6 Etapas para o Kaizen: Um estudo de caso

Introdução

A filosofia Kaizen foi implementada em organizações em todo o mundo como uma maneira de melhorar os valores de produção e, ao mesmo tempo, melhorar o moral e a segurança dos funcionários. Fundada por William Edwards Deming com sua primeira aplicação na abordagem do Toyota Production System, pode ser aplicada a qualquer cenário do local de trabalho devido à sua natureza simples. Neste artigo, abordaremos um estudo de caso da implementação kaizen em 6 etapas para uma empresa fabricante e distribuidora de alimentos. Vamos conferir?

Antes disso é necessário ter em mente que o Kaizen não é uma ferramenta específica ou um conjunto de ferramentas para melhorar a qualidade. Kaizen é uma jornada e não um destino. O objetivo é melhorar a produtividade, reduzir o desperdício, eliminar o trabalho duro desnecessário e humanizar o local de trabalho. Agora sim, podemos iniciar a abordagem de kaizen em 6 etapas.

Kaizen em 6 Etapas

1ª Etapa: Objetivos

Para a implementação Kaizen em 6 etapas, o trabalho investigou os antecedentes de uma equipe de gerenciamento encarregada de gerenciar a garantia da qualidade, empregando o kaizen em uma fabricante e distribuidora de alimentos. A equipe foi solicitada a cumprir os sete objetivos a seguir para melhoria contínua:

• Redução do custo de produção;
• Diminuir a quantidade de materiais que estão sendo usados;
• Aumentar a taxa de produção;
• Melhoria da segurança no trabalho;
• Economia de energia;
• Limitar os procedimentos para o desempenho do trabalho;
• Melhoria da qualidade.

2ª Etapa: Definição da Equipe de Gerenciamento

Alguns especialistas recomendam a formação da equipe Kaizen antes mesmo de definir objetivos, mas neste caso a abordagem orienta-se a solução de problemas, então uma vez definidos os objetivos, a equipe é construída com foco em alcançar os objetivos traçados. Essa equipe de gerenciamento é composta por um líder de equipe e quatro membros da equipe de apoio que são designados individualmente para cuidar dos problemas de produção, operação, armazém, controle de qualidade e segurança.

3ª Etapa: Forma de Implementação

A equipe de gerenciamento implementou o kaizen como uma forma de sistema de sugestões. A ideia é incentivar os funcionários de todos os níveis a tomar uma iniciativa na aplicação de seus julgamentos e desempenho no trabalho como uma ferramenta para buscar a melhoria contínua da qualidade que traria benefícios para a empresa.

A estrutura do sistema de sugestões kaizen é uma abordagem de baixo para cima que aciona um senso de dever para todos os trabalhadores que participam das atividades de melhoria contínua além de engajá-los. Além disso, a crença é que o sistema abrirá o caminho para uma maior produtividade. A equipe de gerenciamento definiu o número em um mínimo de 555 casos de kaizen relatados anualmente com o objetivo de manter os padrões, além da excelência.

Foram realizadas entrevistas com os membros da equipe para obter informações sobre a administração das atividades kaizen. Observou-se como o kaizen foi aplicado como um sistema para detectar qualquer problema operacional. A documentação foi feita para avaliar os eventos Kaizen registrados e, em seguida, solicitou aos gerentes na próxima etapa medidas a serem tomadas com os resultados disponíveis.

Confira também: Como elaborar um evento kaizen

A utilização de ferramentas da qualidade para esta etapa do processo pode colaborar para ter um melhor gerenciamento das questões levantadas. A folha A3  ajuda a ter um roteiro para organizar as propostas de melhoria e os projetos de resolução de problemas do chão de fábrica. É uma necessidade para garantir que as atividades de fato sejam levadas ao final. Essa ferramenta você pode conferir mais a fundo no curso de Folha A3 FM2S, disponível em nossa Plataforma EAD.

4ª Etapa: O processo de Tomada de Decisão

Após a conclusão das entrevistas com os gerentes, o processo de tomada de decisão seguiu a seguinte abordagem: quando os membros da equipe identificam o impacto do problema, eles o enviam para o pessoal certo para resolvê-lo. Dessa forma o processo de tomada de decisão ficou segmentado mediante uma escala de três níveis:

• Crítico: são enviados à equipe com um alto nível de conhecimento para lidar com todos os assuntos;
• Fundamental: exigiriam que um grupo de trabalhadores fizesse uma análise mais diversificada para resolver a situação;
• Simples: exigem que os trabalhadores tenham autonomia para lidar com o problema, sem a interferência da alta gerência.

