A Matriz de Habilidades: corrigindo déficits de habilidades em sua equipe

Matriz de Habilidades: isso muda o jogo

A AZW Soluções gerencia uma equipe de montagem de linha de produção. Infelizmente, o moral é baixo, a produtividade está diminuindo e o controle de qualidade tornou-se negligente. É frustrante para todos, já que AZW Soluções se comprometeu com membros da equipe que trabalham duro. Mas algo não está certo, e seu CEO está lutando para identificar o que é. Por isso ele utiliza da Matriz de Habilidades.

AZW Soluções pode ter as pessoas certas, com as habilidades certas, trabalhando nos papéis errados. Ou, os requisitos dos trabalhos em si podem ter mudado, deixando neles as pessoas insuficientemente treinadas.

O desafio para AZW Soluções é fazer um balanço das habilidades existentes de sua equipe, identificar as deficiências e incompatibilidades de habilidades, e então treinar pessoas apropriadamente para melhorar seu desempenho. A matriz de habilidades é uma maneira simples e eficaz de fazer isso.

O que é uma matriz de habilidades?

Uma matriz de habilidades é uma grade que ajuda você a auditar e registrar as habilidades dos membros de uma equipe. A matriz de habilidades é uma tabela simples, com nomes de pessoas em fileiras de um lado e uma seleção de habilidades relevantes posicionadas nas colunas ao longo do topo.

Nos pontos em que cada linha e coluna se cruzam, um número ou cor indica o nível de habilidade de cada indivíduo para essa tarefa específica. Você pode ver um exemplo de uma matriz de habilidades na Tabela 1, abaixo, que usa um sistema numerado.

Tabela 1: Uma matriz de habilidades, fornecendo uma indicação imediata e clara dos níveis de habilidade dos membros da equipe, usando cores e números.

Este tipo de matriz é principalmente uma ferramenta para melhoria de desempenho e análise de lacunas. Ela fornece uma maneira relativamente rápida de comparar as habilidades necessárias para um determinado papel com as habilidades da pessoa nesse papel.

Quais os benefícios da matriz de habilidades?

Uma matriz de habilidades ajuda você a analisar as necessidades de treinamento de sua equipe e, em seguida, desenvolve planos para fechar quaisquer lacunas. Eles também podem ajudá-lo a implantar os talentos existentes em uma equipe de forma eficiente.

A matriz de habilidades também é uma ajuda útil para o desenvolvimento de carreira e planejamento sucessório, como forma de identificar funcionários que possuem as habilidades necessárias para cargos mais avançados.

Para os membros da equipe, a matriz de habilidades podem reforçar a consciência das competências de que precisam para cumprir suas funções. Eles atuam como um roteiro de carreira, demonstrando claramente as áreas nas quais as pessoas precisam desenvolver. Eles podem até aumentar o moral das pessoas, revelando não só o talento de uma equipe, mas também como esse talento está sendo desenvolvido e implantado.

Como usar a Matriz de Habilidades?

Siga estas etapas para usar a matriz de habilidades:

Primeiro passo: identifique as habilidades que as funções exigem

Veja descrições de cargos relevantes e considere também conversar com o departamento de RH e recrutadores para entender as normas do setor.

Então, pergunte ao especialista de destaque de uma função que deseja mapear sobre as habilidades que eles precisam para cumprir seus deveres. Essas são as pessoas que sabem como as funções são desempenhadas no dia-a-dia e terão uma forte percepção prática do que é necessário para torná-las um sucesso.

Quando apropriado, reduza as tarefas às suas habilidades, conhecimentos e atitudes. Por exemplo, em vez de listar "Como entregar relatórios", você pode usar essas subdivisões:

• Habilidades de pesquisa.
• Usar o Excel®.
• Pensamento crítico.
• Habilidade de escrita.
• Familiaridade com o estilo da casa.
• Usar o PowerPoint®.
• Habilidades de apresentação.

No entanto, essa abordagem pode levar a listas longas e difíceis. Portanto, tente arranjar as habilidades em grupos, por exemplo, "habilidades técnicas" ou "habilidades de liderança".

Insira as habilidades nos títulos das colunas ao longo da parte superior da sua matriz.

