O que é análise DILO? Como melhorar a eficácia do seu trabalho?

Se você está preocupado com a eficiência com que sua equipe ou toda organização aproveita o tempo, é possível usar uma análise DILO para rastrear e anotar o que realmente é feito, por quem e por quanto tempo. Esta é uma maneira simples e direta de obter algumas respostas. Com a análise DILO, você pode fazer as seguintes perguntas:

As pessoas passam a maior parte do dia de maneira efetiva?
Suas energias estão focadas em tarefas orientadas para objetivos ou nas tarefas mais agradáveis ou mais fáceis?
As pessoas estão trabalhando no nível certo?
Eles estão delegando trabalho efetivamente?
As cargas de trabalho das pessoas estão de acordo com as expectativas?
A maioria das atividades das pessoas é planejada ou espontânea?

Ao realizar uma análise DILO, você terá uma melhor compreensão dos problemas e desafios relacionados ao tempo que sua equipe enfrenta e poderá ajudar as pessoas a usar seu dia de trabalho de maneira produtiva.

O que é o DILO?

A técnica DILO significa "Dia na Vida de" e apareceu pela primeira vez no artigo de 1994 de Francis Gouillart e Frederick D. Sturdivant, "Passando um Dia na Vida de Seus Clientes", que se concentrava em cenários de pesquisa de mercado de terceiros no setor manufatureiro. Mas, concentrando-se nas atividades da sua própria equipe, você pode criar uma poderosa ferramenta de observação que explora as experiências diárias dos membros e produz uma visão realista dos seus dias de trabalho.

Com o DILO, você pode identificar as tarefas das pessoas e analisar os papéis que elas desempenham como parte de seu trabalho diário. Você pode ver claramente os problemas e desafios operacionais diários e descobrir maneiras de lidar com eles. Depois de ter uma visão clara de como as pessoas usam seu tempo, você não precisa mais fazer suposições sobre o que está acontecendo e pode alocar seus recursos de maneira mais eficaz.

Você pode ver quanto tempo as pessoas gastam em tarefas que agregam valor e quanto tempo passa naquelas que não pagam. E, em vez de perder tempo com problemas presumidos, você pode resolver os problemas genuínos. O verdadeiro poder do DILO é que ele abre um diálogo sobre o que deve ser feito e quem deve fazê-lo.

Usando a Análise DILO

Para usar a análise DILO, siga estas sete etapas:

1. Determine seu escopo

O escopo de sua análise é determinado por seus objetivos gerais; os processos, atividades e funções que você precisa analisar; e as pessoas que precisam participar.

Quando você tem objetivos claros, pode determinar quais equipes e indivíduos precisam estar envolvidos em sua análise. Onde for prático, inclua pessoas diferentes que realizam as mesmas atividades-chave, pois você pode aprender muito com as diferentes maneiras pelas quais as pessoas desempenham papéis semelhantes.

Além disso, considere o período de tempo de sua análise DILO. O nome indica que você está examinando as tarefas diárias, mas precisa observá-las no período de um dia, uma semana ou um mês. Quanto mais você continuar, mais precisa será a imagem obtida, mas será necessário equilibrar esse período de tempo com o esforço necessário para coletar dados e analisá-los.

2. Comunique seu propósito

Antes de iniciar sua análise DILO, é essencial que você explique aos colegas e membros da equipe como você usará as informações. Enfatize que você usará os dados coletados para melhorar a maneira como as coisas funcionam, em vez de avaliar seu desempenho individual.

As pessoas podem relatar de maneira incorreta ou mudar sua maneira de trabalhar se acreditarem que estão sendo monitoradas ou julgadas, portanto, colocá-las à vontade ajudará a melhorar a qualidade dos dados.

3. Identifique as categorias de atividades e atividades principais

Para agregar os dados de análise do DILO e produzir números úteis e confiáveis, você precisa ter um conjunto consistente de categorias de como as pessoas gastam seu tempo em atividades diferentes.

As atividades principais dependem do trabalho que você está analisando, mas as categorias de atividades geralmente incluem:

Administração
Tarefas de rotina
Interrupções
Tempo de espera
Atividade relacionada ao projeto
Reuniões
Coaching
Entrevista
Viajando

4. Prepare sua planilha DILO

Usando suas categorias de atividades, prepare uma planilha DILO para os participantes preencherem. Faça o download e use nosso modelo gratuito ou crie sua própria planilha personalizada.

Deixe espaço na sua planilha para:

Uma breve descrição de cada atividade - o tempo que o participante inicia e quanto tempo eles gastam nela. Se você identificou um conjunto de atividades principais, peça às pessoas para usá-las quando apropriado e para descrever quaisquer outras atividades que elas realizem.
A categoria de atividade à qual seu trabalho pertence, usando as categorias identificadas na etapa 3.
Uma classificação em uma escala de um a cinco (um sendo baixo, cinco sendo alto) de como efetivamente sentiam que podiam usar seu tempo.

5. Agrupar a análise de atividades dos participantes

Você pode fornecer a planilha DILO aos participantes e pedir que eles a preencham ou que outra pessoa possa coletar os dados. Pedir às pessoas que completem seu próprio DILO é mais simples, embora ter uma pessoa separada revendo ou registrando dados tenha duas vantagens principais.

Primeiro, o processo não interferirá no dia de trabalho do revisor. Em segundo lugar, é geralmente mais fácil ser objetivo quando você está revisando o trabalho de outra pessoa. Um revisor independente provavelmente registrará a duração e a natureza de cada tarefa com precisão.

Qualquer revisor independente deve ser sensível aos sentimentos e necessidades da pessoa que está sendo revisada e evitar criticar, comentar, ajudar ou interferir. Eles estão lá apenas para observar e registrar. Peça às pessoas para gravar intervalos e horários de almoço, compromissos e reuniões, e ler e pensar o tempo, bem como o seu trabalho agendado.

6. Analise as planilhas DILO

Quando a gravação estiver concluída, colete as planilhas e prepare sua análise.

Segregue as tarefas que adicionam valor daqueles que não o fazem. As tarefas que agregam valor são aquelas pelas quais os clientes pagariam, ou que beneficiam seu produto ou serviço, e que seria sensato continuar. Tarefas que não agregam valor são todo o resto.

Algumas tarefas que não agregam valor, como verificar e-mails ou preencher uma reivindicação de despesas, ainda podem ser necessárias e inevitáveis. Outros, como longos períodos de tempo lendo sites de notícias na Internet, são provavelmente evitáveis.

A partir dos dados agregados, você pode observar oportunidades de melhorias, como a necessidade de mais recursos ou funcionários em determinados momentos do dia, e problemas a serem resolvidos, como ser interrompido com horários não urgentes nos horários de maior movimento do dia.

7. Compartilhe e planeje melhorias

O objetivo de uma análise DILO é melhorar a eficácia do ambiente de trabalho. Quando sua análise estiver completa, compartilhe as informações com os participantes e incentive a discussão. Você poderia:

Fale sobre oportunidades e problemas.
Compartilhe e discuta DILOs individuais.
Permita que as pessoas falem sobre suas experiências da análise.
Fale sobre quais resultados foram surpreendentes.
Pense em ajudar as pessoas a gerenciar melhor seu tempo, para que elas possam melhorar seus hábitos de trabalho.
Comece a fazer um plano para melhorias.
Defina uma data para uma análise DILO de acompanhamento para plotar as alterações.

Usado desta maneira, e dependendo do objetivo que você comunicou aos participantes do estudo, o DILO pode formar a base das revisões contínuas de melhoria de desempenho e eficácia.

O que é análise DILO? Como melhorar a eficácia do seu trabalho?