Quais as habilidades para a Gestão de Equipes?

Quais as habilidades básicas necessárias para a gestão de equipes?

Este artigo analisa algumas das principais coisas que os gerentes de equipe precisam fazer para que sua equipe prospere e seja bem-sucedida. Estas variam de escolher as pessoas certas e decidir quem faz o quê, saber se comunicar, desenvolver e motivar as pessoas. Ele também cobre algumas das armadilhas mais comuns a serem evitadas. É uma manual para gestão de equipes.

Por onde começar a Gestão de Equipes?

Mas antes disso, algumas definições são úteis. O que é gestão, exatamente? E como isso difere de liderança?

Um bom ponto de partida é a citação de Warren G. Bennis de que "os líderes são pessoas que fazem as coisas certas; os administradores são pessoas que fazem as coisas da maneira certa". Liderança envolve criar uma visão convincente do futuro, comunicar essa visão e ajudar as pessoas a entender e se comprometer com isso. Os gerentes, por outro lado, são responsáveis ​​por garantir que a visão seja implementada com eficiência e sucesso.

Naturalmente, esses dois papéis se sobrepõem - e, para ser totalmente eficaz, você precisa cumprir os dois papéis. No entanto, o foco deste artigo é sobre as habilidades e responsabilidades específicas dos gerentes e sobre as ferramentas disponíveis para eles. Afinal, não adianta motivar as pessoas para trabalhar em direção a uma visão fabulosa do futuro, apenas para cair de cara na hora da implementação.

[caption id="attachment_15241" align="aligncenter" width="606"] Capacitação em Gestão de Equipes[/caption]

A importância de se delegar

A principal prioridade para os gerentes de equipe é o ato de delegar. Não importa o quão habilidoso você seja, há tanta coisa que você não pode trabalhar sozinho. Com uma equipe por trás, você pode conseguir muito mais: é por isso que é tão importante delegar de forma eficaz!

A delegação bem-sucedida começa com a correspondência de pessoas e tarefas, portanto, primeiro você precisa explicar qual é o papel e os objetivos da sua equipe. Uma boa maneira de fazer isso é montar um contrato com a equipe, que define o objetivo da equipe e como ela funcionará. Isso não apenas ajuda você a ter um ótimo começo para a sua equipe, mas também pode ser útil para trazer a equipe de volta aos trilhos se ela estiver desviando do curso.

Só então você estará em posição de pensar sobre as habilidades, experiência e competências dentro de sua equipe. Aí, você irá começar a adequar as pessoas às tarefas.

Como motivar sua equipe?

Outro dever fundamental que você tem como gerente é motivar os membros da equipe.

Nosso artigo sobre Teoria X e Teoria Y explica duas abordagens muito diferentes para a motivação, que dependem das suposições fundamentais que você faz sobre as pessoas que trabalham para você. Se você acredita que eles são intrinsecamente preguiçosos, você acredita na Teoria X, enquanto se você acredita que a maioria é feliz e está disposta a trabalhar, você tenderá para a Teoria Y. Certifique-se entender completamente essas teorias - elas afetarão fundamentalmente seu sucesso em motivar as pessoas.

Seja qual for a abordagem que você preferir adotar, você também precisa ter em mente que pessoas diferentes têm necessidades diferentes quando se trata de motivação. Alguns indivíduos são altamente auto motivados, enquanto outros terão baixo desempenho sem entrada gerencial.

[caption id="attachment_15346" align="aligncenter" width="700"] E-Book: Gestão de Equipes[/caption]

Desenvolvendo sua equipe

As equipes são formadas por indivíduos que têm perspectivas e habilidades diferentes e estão em diferentes fases de suas carreiras. Alguns podem achar que as tarefas que você atribuiu a eles são desafiadoras e podem precisar de suporte. Outros podem ser "experientes" com o que estão fazendo, e podem estar procurando oportunidades para ampliar suas habilidades. De qualquer forma, é sua responsabilidade desenvolver todo o seu pessoal.

Suas habilidades nesse aspecto da administração definirão seu sucesso no longo prazo como gerente. Se você puder ajudar os membros da equipe a se tornarem melhores naquilo que fazem, você será um gerente que as pessoas desejam trabalhar, e você também contribuirá muito para a sua organização.

