Método GTD: o que é e como usar para ganhar produtividade?
Um dos métodos de grande sucesso entre lideranças e pessoas de alto rendimento está o Método GTD. Com amplo histórico de sucesso, ele foi criado com o intuito de garantir que aquela sensação de tempo insuficiente não volte a se repetir. Sim, porque todos já sentiram que não havia tempo suficiente para todas as tarefas do dia, ou que sua rotina estava sendo ditada pela agenda de terceiros. Para isso o Método GTD surge como uma luva para quem sabe utilizá-lo.
O que é o Método GTD?
O Método GTD é um método de priorização e organização de projetos e prioridades, melhorando a gestão do tempo. Seu nome é uma sigla para o termo “Get Things Done”, que em português poderia ser traduzido como “deixar tudo feito”. O Método GTD é especialmente visado por profissionais ou pessoas que possuam muitas ideias ou projetos simultâneos e se vejam paralisados pela ansiedade de começar ou tomar decisões demais acerca de cada um deles. O método surgiu a partir do livro “A arte de fazer acontecer”.
Quais são os 5 passos para aplicar o Método GTD?
Extremamente didático, o livro de Allen aponta uma metodologia clara e por vezes extremamente detalhada para a gestão de tempo através do GTD. Ele se assemelha fortemente ao essencialismo e ao minimalismo digital em seus objetivos, mas está mais próximo de um método como 5S ou Ishikawa – sua correta aplicação podendo gerar resultados satisfatórios. O método é dividido em cinco etapas que precisam ser cumpridas em escala macro – como os planos de um ano – ou micro – as atividades de um dia.
Passo 1: Capturar
A primeira etapa é chamada “capturar” pois visa esvaziar a mente do turbilhão de ideias, expectativas e vontades. A ideia aqui é colocar todos os planos, obrigações e etc. para fora, permitindo a pessoa olhá-los criticamente e manter a cabeça livre para formular estratégias. Um dos princípios do Método GTD é priorizar a criatividade, impossível de ser alcançada em uma mente “lotada”.
Passo 2: Esclarecer
O método é bem específico ao identificar que, se há alguma atividade que pode ser feita em 5 minutos ou menos, ela deve ser feita de imediato e já cortada da lista. Esse passo é importante pois já permite uma sensação de avanço durante a aplicação. Em seguida, restará uma lista de coisas que não demandam ação imediata ou que demandaram mais tempo, e é nesse ponto que se passa para a próxima etapa.
Passo 3: Organizar
Ao organizar as demandas, é preferível que se utilize de uma ferramenta ou um sistema de categorias. Ele pode ser extremamente amplo, como definir assuntos como “lazer”, “família”, “pessoal”, “trabalho”, como pode ser mais específico, definindo planos de viagem familiar ou lançamento de um produto específico. Esses serão os projetos, diferente das ações, que são as atividades listadas anteriormente.
Passo 4: Refletir
Com isso já se colhem frutos mais significativos do método. Nessa etapa você lança um olhar crítico para o sistema criado e as tarefas a sua frente. Ele faz sentido? É interessante mantê-lo assim? Alguma coisa ficou de fora ou está mal alocada na sua lista de prioridades? São perguntas a serem feitas nesse momento.
Passo 5: Engajar
Tudo isso a sua frente permitirá que você faça as ações, entendendo porque escolheu realizar aquela atividade em particular e porque não outra. A sensação sufocante de precisar tomar uma decisão ou começar em algum ponto é superada: agora você tem o controle do que está acontecendo e que aquilo é o mais importante a se fazer agora.
Por que ele funciona?
A ideia do Método GTD é trazer para o profissional ou pessoa a “mentalidade da água”. Bebendo de referências dos filmes de artes marciais, a ideia de David Allen era justamente propor pessoas mais flexíveis, e não engessadas. Ao reconhecer que as prioridades e rotinas mudam o tempo todo, o objetivo do método é fornecer uma ferramenta útil para a adaptabilidade. E, sobretudo, para reagir com calma e tranquilidade à necessidade de se adaptar.
Como implementar o Método GTD na sua rotina?
Ao aplicar o método no seu dia a dia, entenda em qual estágio de integração do GTD você está – isso irá te ajudar a perceber em qual aspecto do método você pode melhorar.
Três estágios de integração do GTD
São três os estágios de integração do Método GTD: entendimento, implementação e mudança comportamental. É natural que você transite de um para o outro gradativamente.
Entendimento
Neste momento, você consegue distinguir as cinco etapas e a diferença entre um projeto e uma próxima ação. Você também pode discernir todas as coisas coletadas durante o processo e como torna-las úteis.
Implementação
Além de ter o entendimento, você começa a aplicar algumas ferramentas para auxiliar na gestão do GTD. Elas podem ser cadernos de papel, aplicativos no celular ou plataformas como o Trello.
Mudança Comportamental
Aqui você atingiu a geração de uma rotina livre de estresse e adaptativa, ainda mais produtiva do que antes. Quando as coisas se tornam “bagunçadas” de novo, você rapidamente as organiza – entendendo que este é um movimento natural.
Qual a diferença entre o PDCA e o Método GTD?
Diferente do Método GTD, o PDCA não visa aumento de produtividade ou gestão de rotinas, mas a gestão de projetos e implementação de melhoria continua. Ser diferente, no entanto, não significa que sejam opostos. O Método GTD funciona como um excelente processo de brainstom e de gestão de ideias de uma equipe que esteja em vias de implementar um PDCA.
Aprenda o Método GTD
A arte de fazer acontecer
Originalmente chamado “Getting Things Done: the art of Stress-free productivity”, o livro “A arte de fazer acontecer”, de David Allen, foi publicado em 2001, e apenas em 2005 ganhou versão em português. Desde então o livro foi diversas New York Times best-seller e figura ainda hoje entre os dez mais vendidos da categoria Gestão de Tempo na Amazon. A partir das instruções contidas no livro, diversos aplicativos, mentalidades de trabalho e ferramentas foram desenvolvidas para quem quisesse implementar a metodologia em quaisquer aspectos de suas vidas.
Como programar meu Outlook para funcionar com o Método GTD?
Uma das ferramentas mais utilizadas no ambiente corporativo, tanto para o agendamento de reuniões quanto para trocas de e-mails, é possível usar as ferramentas do Outlook para aplicar o Método GTD em quatro simples passos.
Passo 1
Todos os projetos definidos vão se tornar categorias dentro do Outlook. Para fazer isso, basta ir até um e-mail, tarefa ou evento marcado e clique com o botão direito do mouse. Clique em “categorizar” e então em “todas as categorias”. Em seguida, selecione “criar nova categoria”, dê um nome e uma cor para ela.
Passo 2
Converta novas entradas na sua caixa em “tarefas” a medida que chegarem. Por exemplo, é possível converter um e-mail em uma tarefa: basta arrastá-lo até a aba de “tarefas” no painel superior.
Passo 3
Dê prioridade às tarefas. Usando a Metodologia GTD, clique com o botão direito do mouse e indique a função “acompanhar” e defina uma data, ou marque-o como importante.
Passo 4
Agora você poderá visualizar suas tarefas de acordo com data, importância ou projeto. Vá em “Exibição” e então clique em “visualizar por”, e todas essas modalidades de filtro surgirão para você.
O Método GTD é mais uma das ferramentas que você pode utilizar para se gerenciar no ambiente profissional. Para desenvolver habilidades e aprender ferramentas que te auxiliem no ambiente de trabalho, confira o curso Autogestão no Ambiente Profissional da FM2S.