Kaizen: Como aplicar?

Kaizen é a prática de melhoria contínua. O Kaizen foi originalmente introduzido no Ocidente por Masaaki Imai em seu livro Kaizen: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão em 1986. Hoje o kaizen é reconhecido mundialmente como um importante pilar da estratégia competitiva de longo prazo de uma organização.

Os japoneses não pularam de emprego em emprego em busca do perfeito, eles podem trabalhar de qualquer lugar no final para fazer o trabalho de seus sonhos, porque é tudo sobre a abordagem. Sempre foram, são e serão muito consistentes, mesmo se você trabalha como zelador, você não deve reclamar sobre o destino, mas deve trazer suas habilidades à perfeição. Por que, novamente, não aprendemos com os japoneses e tentamos controlar seu método que eles usam em seu gerenciamento, aplicando-o não apenas ao trabalho, mas também a você mesmo?

Você sabia que a base do método Kaizen consiste em 5 elementos-chave, o 5S?

• Seiri - arrumação - Você precisa se sentar, pensar bem e fazer uma lista do que deseja melhorar, e o que você acha que impede o trabalho mais eficiente.


• Seiton - ordem - Depois de eliminar todo o excesso, você pode simplificar o processo de trabalho, construindo as coisas na ordem correta. Será bom que você mantenha coisas como o seu diário de mesa, pelo menos, nas primeiras semanas, que serão feitas para registrar o caso, a hora em que foram realizadas, a quantidade de tempo que levou para executá-las e celebrar suas prioridade.


• Seiso - limpeza - Após o final do dia, não se esqueça de limpar a mesa do escritório e colocar tudo em seu lugar. Encontrar as coisas e documentos certos é muito mais fácil quando tudo está onde deveria estar.


• Seiketsu - padronização - Uma vez que você se livra de assuntos, cuja implementação não é parte de seus deveres, construiu seu fluxo de trabalho e o quebrou, não apenas no local de trabalho, mas também em sua cabeça, é hora de fazer este sistema. Ou seja, todas as manhãs você tem que seguir todo o esquema construído. Siga-o e você verá os resultados.


• Shitsuke - disciplina - Quando os 4 primeiros processos são realizados, eles se tornam para você uma nova maneira de trabalhar. Você deve aderir ao caminho pretendido e não recuar para os velhos hábitos e práticas.

Pensando em um novo método, é provável que você pense em outras mudanças que podem ser feitas para melhorar a eficiência. E assim você irá rever novamente os primeiros 4 passos, fazendo ajustes no processo. Então você está constantemente melhorando os métodos de trabalho. E isso - o caminho certo, porque o principal objetivo do Kaizen é uma constante e incessante perfeição.

Esses princípios podem ser ajustados tanto para o seu trabalho quanto para a sua vida. Após a Segunda Guerra Mundial, graças ao uso desta técnica para muitas empresas japonesas, incluindo a Toyota, foi capaz de recuperar rapidamente e recuperar o atraso na energia perdida. A principal coisa a observar as regras básicas - para se livrar do desnecessário, para construir o sistema e constantemente melhorá-lo!

Três maneiras de aplicar o Kaizen em um nível pessoal

Se os princípios do Kaizen se tornarem onerosos na teoria, tenha a certeza de que os humanos são programados para buscar melhorias, o que significa que a maioria desses princípios pode ser aplicada intuitivamente.

Aqui estão três maneiras de começar a implementar a abordagem Kaizen em sua vida profissional no momento. Quer você esteja tentando ser mais produtivo no escritório reduzindo as interrupções ou tentando concluir um projeto criativo como escrever um livro, essas dicas podem ajudá-lo a chegar lá - gradualmente.

1 . Determine onde seu tempo e energia são desperdiçados.

Um dos princípios básicos do Kaizen é a redução de resíduos, e ele entra em cena em mais cenários do que você imagina. Uma chave para liberar mais produtividade é fazer menos, não mais .