Para cada resultado dos eventos kaizen, a equipe precisa criar um relatório que elabore os problemas descobertos na produção. A equipe de gerenciamento precisa porque o problema ocorreu (devido a um erro de fabricação, produção excessiva, falta de eficiência, falta de manutenção, etc.). No acompanhamento do relatório, eles precisam fazer uma avaliação do ambiente de trabalho e decidir se o sistema de trabalho ou a estrutura operacional precisa ser reformada. Se o sistema de trabalho precisar ser alterado, eles deverão garantir que as alterações sejam direcionadas garantir que as atividades kaizen não sejam interrompidas e reduzir ao máximo os desperdícios.

5ª Etapa: Acompanhar/Medir a Implementação

A equipe de gerenciamento deve acompanhar as atividades do kaizen para garantir que ele realmente de apoio ao resultado pretendido, caso contrário, pode se tornar um fardo extra de trabalho.

A partir da entrevista com o líder da equipe, ele precisa continuar perguntando aos membros da equipe mensalmente se o custo da operação está ou não abaixo do status desejado. Se os valores das despesas não forem impressionantes, a equipe de gerenciamento precisará solicitar à equipe que reavalie o método de aplicação do kaizen. Uma boa dica para essa retomada é o uso dos ciclos PDCA/PDSA.

Você confere a planilha PDCA/PDSA e um e-book, disponíveis em nosso material de apoio.

Houve um caso ilustrado pelo gerente de operações durante esta implementação em que uma equipe da manutenção havia notado um vazamento em um tanque de água (1.600 litros por dia) que serve como parte do equipamento da produção. Consertar esse problema daria uma boa economia no processo, não acha?

6ª Etapa: Direcionamento

O último passo da kaizen em 6 etapas para esta empresa de alimentos, foi o direcionamento.

A equipe de gerenciamento deve garantir que as atividades kaizen sejam direcionadas aos benefícios para o pessoal envolvido. Precisa ver que o kaizen é uma maneira positiva de trabalhar e que está incentivando as pessoas a adotarem uma abordagem inovadora ao lidar com problemas. A equipe de gerenciamento deve avaliar os seguintes critérios para garantir que o Kaizen ofereça um crescimento espontâneo para melhoria:

• Uso eficiente do tempo para aumentar a taxa de produção;
• Funcionários e trabalhadores individuais estão constantemente encontrando maneiras inovadoras de usar recursos para outros propósitos;
• Foram criadas condições de trabalho para manter o bem-estar, a saúde e a segurança de todos funcionários;
• O sistema de trabalho oferece suporte aos trabalhadores para concluir suas tarefas com resultados confiáveis;
• As atribuições se tornaram muito mais convenientes e rápidas de executar;
• Equipamentos e materiais são organizados adequadamente e de fácil acesso.

Para o caso desta empresa de alimentos, em uma entrevista com o gerente de segurança, ele forneceu um exemplo de caso na estação de embalagem de óleo em que os trabalhadores eram obrigados a encontrar soluções que tornariam suas atribuições convenientes para seu papel e deveres, de modo que sua capacidade física não se esgote rapidamente com o tempo. Isso incentivou os funcionários a criarem soluções além de fazer com que eles se enxergassem como parte dela.

Conclusão

As atividades e eventos do kaizen foram configurados como uma ferramenta de aprendizado para uma equipe de gerenciamento. Como forma de ferramenta de aprendizado, o trabalho foi apresentado como uma maneira do resultado ser empregado na tomada de decisões, realimentando o processo de melhoria ao passo em que determinava a distância para o alcance dos objetivos, discernindo o rumo da direção da implementação kaizen em 6 etapas.

No entanto, para que um sistema ideal como o kaizen funcione, o lado prático deve ser conduzido com um suporte adequado para inovação, mudança, experimentação, comunicação e aprendizado para melhoria contínua. Os fatos só podem ser apresentados se o comportamento e o desempenho humano estiverem comprometidos em tornar o kaizen uma forma de trabalhar e desenvolver a organização. Existem 25 ferramentas Lean que você deveria conhecer e que darão suporte à sua implementação. Vale muito a pena conferir.

O kaizen é uma teoria escolhida para ajudar indivíduos que estão trabalhando como um grupo colaborativo ou cooperativo a alcançar os objetivos estabelecidos. Com essa visão, embora o kaizen não ajude as equipes gerenciais a se tornarem 100% perfeitas para atingir seus objetivos, impede os membros da equipe de desenvolver arrogância e permite que eles se tornem mais inovadores e desafiadores na busca de melhores maneiras de trabalhar enquanto trabalham em conjunto com os outros. Essa é a única maneira pela qual uma equipe gerencial pode ajudar sua organização, instituição ou mesmo um estabelecimento a se esforçar a longo prazo. Lembre-se sempre, Kaizen é uma jornada, não um destino.

Para saber mais sobre Kaizen e sua implementação, torne-se um especialista Lean FM2S!

FONTE: PHOEWHAWM, Ravee - A Case Study on Kaizen as a Learning Tool for a Management Team - Rajamangala University of Technology Lanna