O que é gerenciamento de mudanças? Como fazer isso de maneira efetiva?

O que é gerenciamento de mudanças? Como fazer isso de maneira efetiva?

O gerenciamento de mudanças é um termo que é utilizado livremente. Às vezes, é um bode expiatório por resultados inferiores aos estelares e é frequentemente usado como um todo para atividades de projeto que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.

• É um substantivo: "O gerenciamento de mudanças é fundamental para o projeto".
• É um verbo: "Nós realmente precisamos mudar o gerenciamento desse processo."
• É um adjetivo: "Minhas habilidades de gerenciamento de mudanças estão melhorando".
• É um palavrão: "Gerenciamento de mudanças!"

O que é gerenciamento de mudanças?

O gerenciamento de mudanças é uma abordagem estruturada para garantir que as mudanças sejam implementadas de forma completa e suave e que os benefícios duradouros da mudança sejam alcançados.

O foco está nos impactos mais amplos da mudança, particularmente nas pessoas e em como elas, como indivíduos e equipes, mudam da situação atual para a nova. A mudança em questão pode variar de uma simples mudança de processo a grandes mudanças na política ou estratégia necessárias para que a organização atinja seu potencial.

Gerenciando a mudança na sua organização

O princípio subjacente é que a mudança não ocorre isoladamente - afeta toda a organização (sistema) em torno dela e todas as pessoas tocadas por ela.

Para gerenciar a mudança com sucesso, é necessário atender aos impactos mais amplos das mudanças. Além de considerar os impactos tangíveis da mudança, é importante considerar o impacto pessoal sobre os afetados e sua jornada em direção ao trabalho e ao comportamento de novas formas de apoiar a mudança.

O gerenciamento de mudanças é um campo muito amplo e abordagens para gerenciar mudanças variam amplamente, de organização para organização e de projeto para projeto. Muitas organizações e consultores assinam metodologias formais de gerenciamento de mudanças. Eles fornecem kits de ferramentas, listas de verificação e planos de tópicos do que precisa ser feito para gerenciar as alterações com êxito.

Quando você é encarregado de "gerenciar mudanças", a primeira questão a considerar é o que o gerenciamento de mudanças realmente significa na sua situação. O gerenciamento de mudanças se concentra nas pessoas e precisa garantir que as mudanças sejam implementadas de forma completa, suave e duradoura. E para isso você precisa se aprofundar ainda mais para definir seus objetivos específicos de gerenciamento de mudanças. Normalmente, eles cobrirão:

1. Patrocínio: garantir que haja patrocínio ativo para a mudança em um nível executivo sênior dentro da organização e envolver esse patrocínio para alcançar os resultados desejados.
2. Buy-in: ganho de buy-in para as mudanças dos envolvidos e afetados, direta ou indiretamente.
3. Envolvimento: envolver as pessoas certas no desenho e implementação de mudanças, para garantir que as mudanças certas sejam feitas.
4. Impacto: avaliar e abordar como as mudanças afetarão as pessoas.
5. Comunicação: dizendo a todos que foram afetados pelas mudanças.
6. Prontidão: preparar as pessoas para se adaptarem às mudanças, garantindo que elas tenham as informações, treinamento e ajuda corretos.

Atividades de gerenciamento de mudanças

Depois de considerar os objetivos e o escopo, você também precisará considerar as tarefas específicas. Mais uma vez, a gama de atividades possíveis é ampla. É uma questão de descobrir o que melhor o ajudará a enfrentar o desafio da mudança em mãos, como você definiu em seus objetivos e escopo e como trabalhar em conjunto com as atividades e responsabilidades de outras pessoas e projetos. A essência disso é identificar as tarefas que são necessárias se você vai dar à mudança a maior chance de sucesso.

