Quais são os modelos de cronograma?

O que são cronogramas e quais seus benefícios?

Neste artigo traremos modelos de cronograma mais comumente utilizados em projetos. Mas afinal, o que é um cronograma? Um cronograma é uma ferramenta – majoritariamente gráfica – que visa representar, a partir de um modelo ou mais, fases de uma tarefa ou diversas tarefas a serem realizadas, monitoradas e entregues ao longo de um período pré-estabelecido. Ou seja, cronogramas são instrumentos de organização e planejamento.

Cronogramas são benéficos por diversos motivos, o fator mais relevante, talvez, seja sua alta adaptabilidade a diferentes contextos. Por exemplo, uma família pode tirar proveito de um cronograma organizando seu dia a dia, uma construtora pode monitorar suas entregas e prazos através de um cronograma conjunto a seus obreiros. Atividades organizadas por um cronograma são melhor elencadas e monitoradas ao longo da sua produção, e grande parte das vezes – caso seguidos à risca – proporcionam sucesso e garantia em cada entrega.

Por onde começar, e como escolher um modelo de cronograma?

Como já estabelecido, cronogramas são, independente do seu modelo, ferramentas simples e sua produção pode ser física ou digital, em papel ou planilhas com ou sem ajuda de softwares.

O mais importante é que cada pessoa envolvida no acompanhamento do cronograma consiga visualizar no modelo de cronograma optado de maneira clara suas incumbências, prazos e “milestones”. Além disso, outro ponto importante é ter claro que o cronograma não é o projeto em si. Ele será apenas uma ferramenta para obtenção de dados e distribuição de tarefas ao longo do todo.

Portanto, ao criar um cronograma é importante listar todas as atividades que o plano do projeto exige. A partir daí, estipulam-se os prazos para cada tarefa, e designam-se os recursos para utilização. Uma dica é que, ao organizar tudo isso, haja um cruzamento entre atividades (necessidades) e recursos (disposição), desta forma é possível maximizar a execução e atrelar prazos mais possíveis a cada pessoa, equipe ou setor.

A escolha do modelo de cronograma em si, deve ser sempre baseada na capacidade de adaptação e difusão na sua organização e processos. Ou seja, um modelo de cronograma pode funcionar em plenitude para um negócio ou empresa, mas não necessariamente atingir mesmo desempenho satisfatório em outros.

Necessidade de monitoramento

Assim que possuir todos os dados e informações necessárias, é imprescindível definir como será o monitoramento e acompanhamento do cronograma. Lembre-se: “O foco é o projeto final – aquele do planejamento – o cronograma é sua ferramenta chave para atingir objetivos”. Designe pessoas que irão se responsabilizar por fazer follow ups dos cronogramas controlando recursos e prazos.

Cronogramas de equipe necessitam de um olhar ainda mais atento para que todos os envolvidos saibam em que os demais estão trabalhando e assim, evitar retrabalho e demais complicações. Independente de qual modelo de cronograma você escolha, é também necessário um backup, ou plano de riscos, no formato de suas atividades para o caso de possíveis desvios nos seus planos. Esses planos de risco são importantes para visualizar como se recuperar de atrasos, perdas ou falta de recursos.

Modelos de cronograma populares

Os modelos mais populares que separamos para você nesse artigo são:

• Diagrama ou Gráfico de Gantt;
• Cronograma de Milestones;
• Diagramas de rede;
• Projetos em Linha do Tempo;
• Cronograma + Sprint;

Diagrama ou Gráfico de Gantt:

Criado pelo engenheiro americano Henry Gantt, no começo do século XX, o modelo do Gráfico de Gantt visa controlar e gerenciar o cronograma de atividades de um projeto. Por meio deste diagrama torna possível visualizar todas as etapas com a finalidade de possibilitar um projeto na prática.

[caption id="attachment_25429" align="aligncenter" width="640"] Figura 1: Exemplo de gráfico de Gantt para dois projetos.[/caption]

Para criar um gráfico, você precisa conhecer todas as tarefas individuais necessárias para concluir o projeto, uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará e quais tarefas dependem de outras. Dessa forma, o próprio processo de reunir essas informações ajuda o gerente de projeto a se concentrar nas partes essenciais do projeto e a estabelecer um cronograma realista para a conclusão.