A maneira mais eficaz de desenvolver o seu pessoal é dar feedback regularmente aos membros de sua equipe. Muitos de nós ficam nervosos em dar feedback, especialmente quando tem que ser negativo. No entanto, se você der e receber feedback regularmente, o desempenho de todos melhorará.

Como se comunicar com a sua equipe?

As habilidades de comunicação são essenciais para o sucesso em quase todos os papéis, mas existem habilidades e técnicas específicas que você usará mais como gerente do que como trabalhador regular. Eles se enquadram em dois tópicos: comunicação com os membros da equipe e comunicação com pessoas de fora da sua equipe. Nós vamos olhar para cada um.

Comunicando-se com as pessoas em sua equipe

Como gerente de equipe, você provavelmente estará presidindo sessões regulares, bem como reuniões pontuais. Reuniões de todos os tipos, e as regulares em particular, são notórias por desperdiçar o tempo das pessoas, então vale a pena dominar a habilidade de conduzir reuniões eficazes.

Muitas reuniões incluem sessões de brainstorming. Como gerente de equipe, muitas vezes você terá que fazer a facilitação destas, então você precisa se sentir confortável em fazer isso. Há mais do que simplesmente criar ideias criativas, como você faz quando é apenas um participante regular de uma sessão dessas. Certifique-se de entender onde eles podem dar errado e o que você pode fazer para evitar isso.

A chamada escuta ativa é outra habilidade importante para os gerentes dominarem. Quando você está no comando, pode ser fácil pensar que sabe o que os outros vão dizer, ou que ouvir é menos importante, porque você pensou em uma solução de qualquer maneira.

Não caia nessa armadilha. A maioria dos bons gerentes são ouvintes ativos: e isso os ajuda a detectar problemas precocemente (embora ainda sejam fáceis de lidar), evitar mal-entendidos dispendiosos e criar confiança em suas equipes.

Comunicando-se com pessoas fora de sua equipe

Seu chefe é provavelmente a pessoa mais importante com a qual você precisa se comunicar. Reserve um tempo para entender completamente o que seu chefe quer de você e de sua equipe - se você souber exatamente o que ela gosta e como ela prefere que isso seja entregue, você poderá se reunir melhor com a aprovação dele.

Não tenha medo de pedir ao seu chefe para orientá-lo: geralmente você pode aprender muito com ele, mas ele pode não ser proativo em lhe oferecer isso. Se você está se aproximando do seu chefe pedindo conselhos, certifique-se de ter pensado as coisas o mais longe possível. Apresente o assunto com um resumo do seu pensamento e, em seguida, diga onde precisa de ajuda.

Além disso, como gerente, parte do seu trabalho é cuidar de sua equipe e protegê-la de pressões irracionais. Aprenda habilidades como assertividade e negociação ganha-ganha, para que você possa transformar o trabalho ou negociar recursos adicionais.

Outra parte do seu trabalho é gerenciar o modo como sua equipe interage com outros grupos. Use a análise das partes interessadas para identificar os grupos com os quais você precisa lidar. Depois, converse com essas pessoas para descobrir o que elas querem de você e o que elas podem fazer para ajudá-lo.

[caption id="attachment_15347" align="aligncenter" width="700"] E-Book: Equipes de Alto Desempenho[/caption]

Como garantir a Disciplina na Gestão de Equipes?

Por mais que você espere não ter que fazer isso, chega um momento na carreira da maioria dos gerentes quando eles têm que disciplinar um funcionário. A disciplina pode ser sutilmente diferente do feedback básico, porque nem sempre se relaciona especificamente ao trabalho do funcionário. Você pode dar feedback sobre a maneira de telefonar deles, por exemplo, mas lidar com problemas de horário ou cuidados pessoais pode precisar de uma abordagem diferente.

Violações óbvias da lei ou da política da empresa são fáceis de identificar e lidar. Mas e de outras situações? Por um lado, você não quer parecer insignificante. Por outro lado, você não pode deixar as coisas acontecerem sem que sejam devidamente tratadas.