Se você nunca consegue encontrar tempo para se dedicar aos projetos que são importantes para você, é possível que parte do seu tempo seja desperdiçado em tarefas desnecessárias. Faça um balanço do que você precisa parar de fazer. Frequentemente, não estamos cientes dos vazamentos de atenção que permeiam nosso dia, portanto, comece a auditar sua programação.

Acompanhe todas as tarefas que você realiza e o tempo envolvido por algumas semanas. Depois de ter esse conjunto de dados, avalie se cada tarefa é realmente necessária ou se você está operando apenas no piloto automático. Se você determinar que uma tarefa é de missão crítica, como você pode fazer melhor ou mais rápido escalando a si mesmo? Você poderia criar um modelo para certos relatórios ou e-mails que você escreve, por exemplo?

Muitos dos líderes com quem trabalho encontram esse exercício de abrir os olhos. Eles são capazes de se libertar de reuniões inúteis que na verdade não exigem sua presença, ou cortar obrigações e tarefas que não estão produzindo nenhum resultado tangível além de esgotá-las.

2. Pergunte a si mesmo que pequenos passos você pode dar para ser mais produtivo ou eficiente.

Quando você começa a identificar áreas para melhoria, a chave é começar com pequenas mudanças. Pense minúsculo. Muitas vezes, nosso instinto é ir grande. Ficamos impacientes e queremos resultados, senão da noite para o dia, depois de uma semana ou um mês. Mas quando você considera que as melhorias incrementais ao longo do tempo são muito mais propensas a ficar (em oposição às mudanças cataclísmicas), começar pequeno parece cada vez mais atraente, embora seja preciso paciência.

Se, por exemplo, você está tentando aumentar sua produtividade no escritório para não ter que trabalhar durante o almoço, faça um brainstorm sobre quais mudanças minimamente perturbadoras podem ajudá-lo a conseguir isso. Talvez signifique chegar ao trabalho 15 minutos mais cedo todas as manhãs, para que você não esteja correndo ou acionando um alarme no telefone para lembrá-lo de fazer uma pausa, fazendo com que você tenha menos chances de passar despercebido e ignorar seu estômago estrondoso.

Se esses métodos não fizerem diferença, continue tentando outra coisa. E se eles fizerem alguma diferença, continue a refinar seu novo hábito, pouco a pouco.

3. Reserve um tempo para revisar o que está funcionando e o que pode ser melhorado.

Quando nos ocupamos, não tomamos tempo para avaliar o que está funcionando e o que não está. Mas para o Kaizen funcionar, você precisa refletir sobre como as coisas estão indo, especialmente quando você sente um ponto de fricção.

Como um funcionário da Toyota que interrompe a linha de produção, faça uma pausa e documente pontos em que sua produtividade pessoal atrapalhe ou fique aborrecido, frustrado ou distraído. Essas reações sinalizam uma quebra no sistema que precisa ser reparada, mas mais importante, uma oportunidade de praticar o autocontrole e desacelerar.

Você pode implementar uma revisão semanal oficial de uma hora em uma noite de domingo para priorizar seu foco e projetos para a semana seguinte. É importante encontrar um equilíbrio entre otimização e apreciação, integrando experiências positivas e negativas. Tente uma reviravolta na típica prática diária de gratidão:

• Qual foi o “ponto alto” do seu dia?


• Qual foi o seu "ponto baixo" do dia?


• O que você poderia melhorar para a próxima vez?


• Do que você se sentiu orgulhoso hoje?


• O que você aprendeu?

Os 10 Princípios Básicos Kaizen

O resultado do uso Kaizen

O Kaizen é a alternativa para os sentimentos de derrota e fracasso que experimentamos depois de termos estabelecido resoluções ou objetivos excessivamente ambiciosos, apenas para abandoná-los algumas semanas depois. E enquanto Kaizen não vai mudar sua vida durante a noite, pode colocar mudanças significativas em movimento - pouco a pouco.

Tenha um ótimo fim de semana! :)