Lean Office: qual é o conceito e aplicação?

O Lean é um sistema que visa fornecer valor ao cliente, reduzir o tempo de processo e focar na eliminação dos desperdícios, especialmente os com o estoque. Esses são os conceitos que tornaram o Lean Manufacturing diferente de todas as demais abordagens de melhoria. Além disso, autoridade, segurança, garantia de qualidade e satisfação são metas e benefícios adicionais da metodologia. Quer se aprofundar nos conhecimentos sobre a metodologia Lean? Conheça nosso curso gratuito de Introdução ao Lean! Com ele você será capaz de identificar os 7 desperdícios visuais, aplicar as ferramentas para eliminá-los e identificar os processos que agregam valor ao cliente. Confira:

O que é Lean Office?

De acordo com a filosofia Lean é possível identificar as sete categorias de desperdício de processo. Sendo elas:

• Defeitos e retrabalho;
• Excesso de produção;
• Processamento Impróprio;
• Movimentos desnecessários;
• Transporte;
• Excesso de estoque;
• Espera.

De acordo com o conceito, um fabricante pode realmente agregar valor aos produtos, eliminando o desperdício nesses processos. Atualmente as principais empresas de manufatura começaram a reconhecer muitas semelhanças entre suas linhas de manufatura e seus escritórios. Ambos têm processos e pessoas produzindo resultados, mas o mais importante, ambas possuem processos que, se não forem refinados, se tornam um desperdício. Dessa forma,  partindo da redução deste desperdício neste ambiente que surgiu o Lean Office.

Quais as dificuldades de aplicação do Lean office?

Existem muitos sucessos bem documentados e estudados nas aplicações do Lean Manufacturing. No entanto, as organizações de serviços e os processos administrativos nas empresas de manufatura geralmente enfrentam dificuldades para aplicar esses conceitos no ambiente de escritório. Um grande problema é que as empresas tendem a se concentrar estritamente nas ferramentas do Lean e deixam de mudar fundamentalmente como o trabalho é executado e como flui e, portanto, não percebem os resultados significativos que podem ser alcançados. Isto acaba sendo desencorajador e pode levar ao abandono do lean por completo, pois membros da equipe acabam vendo o esforço como "apenas mais um programa", o que leva ao fracasso da aplicação.

Mas, cuidado com as armadilhas!

Uma armadilha comum na aplicação da filosofia Lean Office é a falta de alinhamento à estratégia da organização aos principais objetivos de negócios. Ao aprender uma nova ferramenta, as pessoas tendem a sair e aplicá-la logo de cara. Tais esforços bem intencionados nem sempre fornecem os resultados esperados porque não estão alinhados com os principais objetivos da empresa ou não atendem a uma necessidade essencial da empresa.

Outra armadilha, é a tendência de fazer mudanças isoladas nos departamentos e funções. A maneira fundamental como o trabalho é realizado e os fluxos geralmente permanecem inalterados. Portanto, a aplicação de qualquer ferramenta deve ser realizada no contexto do redesenho geral do processo de negócios, a fim de obter todos os benefícios.

Resumindo...

O motivo das dificuldades é que a natureza do trabalho realizado no escritório ou serviço é diferente. Dessa forma, a maioria das pessoas aponta para a variabilidade do trabalho, a multitarefa, a imprevisibilidade da demanda e a natureza "criativa" do trabalho como as principais dificuldades.

E é verdade: o trabalho realizado no escritório tende a ser altamente variável. No entanto, isso ocorre por vários motivos, a maioria dos quais são criados pelas próprias empresas. Por exemplo, a falta de trabalho padronizado e sua aceitação contínua pela gerência são as principais causas de variabilidade nos escritórios e serviços. Dessa forma, a falta de trabalho padronizado geralmente resulta em qualidade inconsistente das informações, o que requer tempo prolongado para resolver e corrigir.

Como aplicar Lean office?

Os 4 passos básicos para a aplicação do Lean Office são:

• Estabilizar
• Padronizar
• Visualizar
• Melhorar

Não necessariamente deve-se começar por Estabilizar. Se o processo já se encontra estabilizado, pode-se prosseguir diretamente para Padronizar. Vamos explorar cada passo em mais detalhes!

Estabilizar

 O objetivo desta etapa é criar resultados previsíveis e repetíveis. Nos ambientes de escritório e serviço, "nunca sabemos o que vamos obter", é uma frase comum. Mas esse não é o caso dos processos de fabricação, mesmo quando não são tão eficientes quanto poderiam ser, no final, há uma garantia de que o produto terá o desempenho esperado pelo cliente.

Nos ambientes de fabricação, as operações de inspeção e teste oferecem essa garantia. No entanto, em ambientes de escritório e serviço, o “produto” não é tão tangível, portanto pode ser mais difícil garantir a qualidade do resultado. Portanto, em ambientes de serviço, em particular, a criação e o consumo quase em tempo real de um serviço podem tornar a garantia da qualidade problemática.

Mas, como fazer isso em um escritório?

