Kamishibai: o que é e como aplicar o conceito no Lean?
Quando falamos em manter processos padronizados e detectar desvios de maneira prática, a simplicidade é fundamental. O kamishibai é exatamente isso, e é uma ferramenta visual amplamente usada no universo Lean.
Sendo criado com a inspiração na antiga arte japonesa de contar histórias com cartões ilustrados, o kamishibai foi adaptado para o ambiente empresarial, tornando-se uma técnica eficaz para auditorias e controle de tarefas.
Neste blog, vamos examinar como o Kamishibai pode transformar a gestão de processos, ajudando equipes a identificar problemas rapidamente, promover o engajamento e fortalecer a cultura de melhoria contínua.
Se você busca maneiras visuais e práticas de garantir a eficiência e a conformidade em sua organização, continue lendo e descubra como essa ferramenta pode fazer a diferença.
O que é Kamishibai?
Kamishibai (kah-mee-she-bye) é uma forma de contar histórias originada no Japão. Nesse país, as histórias de Kamishibai são contadas por homens e mulheres nas ruas, escolas e bibliotecas.
A maioria das histórias de Kamishibai consistem em 12 a 16 cartas robustas, cartões maravilhosamente ilustrados. Na parte traseira do cartão, fica o texto. A maneira de contar história é única.
Um contador de histórias lê o texto na parte traseira de um cartão, puxa da frente da pilha esse cartão, e depois, desliza de volta à pilha, de modo que uma nova ilustração é revelada ao público e fornece o texto da história correspondente na parte de trás do último cartão para eles.
Kamishibai floresceu na década de 1930 no Japão. A partir da década de 1950 e o advento da TV, o Kamishibai gradualmente desapareceu. Mas nunca morreu completamente. As histórias de Kamishibai para fins educacionais ainda estão sendo publicadas e podem ser encontradas em escolas e bibliotecas em todo o Japão.
Recentemente, os Estados Unidos, Canadá e países asiáticos e europeus usaram ativamente o Kamishibai em salas de aula e bibliotecas para desenvolvimento de alfabetização infantil.
O Kamishibai digital é apresentado com um PowerPoint ou projetor. Isso traz movimento para Kamishibai, e os movimentos atraem as crianças. Pode ser criado por professores ou crianças e usado efetivamente em escolas e bibliotecas.
Kamishibai no Lean?
No lean, o Kamishibai é utilizado como uma ferramenta de gerenciamento para realizar auditorias dentro de um processo de fabricação. Como parte do sistema de produção Toyota (TPS), as placas Kamishibai são usadas como controle visual para realizar auditorias dentro de um processo de fabricação.
Uma série de cartões são colocados em uma placa e selecionados aleatoriamente ou de acordo com a programação por supervisores e gerentes da área. Isso garante que a segurança e a limpeza do local de trabalho sejam mantidas e que sejam realizadas verificações de qualidade.
A maioria das organizações começa com sua viagem Lean e, muitas vezes, luta para mantê-lo. O maior desafio para as organizações é como sustentar as melhorias que eles começaram a ver.
Existem várias ferramentas de melhoria, como 5s, TPM, TQM, Kaizen, Lean, Six sigma etc, que podem facilmente melhorar o negócio tanto a curto quanto a longo prazo. Mas o maior desafio vem ao configurar processos para longo prazo.
A maioria das organizações criou "auditorias" de um novo processo ou sistema e acredita que isso assegurará a sustentabilidade. Isso pode definitivamente ajudar, mas precisa ser feito de forma regular e correta. Os processos são configurados por meio dos cartões de instruções de trabalho padronizados, que são criados para mostrar como o processo deve ser feito.
Os supervisores treinam o trabalhador no novo processo usando as folhas de instruções de trabalho e, em seguida, um sistema de auditoria é implementado para garantir que os trabalhadores ou operadores estejam ou sigam o processo corretamente.
Muitos processos estão sendo configurados neste formato usando ferramentas Lean, no entanto, em algum momento, a organização perceberá que algo está faltando e é quando a auditoria vem na cabeça. Quem está fazendo uma auditoria? Quem está verificando os supervisores, gerentes para garantir que eles estão fazendo sua parte de acordo com o processo?
Como o Kamishibai ajuda a garantir o Lean?
Os cartões Kamishibai podem ser utilizados como parte de seu processo de auditoria. Kamishibai foi usado no contexto do TPS (Toyota Production System) pela primeira vez, por um ex-gerente canadense da Toyota durante um seminário LEI. No TPS Kamishibai são equivalentes do século 21, as auditorias da cultura kaizen.
Até aquele ponto, esta ferramenta de gerenciamento de sistemas era um segredo Toyota bem guardado. Somente nos últimos anos, as empresas americanas começaram a perceber o potencial de usar placas e cartões Kamishibai para gerenciar um sistema em uma fábrica.