Segundo Passo: liste as pessoas e cargos

Essa etapa é simples: basta digitar o nome de cada membro da equipe e o cargo dele, no lado esquerdo da tabela. Agrupe pessoas com cargos semelhantes juntos, para que você possa compará-los facilmente.

Terceiro passo: escolha o seu sistema de codificação

Seu sistema de codificação deve mostrar claramente o nível de competência de cada pessoa e basear-se nos requisitos gerais de sua equipe.

O sistema mais simples é verificar as caixas relevantes onde as pessoas possuem habilidades específicas e deixar as caixas em branco quando não o fazem. Sistemas mais sutis mostram gradações de habilidade. Você poderia, por exemplo, usar o código de cores ou um sistema de numeração, como mostrado na Figura 1.

Quarto passo: medir e registrar níveis de desempenho

Quanto mais confiáveis ​​os dados coletados sobre as habilidades que seu pessoal possui (ou não), mais precisa será sua matriz. Aqui estão algumas sugestões para ganhar valores precisos:

• Entrevistas ou questionários: peça às pessoas para avaliarem honestamente sua própria capacidade de realizar tarefas específicas.
• Avaliação: use a estrutura de um processo de avaliação / revisão formal para medir as habilidades das pessoas em relação a seus objetivos e ao desempenho esperado.
• Observação: observe que as pessoas desempenham suas funções podem ser particularmente eficazes quando você está avaliando tarefas manuais ou físicas. Você pode até mesmo configurar testes para avaliar as habilidades das pessoas.
• Análise: meça com cuidado o desempenho de uma pessoa em relação à sua descrição de trabalho, metas, planos de desenvolvimento e objetivos de negócios. Isso fornecerá uma análise profunda de suas habilidades, embora isso provavelmente seja demorado.

Tente ser justo, consistente e objetivo. Ao medir uma pessoa em relação a cada habilidade, adicione seu nível de habilidade à matriz usando o sistema de codificação selecionado.

Incluindo uma linha para mostrar o número de pessoas que você precisa possuir cada habilidade lhe dá uma referência útil para julgar seus resultados contra. Quando terminar, ele deve se assemelhar à matriz na Figura 1.

Quinto passo: analise sua matriz de habilidades

Agora, sua matriz está completa, você precisa analisá-la para entender onde estão as habilidades e oportunidades potenciais. Pode ficar claro onde você tem as pessoas certas nos trabalhos errados, ou onde uma "remodelação" permitiria alinhar indivíduos com tarefas específicas melhor. Você também deve ser capaz de identificar lacunas de habilidades que você precisa preencher por meio de treinamento ou outras formas de desenvolvimento.

Você também pode ver oportunidades para rotação de trabalho ou treinamento cruzado, transferência temporária para outro departamento, ou trabalho supervisionado, programas de alta cobertura ou cursos de qualificação.

Sexto passo: torne sua matriz um "documento vivo"

Uma vez que você tenha concluído e analisado sua matriz, não a arquive em uma gaveta e a considere como "trabalho feito". Em vez disso, revise-o com os membros de sua equipe e receba o feedback deles. Isso ajudará você a elaborar o desenvolvimento do pessoal e a planejar com eles como manter matriz relevante e atualizada.

Faça isso regularmente, para que você possa se adaptar às novas circunstâncias e aos requisitos de habilidades. Ao envolver os membros de sua equipe, você pode construir o compromisso de desenvolvê-los em todo o seu potencial.

Aviso: As matrizes de habilidades geralmente contêm informações confidenciais, portanto, talvez seja necessário tratá-las como confidenciais. Tome cuidado sobre como você os usa, para não acidentalmente dar os detalhes das pessoas.

Pontos chave da Matriz de Habilidades

Construir uma matriz de habilidades é um método eficaz para avaliar, monitorar e desenvolver as habilidades dos membros da equipe. Ele permite que você meça os níveis de habilidade atuais e identifique áreas para melhoria. Ao fazê-lo, ajuda a garantir que os membros de sua equipe possuam as habilidades necessárias para cumprir suas funções.

O processo de criação de uma matriz de habilidades é simples, mas consome tempo. Meça as habilidades de seu pessoal da maneira mais precisa, consistente e específica possível.

Envolva-os na elaboração de planos de desenvolvimento e revise regularmente a matriz para mantê-la atualizada e relevante para as circunstâncias em mudança.