Vindo disso, as atividades envolvidas podem incluir:

• Garantir que haja uma expressão clara das razões para a mudança e ajudar o patrocinador a comunicar isso.
• Identificar "agentes de mudança" e outras pessoas que precisam estar envolvidas em atividades de mudança específicas, como design, teste e solução de problemas, e que podem atuar como embaixadores da mudança.
• Avaliar todas as partes interessadas e definir a natureza do patrocínio, envolvimento e comunicação que serão necessários.
• Planejar o envolvimento e as atividades do projeto do (s) patrocinador (es) de mudança.
• Planejar como e quando as alterações serão comunicadas e organizar e/ou entregar as mensagens de comunicação.
• Avaliar o impacto das mudanças nas pessoas e na estrutura da organização.
• Planejar as atividades necessárias para abordar os impactos da mudança.
• Garantir que as pessoas envolvidas e afetadas pela mudança compreendam a mudança do processo.
• Certificar-se de que os envolvidos ou afetados tenham ajuda e apoio durante os períodos de incerteza e agitação.
• Avaliar as necessidades de treinamento impulsionadas pela mudança e planejar quando e como isso será implementado.
• Identificar e concordar com os indicadores de sucesso da mudança e garantir que eles sejam medidos e reportados regularmente.

Ferramentas para o gerenciamento de mudanças

Compreendendo a mudança

Curva de mudança - Este poderoso modelo descreve os estágios de transição pessoal envolvidos na maioria das mudanças organizacionais. Isso ajudará você a entender como as pessoas reagirão às mudanças, para que você possa planejar melhor como apoiá-las durante o processo.

Modelo de gerenciamento de mudanças de Lewin - descreve como você geralmente tem que "desmembrar" o estado atual das coisas para fazer melhorias, usando o conceito de "descongelamento - alteração - recongelamento".

Modelo de mudança de Beckhard e Harris - Dando uma outra perspectiva sobre a mudança, descreve como as iniciativas de mudança exigem os pré-requisitos da insatisfação real com o estado atual, uma visão de por que o novo estado será melhor e claros primeiros passos para chegar lá ser bem sucedido.

Planejando a mudança

Análise de Impacto - Esta é uma técnica útil para descobrir as consequências"inesperadas" da mudança.

Modelo de mudança Burke-Litwin - Este modelo complexo ajuda você a trabalhar com os efeitos da mudança entre 12 elementos do design organizacional.

Modelo 7S de McKinsey - Ajuda você a entender a relação entre sete aspectos "hard" e "soft" das organizações.

Diamante de Leavitt - Essa ferramenta permite que você trabalhe com os impactos de uma mudança proposta nos elementos inter-relacionados de tarefas, pessoas, estrutura e tecnologia em qualquer organização.

Projeto de organização - Embora cada organização seja única, existem várias estruturas comuns. É necessário considerar o melhor design para sua situação.

Diagramas SIPOC - Uma ferramenta abrangente para verificar o impacto de uma mudança proposta em seus fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.

Implementando a mudança

Modelo de Mudança em 8 Passos de Kotter - O conjunto principal de atividades de gerenciamento de mudanças que precisam ser feitas para efetuar a mudança e mantê-la a longo prazo.

Avaliação de necessidades de treinamento - Uma avaliação de necessidades de treinamento é uma maneira estruturada de garantir que as pessoas certas recebam o treinamento certo no momento certo.

Por que a mudança pode falhar - A mudança é complexa e saber o que não fazer é tão importante quanto saber o que fazer!

Comunicando a mudança

Análise das Partes Interessadas - Um método formal para identificar, priorizar e entender as partes interessadas do seu projeto.

Gestão de Partes Interessadas - Um processo para planejar as comunicações das partes interessadas para garantir que você forneça às pessoas certas a mensagem certa, no momento certo, para obter o suporte necessário para o seu projeto.

Declarações de missão e visões - São uma maneira bem estruturada de ajudá-lo a comunicar o que a mudança pretende alcançar e motivar seus interessados ​​com uma visão inspiradora e compartilhada do futuro.