Os cartões Kamishibai são como cartões de referência ou instruções de trabalho para a auditoria de um processo. A placa Kamishibai é uma ferramenta de gerenciamento visual, de hora em hora, que mostra o status de produção para supervisores e gerentes de linha. Se as tabelas de hora a hora forem usadas durante a mudança e em uma cadência horária, as placas de Kamishibai são usadas para auditorias semanais, mensais e até trimestrais.
O Kamishibai impede a "manutenção de falhas" do próprio sistema Lean por meio de auditorias, assim como no TPM, as verificações de equipamentos regulares impedem quebras de máquinas devido a máquinas que usam, superaquecimento, etc.
A abordagem padronizada das placas de Kamishibai e a rotina de auditoria minimizam a diferença entre a preferência individual, o estilo ou a atenção aos detalhes entre os gerentes. Isso reduz a variabilidade nos resultados das auditorias entre diferentes pessoas.
Como fazer o Kamishibai?
Os conceitos básicos da Gestão de um Cartão Kamishibai são: o painel de gestão é uma folha de papel de 8,5 por 11, com folhas (não laminadas) que se destina a ser muito flexível e variável. Primeiro, dobre o papel longitudinalmente pelo centro para que você tenha uma folha de papel de 4.25 por 11 e, em seguida, abra-a de volta para que o vinco esteja no topo (como o telhado de uma casa). Esta é a "frente" do cartão.
No lado esquerdo da frente, você deve dividi-lo em 4 ou 5 partes. Cada parte representa uma hora do dia. Na primeira parte são colocadas as primeiras horas depois de você chegar ao trabalho. Na segunda, destina-se o que será feito no horário antes do almoço. Para a terceira, coloca-se as poucas horas após o almoço e na última parte, as poucas horas antes de ir para casa.
Você também pode ter um pedaço para horas extras, ou tarefas semanais/mensais. Em cada um desses, as partes relacionam-se aos "sistemas" que foram configurados como parte de sua implementação lean.
Como mencionado anteriormente, o cartão Kamishibai precisa ser flexível para que o gerente ou supervisor possa adicionar itens ao seu cartão conforme necessário e remover itens do cartão. Uma vez que você sinta o processo sob controle. Uma vez que o processo está sob controle, pode-se reduzir o número de auditorias, indo de diariamente para semanalmente, mensalmente e assim por diante.
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Por que o Kamishibai não é uma lista de tarefas?
Muitas organizações confundem o Kamishibai com uma simples lista de tarefas. Embora a parte frontal esquerda do cartão possa ser usada para listar atividades, essa visão deixa de lado um dos aspectos mais importantes da ferramenta: a criação de um diálogo construtivo entre gerentes e operadores.
Durante essas interações, caso os funcionários tenham ideias ou sugestões, elas devem ser documentadas na parte de trás do cartão, incentivando a troca de informações e a busca por melhorias contínuas. Essa prática não apenas valoriza a contribuição dos operadores, mas também reforça o envolvimento deles no processo.
Além disso, o lado direito da frente do cartão oferece grande flexibilidade. Ele pode ser usado para registrar projetos ou atividades que demandam acompanhamento menos frequente. Por exemplo, você pode listar um projeto como: "Identificar a causa raiz dos defeitos na máquina M25". Se qualquer trabalho for realizado nesse projeto ao longo do dia, ele deve ser documentado no cartão, garantindo que as informações sejam claras e rastreáveis.
O Kamishibai vai além de uma simples lista. Ele é uma ferramenta que une gestão visual, colaboração e melhoria contínua, integrando os níveis operacionais e gerenciais em um esforço conjunto para alcançar resultados consistentes.
Por que implementar o Kamishibai?
O uso dos cartões Kamishibai oferece diversos benefícios para empresas que buscam maior eficiência e uma cultura de melhoria contínua. As principais razões para adotar essa ferramenta incluem:
- Padronização do trabalho: Ajuda a garantir que processos sejam executados de forma consistente e eficiente.
- Maior responsabilidade: Promove a transparência e a responsabilidade entre os membros da equipe.
- Diálogo construtivo: Fomenta a interação positiva entre a administração e os operadores, conectando quem define os padrões e quem os executa.
Além de facilitar a sustentação do Lean, o Kamishibai requer autodisciplina por parte da gerência para ser usado corretamente. Ele se integra à rotina de gestão, permitindo auditorias visuais no gemba (local onde o trabalho acontece) e possibilitando a identificação de desvios, seguidos de ações Kaizen para melhorias contínuas.
Uma de suas maiores vantagens é a simplicidade de uso aliada a resultados significativos. Por ser uma ferramenta de baixo custo e rápida implementação, o Kamishibai é ideal para criar hábitos e reforçar comportamentos alinhados ao Lean, contribuindo para o sucesso de qualquer organização.
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