma ferramenta essencial para uma reunião eficiente, bem planejada e corretamente conduzida é a construção de uma pauta.

A reunião é realmente necessária?

Antes de convocar uma nova reunião, não deixe de analisar se é realmente necessário que todas as pessoas deixem suas posições de trabalho para se reunirem, ou se o assunto não poderia ser resolvido rapidamente. Se ela for necessária, analise todos os assuntos que precisam ser discutidos e estabeleça uma pauta, conforme a ordem de prioridade dos temas.

Grande parte das reuniões não ocorre da maneira adequada devido à falta de uma pauta que defina, com clareza, o
horário de início, o horário de encerramento, e o tempo máximo a ser disponibilizado para cada assunto ou tópico.

Se um item de maior prioridade tomar mais tempo que o previsto, deverá ser dado menos tempo, ou mesmo eliminado, um item de menor prioridade, pois a reunião, em hipótese alguma, deve ultrapassar o tempo máximo permitido.

Quais são as etapas fundamentais da reunião

Planeje cada etapa de modo a facilitar a atuação dos participantes, e que permita a todos trocar informações, orientar as decisões e afastar possíveis dúvidas ou divergências. Lembre-se, se uma pessoa está na reunião, ela tem um porquê de estar ali, e sua participação não deverá, em hipótese alguma, ser suprimida.

Etapa 1: Introdução da reunião

O líder da reunião – geralmente a pessoa de mais elevada posição hierárquica – faz uma breve apresentação, indicando, de maneira clara, o que será discutido, o objetivo a ser alcançado com a reunião, e os detalhes e informações já obtidos. Esta etapa tem a importante função de alinhar os participantes e facilitar a participação eficiente de todo o grupo, bem como a conquista dos resultados.

Etapa 2: Discussão do assunto

O grupo discutirá os assuntos, de acordo com a ordem e os tempos destinados previamente na pauta. O objetivo é aprofundar o conhecimento já obtido, alinhar expectativas, e tentar chegar às conclusões.

Etapa 3: Tomada de decisões

Durante as discussões, algumas ideias são derrotadas por argumentos ou fatos contrários, enquanto outras mostram sua consistência, começando a dar suporte às decisões. Lembre-se, uma tomada de decisão não precisa ser o fechamento de um projeto. Decidir quais novos dados e informações são necessários, quais as ações para o próximo período (semana, quinzena, mês, etc) e qual a data da próxima reunião são decisões importantes a serem tomadas em uma reunião. Na plataforma EAD da FM2S, o curso de Execução e Foco dá um enfoque diferente desta, mostrando algumas técnicas de realizar reuniões eficientes visando à boa Gestão da Rotina.

Etapa 4: Recapitulação

A etapa final da reunião é também de suma importância pois, ao recapitular cada uma das decisões tomadas, alguns equívocos ou dúvidas poderão ser eliminados, além de que deixará mais claro a todos o resultado da reunião. Uma reunião que atingir o objetivo passará a ideia de que foi útil, dando motivação para que todos realizem o combinado, e que vejam tanto a importância da pauta quanto como a reunião não precisa ser encarada como um momento desgastante, um tempo perdido.

Se alguma questão importante persistir e ainda houver tempo antes do horário previsto para o encerramento, é conveniente voltar a este tópico em específico para solucioná-lo. Caso contrário, ele deverá estar no topo da lista de prioridades da pauta da reunião seguinte.

Acostume-se a ser pontual quanto ao início e término das reuniões, evitando assim que as pessoas compareçam aborrecidas e não permitam que o resultado seja adequado.

Alguns aspectos humanos e pessoais das reuniões

Participar das reuniões de maneira correta e eficiente poderá projetar sua imagem profissional de maneira positiva. Caso tenha interesse neste tema, com especial destaque para a questão de exercer a liderança, a FM2S possui, em sua plataforma, o curso de Formação para a Primeira Liderança, que abordará os próximos assuntos sob o ponto de vista do gestor e de quem se prepara para a liderança, destacando a importante função de fornecer feedbacks eficientes – o assunto da aula-demonstrativa, que pode ser assistida gratuitamente, sem cadastro.

• A sua postura será um forte indicador do seu grau de interesse e convicção sobre os assuntos tratados na reunião. Mantenha uma atitude firme, com o corpo levemente inclinado para a frente, de maneira disciplinada, atenta e convicta;


• Como o público será, provavelmente, inferior a 20 pessoas, seus gestos devem ser moderados, discretos e sem exageros – a complementação de sua fala deverá ser feita principalmente com seu jogo fisionômico;


• Seu olhar será importante para marcar sua presença, facilitar a assimilação dos assuntos discutidos e propiciar a percepção do retorno das reações provocadas pela mensagem. Olhe com interesse e atentamente quando estiver ouvindo alguém discursar, e olhe para todos os participantes enquanto estiver falando;


• Fale pausadamente, com energia e voz audível, defendendo seus pontos de vista até com certa vibração, mas de maneira ponderada. Mostre sempre calma, compreensão e disposição em entender os pontos de vista dos outros participantes;


• Muitas reuniões consomem tempo com comentários sobre assuntos paralelos ou mesmo alheios ao dos tópicos discutidos. Estes comentários deverão ser evitados firmemente, de modo a manter a objetividade e o foco da reunião, para uma boa gestão do tempo.


• Mantenha a seriedade, com certo grau de bom humor compatível com os ouvintes, e a naturalidade com que se relaciona com eles no dia-a-dia. Porém, não caia na armadilha de utilizar expressões vulgares ou de baixo calão, que poderão comprometer sua imagem profissional.

Se interessou pelo tema? A FM2S possui um curso certificado, especialmente destinado à gestão do tempo, para que você possa utilizar este precioso recurso da melhor maneira possível. O objetivo é ajudar ao máximo você que busca sempre melhorar e aplicar as melhores práticas de gestão.

O assunto é tão importante, que a 3M desenvolveu um estudo, em conjunto com a Universidade de Minnesota, com a finalidade de entender as técnicas de persuasão, que seriam utilizadas para engajar seus funcionários a participar de uma série de seminários sobre a gestão do tempo.

Então, fique de olho no assunto e até a próxima!

Referências:

Reinaldo Polito. Como Falar Corretamente e sem Inibições. 111ª Edição. São Paulo: Editora Saraiva, 2014. 312p.

Prezi Consultoria. A Ciência Por Trás das Apresentações Eficazes. Disponível em: http://www.preziteams.com/e/51912/ras-de-apresentacoes-eficazes-/868d7g/453613095