Use estas regras gerais para decidir se você precisa agir. Se a resposta for sim, então você precisa marcar uma hora para falar com o funcionário em particular.

O problema afeta a qualidade da entrega do funcionário para o cliente (interna ou externa)?

Um designer gráfico entra regularmente para trabalhar até tarde, embora permaneça atrasado para compensar isso. Às vezes, os clientes ficam frustrados por não conseguirem chegar até ele no início do dia, especialmente quando estão trabalhando em coisas urgentes.

O problema afeta negativamente a coesão da equipe?

Designers individuais tendem a trabalhar em seus próprios projetos, com poucas reuniões entre os membros da equipe de design, portanto a coesão não é afetada. No entanto, as pessoas estão percebendo sua falta de pontualidade, e as horas trabalhadas de outras pessoas estão começando a diminuir.

A questão prejudica desnecessariamente os interesses de outras pessoas da equipe?

O designer que está sentado ao lado do retardatário está insatisfeito por ter de fazer ligações de clientes antes de chegar ao escritório e não consegue responder com firmeza à pergunta "Quando o projeto ficará pronto?"

Nessa situação, o gerente da equipe de design decide falar com o retardatário por causa do impacto em seu colega de trabalho. Eles concordam que chegar tarde para trabalhar não é um problema (ele tem uma longa viagem, com tráfego pesado), mas que ele se comprometerá a estar às 9h30 todos os dias para reduzir o número de ligações que seu colega tem que fazer. E também, dar-lhe um prazo fixo para dar aos clientes. Ele vai trabalhar até tarde para compensar o tempo e assumirá uma tarefa que não gosta de fazer pelo manuseio extra do telefone.

Quando você se deparar com uma possível questão disciplinar, reserve um tempo para coletar informações sobre a situação, decidir o que vai fazer e agir. Questões de disciplina raramente desaparecem por conta própria, e geralmente pioram, muitas vezes causando considerável ressentimento entre os outros membros da equipe.

Quais os erros comuns na Gestão de Equipes?

Há vários erros comuns que os novos gerentes tendem a cometer. Tome cuidado para evitá-los!

Esses são:

• Pensar que você pode confiar em seu conhecimento profissional existente e habilidades técnicas para ter sucesso como gerente. É essencial que você reserve um tempo para desenvolver boas habilidades de gestão de pessoas - elas podem ser mais importantes do que suas habilidades técnicas!
• Deixar de consultar regularmente o seu chefe, em uma tentativa equivocada de mostrar que você pode lidar com elas sozinho.
• Aproximar-se do seu chefe sem ter passado por um problema e sem ter considerado como o problema poderia ser resolvido.
• Envergonhar seu chefe, ou deixá-lo ter uma surpresa desagradável. Siga a regra "sem surpresas".
• Fazer qualquer coisa que exija que seu chefe o defenda para os outros. Isso pode fazer com que seu chefe "passe vergonha" com seus colegas e superiores, e faz parecer que sua equipe está fora de controle.
• Deixar de falar com seus clientes (internos ou externos) sobre o que eles querem de você e de sua equipe.
• Usar sua autoridade de forma inadequada - certifique-se de que tudo o que você pede para as pessoas fazerem é do interesse da organização.

Muitos desses pontos parecem óbvios, mas é incrivelmente fácil cometer esses erros na correria da vida gerencial cotidiana.

[caption id="attachment_15348" align="aligncenter" width="600"] Certificação: Como treinar seus colaboradores?[/caption]

O que é fundamental nesse artigo?

Quando você deixa de ser um analista para tornar-se um gerente de linha, você precisa desenvolver um novo conjunto de habilidades e fazer uso de novas ferramentas e técnicas. Estes irão ajudá-lo com as principais atividades de gestão da organização, motivação, desenvolvimento e comunicação com sua equipe.

Acima de tudo, aprenda a delegar de forma eficaz. No entanto, aprenda também como motivar pessoas, desenvolver membros da equipe, comunicar-se efetivamente com pessoas dentro e fora de sua equipe e administrar a disciplina com eficiência.

E certifique-se de evitar os erros que muitos novos gerentes cometem!