Se o seu escritório ou processo de serviço for incapaz de fornecer um resultado consistente, seu esforço deve começar por aqui. Portanto, você precisa identificar a fonte da instabilidade, que geralmente é um entendimento inadequado das necessidades do cliente.

Em alguns casos, algumas empresas podem acabar por desconsiderar completamente as necessidades dos clientes.

“O cliente receberá quando o dissermos.”

Embora você não ouça alguém dizer isso diretamente, isto é expressado pelo desempenho continuamente fraco de uma determinada organização, departamento ou indivíduo. Em outras palavras, os prestadores de serviços não ouvem mais a “voz do cliente”(VOC).

Se seu escritório se encontra nesta situação, você deve começar pequeno, definindo claramente as necessidades do cliente, documentando-as de maneira simples e fornecendo treinamento para o pessoal de escritório e serviço. Dessa forma, a implementação de um sistema “pull” pode fornecer a estabilidade necessária.

Sistema Puxado 

Um sistema puxado é uma técnica Lean para reduzir o desperdício de qualquer processo de produção. Portanto, a aplicação de um sistema puxado permite que você inicie um novo trabalho somente quando houver demanda do cliente por ele. Isso oferece a oportunidade de reduzir a sobrecarga e otimizar os custos.

Um dos objetivos dos sistemas puxado é dar ao cliente o que eles querem, quando querem. Atingir esse objetivo de forma consistente trará estabilidade ao seu processo ou sistema. Essa é uma razão pela qual a implementação de sistemas puxados pode ser o foco inicial de uma implementação enxuta de serviços e escritórios.

Padronizar

Ao implementar o Lean Office, você geralmente descobrirá que já possui alguma estabilidade em seus processos e a padronização se tornará seu ponto de partida. Dessa forma, quando padronizamos, desenvolvemos práticas seguidas consistentemente por todas as pessoas que realizam o processo e/ou as atividades vinculadas ao processo.

Na maioria dos casos, há alguma aparência de estabilidade que pode ser melhorada ainda mais pela padronização. Um foco principal da padronização é otimizar ou simplificar o trabalho. Por exemplo, digamos que você tenha um processo que leva 15 minutos e, ao padronizá-lo, é possível diminuir a duração para 10 ou até 5 minutos. Dessa forma, menos variabilidade entrará no processo estritamente devido à menor duração, e é mais provável que os funcionários sigam o processo se souberem que ele representa a maneira mais simples que foi desenvolvida.

Outro objetivo da padronização é facilitar a identificação de condições fora do padrão. Essas são condições que devem ser tratadas para retornar o processo a níveis aceitáveis ​​de desempenho. Pois, condições fora do padrão não serão reconhecidas se não houver padrões para compará-las!

 Visualizar

O principal objetivo com esta etapa é fazer com que o local de trabalho “fale” conosco. A comunicação visual é o método mais eficaz e eficiente de comunicação. As empresas no padrão Lean Office sempre buscam melhorar a visibilidade em todas as suas operações. Algumas pessoas se referem a isso como "transparência". A organização tornará o desempenho mais visível. Este é um bom primeiro passo. No entanto, muito mais pode ser realizado, mas apenas quando os processos e atividades forem padronizadas.

Um local de trabalho visual é mais fácil de gerenciar ao longo do tempo. Com as instruções de trabalho e as regras de priorização publicadas visivelmente, será necessário menos tempo para direcionar as atividades mais básicas. Com técnicas que tornam o desempenho mais visível, será necessário menos tempo para identificar problemas. Um local de trabalho visual facilita a melhoria contínua, o objetivo real do Lean.

 Melhorar

 Ao iniciar a implementação do Lean, você não encontrará falta de oportunidades para melhorar. Você pode optar por começar com alterações em uma escala menor, nos departamentos ou funções existentes, alcançando melhorias locais primeiro, o que estabelecerá as bases para mudanças mais amplas a serem feitas no futuro. Como alternativa, você pode optar por começar com o redesenho de fluxos de valores inteiros. Em outras palavras, você escolherá uma abordagem que funcione para sua situação.

Independentemente da abordagem, haverá um alto nível de atividade de melhoria por algum tempo.

 “Mas como você vai sustentar a melhoria contínua?”

“Como a melhoria contínua se tornará parte da cultura da sua organização?”

As técnicas de gerenciamento visual a serem implementadas ajudarão bastante nesse sentido. Mas você precisa de mais: precisa de líderes eficazes que forneçam um ambiente de aprendizado onde seja seguro para experimentação. E você precisa de práticas de desenvolvimento de pessoal para sustentar o sistema, mesmo no caso de uma mudança na liderança. Por mais comum que o senso do Lean seja, ainda não é uma prática comum.

Embora a natureza de senso comum dos conceitos Lean apareça na maioria das pessoas, a aplicação bem-sucedida do lean exige mudanças comportamentais fundamentais em muitas pessoas.

“As pessoas são criaturas de hábitos e têm dificuldade em mudar.”

Mas você pode criar novos hábitos, com tempo e apoio suficientes!