Qual o papel do líder no Lean Seis Sigma?

Qual é o papel do líder?

Melhoria requer que o líder tenha a habilidade de pensar nas diversas combinações de pessoas, processos, clientes, fornecedores e outros fatores em um sistema e como esses ingredientes podem ser integrados para ajudar uma organização a alcançar o seu objetivo, metas estratégicas, ou visão.

Os líderes que conseguem pensar holisticamente nesses termos, que podem se comunicar e persuadir os outros, podem acelerar a melhoria em suas organizações. Cada líder precisará adaptar esse papel para seu estilo próprio, situação e inclinações. Representar esse papel requer teoria, visão, direcionamento pessoal e um plano prático de ação.

Além do papel de estabelecer um ambiente adequado, os líderes têm uma tarefa mais estruturada a cumprir: construir a infra-estrutura para dirigir e dar suporte à melhoria na organização.

Como construir um Sistema Lean Seis Sigma?

Há várias coisas que devem acontecer se uma organização procura mudanças contínuas que conduzam à melhoria do ponto de vista do consumidor. É prioritário estabelecer um sistema de melhoria que sirva de pano de fundo para conduzir a mudança. Como mencionado anteriormente, cinco atividades chave podem ser usadas pelos líderes para dirigir, gerenciar e dar suporte à organização nesta direção. Novamente, estas são:

Estabelecer e comunicar o objetivo da organização.

Enxergar a organização como um sistema.

Projetar e Gerenciar um sistema que reúna informações para a melhoria.

Conduzir um plano de melhoria e integrá-lo com o plano de negócios da empresa.

Gerenciar atividades de melhoria individuais e em equipe.

Essas atividades estão focadas em alinhar os esforços de melhoria numa organização de maneira que as mudanças desenvolvidas e implementadas levem a organização na direção desejada. As atividades são muito interdependentes e tem que ser consideradas como um sistema. Esta abordagem protege contra a sub-otimização de esforços de melhoria individuais geridos independentemente.

Como estabelecer e comunicar a missão da empresa?

Mudança requer direção. É trabalho de o líder dar essa direção, reconhecendo e comunicando o objetivo da organização. O objetivo da organização é a razão pela qual a organização existe, o papel na sociedade que ela desempenha. E, a não ser que a organização não desempenhe um papel que tenha valor perene para a sociedade, ela pode não ter um mercado no futuro.

A constância de propósitos é o primeiro dos 14 pontos de Deming para administrar, e aquele enfatizado como o mais importante. Se uma organização deve funcionar como um sistema, então todos têm que saber qual o objetivo comum e como o trabalho de cada um ajuda a alcançar esse objetivo. Desenvolvendo e comunicando uma declaração formal desse objetivo, promove uma compreensão comum do negócio para as partes envolvidas. Desenvolver essa declaração é um papel para os líderes da organização, e um dever para a alta direção da empresa.

Simplesmente enunciar a declaração de objetivos da organização não é o suficiente para conseguir a constância de propósitos. É necessário, também, criar um ambiente em que todos na organização possam trabalhar na direção desses objetivos. É fácil cuidar apenas dos problemas diários e esquecer que a existência da empresa no longo prazo depende em alocar recursos para o futuro. A constância de propósitos em uma organização pode ser mantida pelos líderes fazendo o seguinte:

Comunicando o objetivo por toda a organização.

Utilizar a declaração de propósitos como alvo para todos os esforços de melhoria.

Alocar recursos para a pesquisa.

Alocar recursos para educação e treinamento.

Balancear as necessidades de curto prazo com as melhorias de longo prazo nos produtos e serviços.

Dar oportunidades a todos na organização para participar da melhoria.

Como o líder deve manter a constância de propósito?

É difícil para uma organização manter constância de propósitos a menos que todos saibam por que ela existe. Mesmo em pequenas empresas, as pessoas freqüentemente têm idéias diferentes sobre os objetivos da organização. Um modo para os líderes comunicarem o objetivo é desenvolvendo uma declaração que explique a missão, os valores, as crenças, ou pressupostos, e a visão da organização. A missão deve incluir qual papel na sociedade ou no mercado a organização pretende preencher e quais as competências básicas da organização. Os valores, crenças ou pressupostos definem como os membros da organização deve se portar para cumprir a missão. A visão diz aonde a organização quer chegar ao futuro. Algumas outras possíveis partes da declaração de objetivos são papéis, temas e slogans.

Se algumas vezes parece ser desnecessário gastar tempo comunicando os objetivos da organização, escrever uma declaração de objetivos pode parecer ser redundante para o que é aparentemente sabido por todos. Mas realmente todos sabem o objetivo da organização e o papel que eles desempenham na consecução desse objetivo? O objetivo deveria ser comunicado ao educar as pessoas dentro do sistema sobre o significado da declaração de objetivos, correlacionando a declaração com seus trabalhos e compartilhando as definições de palavras chave e conceitos.

Algumas vezes os líderes, com o propósito de ser completos e compreensivos, enunciam declarações de objetivos por demais detalhadas, porém não muito úteis para guiar a organização no cotidiano. É freqüentemente útil para os líderes desenvolver um tema que simplifique o objetivo e faça o foco da organização ser mais concreta. Isto permite que a ação diária das pessoas e os esforços de melhoria encaminhem para uma meta comum.

Por que o líder deverá usar a declaração de objetivos?

Se não usada continuamente, a declaração de objetivos terá um impacto mínimo na organização. Os itens seguintes são uma lista parcial dos usos de uma declaração de objetivos:

Para introduzir e gerenciar a mudança numa organização (ver capítulo 7 para mais sobre essa matéria).

Para gerar entradas para as decisões em todos os níveis na organização.

Para servir como base de feedback (retroalimentação) para aqueles na organização que estão em conflito com os objetivos dela.

Para gerar entradas para o planejamento estratégico e de negócios.

Como um instrumento para comunicar-se com clientes, fornecedores, potenciais colaboradores e a comunidade.

Como um auxílio para a inovação, relembrando as pessoas das necessidades que os produtos e serviços da organização atendem.

Como uma entrada para enxergar a organização como um sistema.

A declaração de objetivos é uma ferramenta útil para as lideranças promoverem e comunicarem cooperação, respeito mútuo e outros comportamentos necessários que ajudem as pessoas no sistema a mudar e alinhar suas energias.

Assim, após tornar-se Green Belt e Black Belt, o líder dos esforços Lean Seis Sigma na organização precisa dominar todos esses pontos. Com ele, ficará mais fácil manter a equipe engajada à caminho do sucesso.