[caption id="attachment_25430" align="aligncenter" width="640"] Figura 2: exemplo de gráfico de Gantt com interdependência entre tarefas.[/caption]

Aqui na FM2S temos um artigo te ensinando como fazer um Gráfico de Gantt no Excel com um passo a passo.

Cronograma de Milestones:

Os Cronogramas de Milestones, ou Marcos do Projeto, tem exatamente essa função em um plano de projeto. Porque eles marcam eventos significativos, entregas ou interdependências que precisam ser monitorados para manter o projeto em andamento.

[caption id="attachment_25431" align="aligncenter" width="640"] Figura 3: Exemplo de gráfico de milestones (marcos do projeto)[/caption]

Representam os cronogramas de marco do projeto em diferentes formas. Alguns são relatórios narrativos. Outros são quantitativos ou gráficos, usando planilhas ou software de gerenciamento de projetos para gerenciar os dados do marco e acompanhar o progresso e a conclusão. Caso opte por usar um software você pode se aprofundar no nosso curso EAD de Capacitação MS Project.

Cronograma Diagrama de Rede:

Diagramas de rede, como o próprio nome infere, são gráficos que se interligam em formato de fluxograma a fim de representar sequencias em que os pontos focais (ou elementos terminais) de um projeto devem ser atingidos e concluídos.

Diagramas de rede talvez sejam as estruturas em maior semelhança a definição crua de um cronograma. A forma que representa-se essa ferramenta nos permite visualizar cada ponto individualmente e também sua interação com a próxima atividade, tarefa ou objetivo.

[caption id="attachment_25427" align="aligncenter" width="600"] Figura 4: Exemplo de diagrama de rede. Visualização do projeto início – fim.[/caption]

Assim como o Gráfico de Gantt, os Diagramas de rede nos permitem assimilar possível a interdependência entre cada tarefa a ser desempenhada e entregue.

Cronograma de Projetos em Linha do tempo:

Muito semelhantes ao Gráfico de Gantt, Cronogramas de linha do tempo priorizam a visualização clara dos aspectos temporais e prazos de cada etapa de um projeto.

[caption id="attachment_25432" align="aligncenter" width="640"] Figura 5: Exemplo de cronograma em linha do tempo com foco em um produto.[/caption]

Cronogramas de Linha do Tempo também podem ser utilizados em formato de verdadeiros infográficos que, além de permitir uma visualização clara e leitura dinâmica dos assuntos tratados, instruem as pessoas envolvidas sobre principais aspectos do projeto juntando informação escrita a auxílios gráficos

Modelo de Cronograma + Sprint:

Esse tipo de modelo de cronograma na verdade é um mix de ferramentas. Aqui trabalha-se um cronograma objetivo somado a reuniões para definições de sprint em pontos específicos de um projeto, a fim de promover um desenvolvimento mais focalizado e satisfatório do resultado do projeto.

[caption id="attachment_25428" align="aligncenter" width="640"] Figura 6: Exemplo de cronograma integrado a técnicas[/caption]

Sprints, por si só, são organizadas a partir de insights pontuais e disciplinares. Um gestor conduz a sprint pontuando como está o alinhamento do projeto ao cronograma e sugerindo atividades para aperfeiçoamento dos prazos e recursos. Além disso, é também de incumbência do gestor monitorar o progresso de cada envolvido certificando que não haja problemas, desvios ou atrasos. Sprints estão geralmente ligados a projetos de desenvolvimento de software, sendo assim, mais frequentemente praticados por empresas do setor de TI.

Concluindo: Modelo de Cronograma ideal?

Em suma, cronogramas são uma ótima maneira de manter sua equipe trabalhando dentro do prazo e utilizando recursos pré-estabelecidos. Não há um modelo de cronograma que abranja todas as atividades universalmente ou que seja o mais indicado, porém, com uma noção sobre cada modelo de cronograma e conhecimento sólido sobre seu negócio, projeto e empresa, você e sua equipe podem determinar o mais adequado e trabalhar da maneira mais satisfatória e benéfica para todos.